Увольнение по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников регулируется статьёй 81 Трудового кодекса Российской Федерации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При этом в трудовой книжке (или в электронном трудовом книжке – СТД‑Р) делается специальная запись, подтверждающая факт расторжения трудового договора по данному основанию.

Правовая основа

• Статья 81 ТК РФ – основание для увольнения по сокращению штата (п. 2 ч. 1).
• Постановление Правительства РФ от  № 697 – порядок ведения трудовых книжек и внесения в них записей.
• Приказ Минтруда России от  № 697н – форма и порядок заполнения электронной трудовой книжки (СТД‑Р).

Что должно быть указано в записи

Запись об увольнении по сокращению штата формируется в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. В неё включаются следующие обязательные реквизиты:

1. Порядковый номер записи – последовательный номер, продолжающий нумерацию предыдущих записей.
2. Дата записи – день, месяц и год внесения записи (обычно совпадает с днём выдачи трудовой книжки работнику).
3. Наименование организации – полное наименование работодателя, как оно указано в учредительных документах.
4. Должность (специальность, профессия) – должность, которую занимал сотрудник на момент увольнения.
5. Основание увольнения – формулировка, полностью соответствующая законодательству:

Пример точной формулировки (каждое слово пишется полностью, без сокращений):

Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

После основания указывают:

• Номер и дата приказа об увольнении (например: «Приказ № 123 от »).
• Подписи – сотрудник (в графе «Подпись работника») и ответственное лицо отдела кадров (или руководитель организации).
• Печать организации – ставится рядом с подписью кадровика.

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Подготовка приказа – оформить приказ об увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, указать номер, дату, основание и реквизиты сотрудника.
2. Ознакомление работника – в последний рабочий день ознакомить сотрудника с приказом под подпись.
3. Расчёт и выплата всех причитающихся сумм – выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск, среднемесячный заработок за два месяца (если предусмотрено) и т.д.
4. Заполнение трудовой книжки:
   • Открыть раздел «Сведения о работе».
   • Вписать порядковый номер записи (например, если последняя запись имела номер 5, то новая будет 6).
   • Указать дату записи (день выдачи трудовой книжки).
   • Вписать полное наименование организации.
   • Указать должность сотрудника.
   • Внести формулировку основания увольнения (см. пример выше).
   • Указать номер и дату приказа об увольнении.
   • Поставить подписи сотрудника и кадровика, приложить печать организации.
5. Выдача документов – трудовая книжка (или выписка из СТД‑Р), справка 2‑НДФЛ, справка о среднем заработке, ПФР‑СЗВ‑Стаж и другие необходимые документы.
6. Внесение данных в электронную трудовую книжку (СТД‑Р) – если организация ведёт электронные трудовые книжки, в форму СТД‑Р вносится точно такая же запись, что и в бумажную книжку (номер записи, дата, организация, должность, основание, реквизиты приказа).

Пример записи в бумажной трудовой книжке

Особенности электронной трудовой книжки (СТД‑Р)

С 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. При увольнении по сокращению штата:

• В личном кабинете работника на портале «Работа в России» формируется запись в СТД‑Р.
• Формат записи идентичен бумажному варианту: порядковый номер, дата, организация, должность, полное основание увольнения, реквизиты приказа.
• После внесения записи работник получает уведомление и может скачать выписку из СТД‑Р в PDF‑формате.
• Подпись работника и кадровика в электронном виде осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Чего следует избегать

• Сокращения и аббревиатуры в формулировке основания (например, «Уволен по сокращ. штата» – недопустимо).
• Опускание реквизитов приказа – номер и дата приказа обязательны.
• Отсутствие подписи работника – без её наличия запись считается недействительной.
• Неправильное указание даты – дата записи должна совпадать с днём выдачи трудовой книжки (или датой внесения в СТД‑Р).
• Использование неполного наименования организации – необходимо указывать полное официальное название, как в учредительных документах.

Полезные советы для HR‑специалистов

1. Заведите образец записи в локальном нормативном акте организации – это ускорит процесс и снизит риск ошибок.
2. Перед выдачей трудовой книжки дважды проверьте все реквизиты (номер записи, дата, наименование организации, должность, основание).
3. При переходе на электронные трудовые книжки сохраняйте бумажные копии приказов и выписок из СТД‑Р в личном деле сотрудника на срок не менее 50 лет.
4. Обучите сотрудников отдела кадров работе с КЭП – это обязательно для корректного оформления электронных записей.
5. После выдачи трудовой книжки получите расписку от работника о получении документов (можно оформить в виде отдельного акта).

Запись об увольнении по сокращению штата в трудовой книжке – это формальное подтверждение прекращения трудовых отношений по законному основанию. Соблюдение точной формулировки, указание всех реквизитов приказа, подписи сторон и печати организации обеспечивает юридическую чистоту документа и защищает права как работника, так и работодателя. При переходе на электронные трудовые книжки порядок заполнения остаётся тем же, меняется только среда хранения и способ подписания.

Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая рекомендации, вы сможете оформить запись без ошибок и избежать возможных споров в будущем.