Смерть работника — это трагическое событие, которое, тем не менее, требует от кадровой службы строгого соблюдения всех норм трудового законодательства. Процесс оформления увольнения в связи со смертью имеет ряд существенных отличий от стандартного расторжения трудового договора. Важно грамотно внести запись в трудовую книжку, правильно определить даты и корректно выдать документ родственникам.
Нормативная база
Основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н. Порядок прекращения трудового договора в данном случае регулируется пунктом 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Документы-основания для внесения записи
Кадровый специалист не имеет права вносить какие-либо записи или издавать приказ об увольнении, опираясь лишь на устное сообщение родственников. Основанием для оформления всех документов служит исключительно свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС.
До предоставления этого документа работодатель не может уволить сотрудника, так как юридически факт смерти не подтвержден.
Пошаговая инструкция оформления
Шаг 1. Издание приказа о прекращении трудового договора
У многих кадровиков возникает вопрос: какой датой издавать приказ? Смерть наступает в определенный день, но свидетельство о смерти родственники получают позже.
Важно: Датой составления приказа и днем увольнения будет считаться дата, указанная в свидетельстве о смерти (день фактической кончины сотрудника), а не день, когда родственники принесли документ или когда был издан приказ. Задним числом приказ не издается, но дата увольнения проставляется именно день смерти.
Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». При заполнении граф необходимо строго придерживаться следующих правил:
- Графа 1: проставляется порядковый номер записи.
- Графа 2: указывается дата смерти работника (согласно свидетельству о смерти), а не дата издания приказа или внесения записи.
- Графа 3: вносится сама формулировка увольнения. Допустимы два варианта:
- «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»
- «Работа прекращена в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»
- Графа 4: указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора. Обратите внимание: здесь пишутся реквизиты именно приказа об увольнении, а не свидетельства о смерти.
Шаг 3. Заполнение личной карточки (форма Т-2)
В личной карточке умершего работника необходимо сделать запись, аналогичную трудовой книжке. В графе «Причина увольнения» указывается: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Выдача трудовой книжки родственникам
Согласно пункту 38 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н, трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи выдается родственникам. Процедура выдачи выглядит следующим образом:
- Личная явка родственника. Член семьи работника должен предъявить свидетельство о смерти, а также документ, подтверждающий родство (паспорт, свидетельство о браке и т.д.).
- Расписка. Книжка выдается под расписку родственника. Расписка может быть составлена в свободной форме или с использованием унифицированных образцов (например, в Книге учета движения трудовых книжек родственник ставит подпись о получении).
- Отправка по почте. Если родственник не может забрать документ лично, он имеет право направить письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку. В этом случае документ отправляется почтовым отправлением (обычно ценным письмом с описью вложения) по указанному в заявлении адресу.
Образец заполнения трудовой книжки
Для наглядности приводим пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме, увольнении) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 45-к |
Пояснение к образцу: Сотрудник скончался 14 мая 2026 года (эта дата идет в Графу 2). Родственники принесли свидетельство о смерти 19 мая. Приказ об увольнении издается 20 мая 2026 года (эта дата и номер приказа идут в Графу 4).
Частые ошибки и нюансы
- Внесение записи до получения свидетельства о смерти. Это грубое нарушение. Даже если работодатель уверен в факте смерти, юридически увольнение невозможно без официального документа из ЗАГС.
- Указание даты приказа в графе 2. В графе 2 всегда указывается дата смерти работника (день прекращения трудового договора), а не дата издания приказа.
- Указание реквизитов свидетельства о смерти в графе 4. В трудовой книжке в качестве основания всегда указывается приказ работодателя, а не свидетельство о смерти (свидетельство является основанием для издания самого приказа).
- Выдача книжки без расписки. Работодатель обязан обезопасить себя и зафиксировать факт передачи документа родственнику под подпись.
Соблюдение этих несложных, но строгих правил позволит кадровику грамотно оформить прекращение трудовых отношений в связи со смертью работника и избежать возможных претензий со стороны проверяющих органов и родственников умершего.