Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. При увольнении в неё вносятся сведения о прекращении трудового договора. Неправильная запись может привести к юридическим спорам, потере права на пенсию и другим неприятностям. В статье подробно рассмотрены все этапы оформления увольнения, нормативные акты, образцы записей и особенности электронных трудовых книжек (ЭТК).

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
  • Статья 77 (часть 1) – порядок увольнения по инициативе работника.
  • Статья 80 – увольнение по собственному желанию.
  • Статья 84.1 – приказ об увольнении (для большинства оснований).
• Постановление Правительства РФ от № 1234 «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от № РМ‑123 «Об образцах записей в трудовых книжках».

Эти нормативные акты ставят знак равенства между увольнением по инициативе работника и увольнением по собственному желанию, а также определяют форму и порядок внесения записей.

Виды увольнения и их особенности

Пошаговый алгоритм увольнения

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (или его копия).
   • Заявление работника (если увольнение по собственному желанию).
   • Согласие работника (для увольнения по соглашению сторон).
   • Приказ об увольнении (для инициативы работодателя).
   • Выписка из трудовой книжки (для передачи в Пенсионный фонд).
2. Уведомление сторон

   Работник обязан предупредить работодателя за 2 недели (письменно). Работодатель – в срок, установленный ТК РФ, в зависимости от основания.

3. Расчётные документы
   • Выплата заработной платы за отработанное время.
   • Компенсация за неиспользованный отпуск.
   • Выплата выходного пособия (если предусмотрено).
4. Сдача трудовой книжки

   Работник передаёт бумажную трудовую книжку работодателю для внесения записи об увольнении.

5. Внесение записи

   Работодатель (уполномоченное лицо) вносит запись в соответствии с образцом (см. ниже), ставит дату, подписывает и ставит печать (при её наличии).

6. Выдача справок
   • Трудовая книжка с записью об увольнении.
   • Справка о заработке (форма 2‑н ДФС).
   • Справка о размере и дате выплаты выходного пособия (если было).
7. Регистрация в электронных системах

   С 1 января 2026 года полностью завершён переход на ЭТК. Работодатель обязан передать сведения в СФР через портал Госуслуги в течение 5 рабочих дней.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Запись делается в последней странице (раздел «Записи о приёме, переводе, увольнении»). Ниже – образец записи при увольнении по собственному желанию (по состоянию на 2026 год).

Дата записи: 
Запись: Уволен(а) по собственному желанию с должности старший специалист отдела маркетинга с по .
Основание: Заявление работника от .
Документ, подтверждающий действие: Приказ № 45/2026 от .
Подпись уполномоченного лица: ______________________
Печать организации (при наличии)

Для других оснований запись меняется только в части «Основание» и «Документ, подтверждающий действие». Пример для увольнения по соглашению сторон:

Дата записи: 
Запись: Уволен(а) по соглашению сторон с должности главный бухгалтер с по .
Основание: Соглашение сторон от .
Документ, подтверждающий действие: Соглашение об увольнении № 12/2026 от .
Подпись уполномоченного лица: ______________________
Печать организации

Требования к записи

• Чётко указать должность, даты начала и окончания работы.
• Указать основание увольнения (заявление, приказ, соглашение).
• Привести номер и дату документа, подтверждающего действие.
• Запись должна быть выполнена чёрными чернилами без исправлений.
• Подпись и печать (если печать есть) ставятся после записи, а не до неё.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России полностью завершён переходный период по внедрению ЭТК. Основные особенности:

• Трудовая книжка хранится в цифровом виде в СФР (Социальный фонд России).
• Работодатель вносит запись через единую государственную информационную систему (ЕГИС) в течение 5 рабочих дней после увольнения.
• Работник может просмотреть свою ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуги или в мобильном приложении «Мой ПФР».
• При необходимости печатный вариант может быть выдан по запросу работника (по форме 2‑н).

Если у организации ещё нет доступа к системе, она обязана оформить бумажную запись, а затем в течение 10 дней загрузить её в ЭТК.

Ошибки, которые часто допускаются

1. Отсутствие даты и номера приказа – запись считается неполной и может быть оспорена.
2. Использование исправительных лент – в трудовой книжке допускаются только чистые записи.
3. Неправильный порядок подписей – подпись уполномоченного лица ставится после записи, а не до неё.
4. Не передана запись в ЭТК – в 2026 году это считается нарушением ТК РФ и влечёт штраф для работодателя.
5. Срок уведомления не соблюдён – если работник не предупредил за 2 недели, запись может быть признана недействительной.

Ответственность сторон

• Работодатель несёт ответственность за:
  • Своевременное и корректное внесение записи.
  • Выдачу всех требуемых справок и расчётных документов.
  • Передачу данных в ЭТК в установленный срок.
  • Штрафы за нарушение: от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Работник обязан:
  • Своевременно подать заявление (если увольнение по собственному желанию).
  • Сдать трудовую книжку работодателю для записи.
  • Сохранить полученные справки (особенно справку о заработке для ПФР).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли уволиться без подачи заявления?

Нет. По статье 77 ТК РФ увольнение по собственному желанию возможно только после подачи письменного заявления за 2 недели.

Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Работодатель вносит исправление в виде новой записи с указанием причины исправления и ссылки на оригинальную запись. При этом в ЭТК также вносится корректировка.

Вопрос: Нужно ли получать справку о размере выходного пособия, если оно не выплачивается?

Да. Даже если выходное пособие не предусмотрено, работодатель обязан выдать справку о его отсутствии (форма 2‑н).

Вопрос: Как проверить, передал ли работодатель сведения в СФР?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги → раздел «Электронная трудовая книжка». Там будет отображена актуальная запись.

Оформление увольнения – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильная запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) гарантирует:

• Сохранность трудового стажа.
• Отсутствие споров с Пенсионным фондом.
• Отсутствие штрафов для работодателя.
• Уверенность работника в законности всех выплат.

Следуя описанному алгоритму, используя образцы записей и учитывая новые правила по ЭТК, вы сможете провести увольнение без юридических осложнений.

Дата актуализации статьи: