Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве․ Сегодня большинство работодателей и работников уже оценили преимущества цифрового формата: отсутствие бумажной волокиты, сохранность данных и оперативность обмена информацией с Социальным фондом России (СФР)․ Однако у кадровиков и сотрудников до сих пор возникают вопросы о том, как правильно оформить увольнение, если сведения о стаже ведутся только в электронном виде․ Разберем этот процесс подробно․

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности и стаже работника․ Вся информация хранится на серверах СФР и отображается в личном кабинете гражданина на портале Госуслуг․ Работодатель обязан ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, передавать сведения о кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение) напрямую в фонд․

Особенности увольнения по собственному желанию

Самым частым основанием для расторжения трудового договора остается увольнение по инициативе работника․ Процедура имеет свои строгие правила:

• Заявление․ Всё начинается с заявления от работника․ Оно составляется в свободной форме, но обязательно пишется на имя руководителя компании․ По закону заявление на увольнение по собственному желанию подается за 2 недели до дня увольнения․
• Уважительные причины․ Работники, увольняющиеся по уважительным причинам (выход на пенсию, зачисление в вуз, переезд к супругу и др․), вправе требовать увольнение в срок, указанный в их заявлении, без обязательной двухнедельной отработки․
• Право передумать․ Если вы не уверены на 100% в решении уйти, выбирайте увольнение по собственному желанию․ У вас будет право передумать и отозвать свое заявление до истечения срока предупреждения․
• Больничный․ Закон запрещает увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности сотрудника․ Однако работник вправе подать заявление об увольнении по собственному желанию, находясь на больничном․

Инициатива работодателя и другие основания

Увольнение по инициативе работодателя требует строгого соблюдения процедуры․ Например, увольнение сотрудника за однократное грубное нарушение (прогул, появление на работе в нетрезвом состоянии и др․) должно быть тщательно задокументировано․ Также это увольнение может быть инициировано работодателем, если сотрудник грубо нарушает трудовые обязанности или есть неоднократные нарушения․

Об этом важно помнить: в том случае, если впоследствии будет установлено, что работодатель так или иначе склонял сотрудника к увольнению, заставлял написать заявление по собственному желанию или создал невыносимые условия, такое увольнение будет признано незаконным через суд, а работника придется восстановить на работе․

Пошаговый порядок оформления увольнения с ЭТК

Алгоритм действий при увольнении работника с электронной трудовой книжкой практически не отличается от стандартного, за исключением работы с самим документом о стаже․

Шаг 1․ Получение заявления и издание приказа

После получения заявления (или подписания соглашения сторон, или оформления акта о нарушении) работодатель издает приказ о прекращении трудового договора․ С приказом работника необходимо ознакомить под подпись․

Шаг 2․ Выдача бумажной трудовой (если применимо)

Если работник ранее не подал заявление о переходе исключительно на ЭТК и оставил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан внести в нее запись об увольнении и выдать ее на руки сотруднику в день увольнения․

Если же сотрудник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается на руки с записью о том, что сотрудник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде․ Вносить запись об увольнении в бумажный бланк в этом случае не нужно!

Шаг 3․ Выдача сведений о трудовой деятельности

Именно этот шаг заменяет выдачу бумажной трудовой книжки для тех, кто выбрал ЭТК․ В день увольнения работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․

Сделать это можно двумя способами:

1. На бумажном носителе (распечатать форму СТД-Р, заверить подписью руководителя и печатью)․
2. В электронном виде (направить файл формата XML, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя, на email работника)․ Это возможно только если сотрудник заранее подал соответствующее заявление о получении сведений в электронном виде․

Шаг 4․ Расчет и выдача документов

В последний рабочий день работнику выплачиваются все причитающиеся суммы (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходные пособия и т․д․), а также выдаются связанные с работой документы (справки о доходах, копии приказов и др․)․

Шаг 5․ Отчетность в СФР

Работодатель не должен в день увольнения нести какие-то данные об уволенном сотруднике напрямую в фонд в экстренном порядке․ Сведения об увольнении включаются в ежемесячный отчет по форме ЕФС-1․ Эту форму необходимо подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения․ В отчете заполняется блок 2 «Сведения о трудовой деятельности», где указывается дата и причина увольнения, а также реквизиты приказа․

Важные нюансы, о которых нужно помнить

• Ответственность за задержку․ Если работодатель в день увольнения не выдал сотруднику форму СТД-Р (по его требованию) или не внес записи в бумажную трудовую книжку, он несет материальную ответственность․ Работник может потребовать компенсацию за каждый день задержки․
• Настройка программного обеспечения․ Кадровикам важно правильно настроить заполнение электронной трудовой книжки в используемых учетных программах (например, 1С), чтобы данные автоматически корректно выгружались в форму ЕФС-1 и СТД-Р без ошибок в кодах причины увольнения․
• Самостоятельный контроль․ После увольнения работнику рекомендуется зайти в свой личный кабинет на портале Госуслуг и убедиться, что СФР уже обработал сведения от работодателя и запись об увольнении отображается корректно․

Увольнение с применением электронной трудовой книжки делает процесс расторжения трудовых отношений более современным и прозрачным․ Главное для работодателя — не забывать о своей обязанности выдать форму СТД-Р в последний день работы и своевременно сдать отчет ЕФС-1․ А для работника цифровая книжка означает гарантию того, что сведения о его увольнении не потеряются и будут надежно сохранены в базах государства․