Увольнение сотрудника – один из самых ответственных процедур, требующий точного оформления документации. Особое внимание необходимо уделить записи в трудовой книжке, поскольку от правильного оформления зависит юридическая чистота процесса и отсутствие спорных вопросов при расчёте компенсаций.
Нормативная база
Для оформления увольнения используются:
- Часть 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ – основания увольнения по инициативе работника;
- Статья 80 ТК РФ – порядок увольнения по собственному желанию;
- Федеральный закон № 178‑ФЗ «О труде и занятости населения»;
- Положения ПФР и ФНС о выплатах при увольнении.
Все эти документы регламентируют форму и содержание записи в трудовой книжке.
Общие принципы оформления
При оформлении записи следует соблюдать следующие правила:
- Точность даты – указывается полная дата увольнения (дд.мм.гггг).
- Указание основания – формулировка должна соответствовать ТК РФ (например, «по собственному желанию»).
- Сокращенный код причины – в колонке «Причина увольнения» используется официальный код (001 – по собственному желанию, 002 – по сокращению и т.д.).
- Подписи сторон – подпись работодателя и работника (при необходимости – подпись работника о согласии на запись).
- Отметка о выдаче трудовой книжки – в конце записи указывается, что книжка передана сотруднику.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже приведён типовой пример заполнения записи об увольнении. Обратите внимание, что оформление может немного различаться в зависимости от формы книжки, но смысл остаётся неизменным.
| Номер записи | № 15 |
|---|---|
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Дата увольнения | |
| Основание увольнения | По собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ) |
| Код причины | 001 |
| Примечание | Работа в организации с . Выдача трудовой книжки произведена. |
| Подпись работодателя | ____________________ / ____________________ (ФИО, должность) |
| Подпись работника (о согласии) | ____________________ |
Для удобства можно оформить запись в виде простого текста, но важно сохранить все обязательные элементы.
Как оформить запись в электронной форме
С 2022 года в РФ допускается вести трудовую книжку в электронном виде. При этом:
- Вместо бумажной записи вносится запись в электронный документ, подписанный ЭЦП работодателя.
- Форма документа соответствует СТД‑Р 1‑19 (форма «Сведения о прекращении трудовых отношений»).
- Работнику выдаётся подтверждение о завершении отношений в виде выписки из электронного документа.
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, его данные фиксируются в электронной базе, а запись в книжке не вносится.
Частые ошибки и как их избежать
- Неуказание полной даты – вместо «15.09.26» следует писать «».
- Несоответствие формулировки основанию – нельзя писать «по сокращению», если сотрудник ушёл по собственному желанию.
- Отсутствие подписи работодателя – запись считается недействительной без подписи уполномоченного лица.
- Неучёт кода причины – в колонке «Код причины» необходимо указать официальный код (001, 002 и т.д.).
Проверяйте каждый пункт перед подписью и выдачей документа.
Что делать после увольнения
- Убедиться, что в книжке поставлена отметка о выдаче документа.
- Сохранить копию записи в архиве организации (не менее 5 лет).
- Подготовить расчётный лист: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты из ПФР.
- При необходимости выдать справку о доходах и справку о трудовом стаже.
Правильно оформленная запись в трудовой книжке – залог юридической чистоты увольнения и отсутствия спорных вопросов при расчёте выплат. Соблюдайте требования ТК РФ, используйте официальные коды причин и не забывайте о подписях сторон. Приведённый выше образец можно адаптировать под конкретные условия вашей организации, но обязательные элементы (дата, основание, код, подписи) должны присутствовать в любой ситуации.
Для более детального ознакомления с форматами и примерами заполнения рекомендуем обратиться к официальным материалам Министерства труда и социальной защиты РФ и к специализированным юридическим сервисам (например, КонсультантПлюс).