Увольнение работника – одно из ключевых кадровых действий, которое должно оформляться строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными актами организации. Ниже представлен подробный разбор порядка оформления увольнения, особенностей записи в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) и типичных ошибок, которых следует избегать.

Основания для увольнения

Согласно ст. 77 ТК РФ, трудовые отношения могут быть прекращены по следующим основаниям:

• по инициативе работника (увольнение по собственному желанию);
• по инициативе работодателя (сокращение штата, несоответствие должности, нарушение трудовой дисциплины и др.);
• по соглашению сторон;
• в связи с истечением срока действия трудового договора;
• по другим основаниям, предусмотренным законом (например, выход на пенсию, призыв в армию, смерть работника и т.д.).

Procedural steps при увольнении по инициативе работника

1. Подача заявления. Работник обязан предупредить работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ). Заявление подаётся в письменной форме и может быть передано лично, почтой или через электронный документооборот.
2. Издание приказа. На основании заявления издаётся приказ об увольнении (форма Т-8 или аналогичная внутренняя форма). В приказе указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • должность, структурное подразделение;
   • дата увольнения (последний рабочий день);
   • основание (пункт ст. 77 ТК РФ – «по собственному желанию»);
   • номер и дата приказа.
3. Ознакомление с приказом. Работник расписывается о получении приказа не позже последнего рабочего дня.
4. Расчёт и выдача документов. В последний день работы выдаются:
   • трудовая книжка (или справка о состоянии электронной трудовой книжки);
   • справка о заработке (форма 2-НДФЛ) за текущий календарный год;
   • справка о среднем заработке (при необходимости для пособий по безработице);
   • иные документы по требованию работника (например, копия приказа).
5. Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается в соответствии с образцом, утверждённым Постановлением Минтруда России № 69 от .

Запись в трудовую книжку (бумажную)

Запись об увольнении оформляется в разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о приёме, переводе и увольнении») трудовой книжки:

№ п/п Дата Наименование организации, её структурное подразделение (должность) Причина увольнения Основание (номер и дата приказа) - ООО «Ромашка», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами Уволен по собственному желанию Приказ № 45 от 

Важно:

• Запись делается черными чернилами, без исправлений и помарок;
• В случае ошибки запись признаётся недействительной, оформляется новая запись с пометкой «Недействительно» и ссылкой на исправляющую запись;
• Если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, запись в бумажную книжку не делается, вместо неё выдаётся справка о состоянии ЭТК.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек, реализованная через ПФР (ныне Социальный фонд России). Основные моменты:

• Сведения о приёме, переводе и увольнении работодатель передаёт в ЭТК через систему «Социальный фонд России» (СФР) в электронном виде;
• Работник, выбравший электронный формат, получает доступ к своей трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение СФР;
• При увольнении работодатель формирует электронный документ «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД‑Р) и направляет его в СФР не позже последнего дня работы;
• После загрузки данных в СФР работник может самостоятельно скачать справку о состоянии ЭТК, которая имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной трудовой книжке;
• Если работник не выбрал электронный формат, работник обязан вести бумажную трудовую книжку параллельно с передачей сведений в СФР (для тех, кто подал заявление о выборе ЭТК после начала трудовой деятельности).

Особенности увольнения по инициативе работодателя

При увольнении по инициативе работодателя (например, сокращение штата) порядок немного отличается:

1. Нужно соблюсти обязательные процедуры: уведомление профсоюза (если есть), предложение другой работы, выплата выходного пособия;
2. Приказ об увольнении издаётся с указанием соответствующего пункта ст. 81 ТК РФ (например, п. 2 – сокращение численности или штата);
3. Запись в трудовой книжке формулируеться как «Уволен в связи с сокращением штата» (или «в связи с ликвидацией организации») с указанием номера и даты приказа;
4. При электронном формате аналогично формируется СТД‑Р с соответствующим основанием.

Типичные ошибки при оформлении увольнения

• Несвоевременное предупреждение работника (менее двух недель) при увольнении по собственному желанию;
• Отсутствие подписи работника на приказе или на ознакомительном листе;
• Опечатки в ФИО, дате или номере приказа при внесении записи в трудовую книжку;
• Исправления в трудовой книжке без надлежащего оформления (зачёркивания, использование корректора);
• Непередача сведений в СФР при выборе сотрудником электронного формата;
• Выдача трудовой книжки позже последнего рабочего дня (нарушение ст. 84.1 ТК РФ).

Полезные рекомендации для кадровых служб

1. Вести журнал регистрации приказов об увольнении, чтобы легко отслеживать номера и даты;
2. Использовать шаблоны приказов и записей, утверждённые внутренними локальными актами;
3. Перед выдачей трудовой книжки проверять корректность всех данных (ФИО, должность, дата приказа);
4. При переходе на электронный формат проводить инструктаж для сотрудников о том, как получить справку из СФР;
5. Хранить копии приказов и справок о заработке в личном деле сотрудника минимум 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).

Правильное оформление увольнения и внесение записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) – залог соблюдения прав работника и защиты интересов работодателя. Соблюдение установленных процедур, внимание к деталям и своевременная передача данных в Социальный фонд России позволяют избежать споров, штрафов и репутационных рисков. Надеемся, представленная информация поможет кадровым специалистам и руководителям организовать процесс увольнения максимально прозрачно и в соответствии с действующим законодательством.