Смерть сотрудника — это трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллег и родственников, но и четкого соблюдения законодательных норм при оформлении кадровой документации. Одним из ключевых этапов является правильное внесение записи в трудовую книжку. Ошибки в этом процессе могут создать проблемы для наследников умершего при получении выплат и оформлении пенсий.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить увольнение в связи со смертью, какую формулировку использовать и кто имеет право получить трудовую книжку на руки.

Правовое основание для увольнения

Согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 83, п. 6 ч. 1), смерть работника является безусловным основанием для прекращения трудового договора. Это событие не зависит от воли сторон и наступает автоматически в момент, зафиксированный в свидетельстве о смерти.

Важно помнить: работодатель не может уволить сотрудника «задним числом». Датой прекращения трудового договора считается дата смерти, указанная в медицинском документе, даже если справка была предоставлена в организацию позже.

Пошаговая инструкция по оформлению

Процесс оформления документов строго регламентирован. Чтобы избежать ошибок, кадровику следует придерживаться следующего алгоритма:

1. Получение документа-основания. Работодатель должен получить копию свидетельства о смерти работника. Предоставить ее могут родственники умершего или органы ЗАГС (в редких случаях).
2. Издание приказа. Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора. В приказе указывается причина: «смерть работника», и ставится дата издания документа (текущая), хотя датой увольнения будет дата смерти.
3. Внесение записи в трудовую книжку. На основании приказа вносится запись в раздел «Сведения о работе».
4. Учет в журнале. Факт выдачи трудовой книжки (или ее хранения) регистрируется в журнале учета движения трудовых книжек.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Запись вносится в обычном порядке, как и при других видах увольнения, но имеет свои специфические особенности в формулировке.

Требования к заполнению:

• Графа 1: Порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
• Графа 2: Дата прекращения трудового договора. Важно: здесь указывается дата смерти сотрудника из свидетельства, а не дата издания приказа или внесения записи.
• Графа 3: Причина увольнения. Используется точная формулировка из ТК РФ.
• Графа 4: Основание для внесения записи (номер и дата приказа работодателя).

Образец формулировки в графе 3:

В третьей графе необходимо написать:

«Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Обратите внимание: Фраза «Уволен в связи со смертью» является юридически некорректной, так как умершего человека нельзя уволить. Правильный термин — «Трудовой договор прекращен».

Кому выдавать трудовую книжку?

После внесения записи трудовую книжку необходимо выдать на руки. Поскольку сам работник сделать это не может, документ передается его близким родственникам.

Согласно законодательству, получить трудовую могут:

• Супруг(а) умершего;
• Дети (в т.ч. приемные);
• Родители;
• Лица, указанные в завещании (если оно есть и касается трудовых документов);
• Иные родственники по доверенности или при предъявлении документов, подтверждающих родство.

При выдаче трудовой книжки родственник должен поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке работника (форма Т-2). В графе «Подпись работника» ставится прочерк, а рядом делается отметка: «Трудовая книжка выдана на руки (ФИО родственника) на основании свидетельства о смерти».

Что делать, если родственники не объявились?

Если в течение 4 лет со дня смерти сотрудника трудовая книжка не была востребована родственниками, работодатель обязан хранить ее в архиве организации. После истечения этого срока невостребованный документ может быть уничтожен в установленном порядке с составлением соответствующего акта.

Распространенные ошибки

При оформлении документов кадровики часто допускают следующие ошибки, которых следует избегать:

1. Неверная дата. Указание даты издания приказа вместо даты смерти в графе 2.
2. Некорректная формулировка. Использование фразы «Уволен по причине смерти» вместо «Трудовой договор прекращен».
3. Выдача посторонним. Передача трудовой книжки лицам, не являющимся близкими родственниками, без нотариальной доверенности.
4. Отсутствие подписи. Забытая подпись родственника в журнале учета при получении документа.

Оформление записей в трудовой книжке в связи со смертью работника, это деликатный процесс, требующий внимательности и знания норм Трудового Кодекса. Правильно оформленные документы помогут семье умершего своевременно получить положенные выплаты и избежать бюрократических проволочек. Главное правило: используйте формулировку «Трудовой договор прекращен» и ориентируйтесь на дату, указанную в свидетельстве о смерти.