Оформление трудовой книжки при увольнении сотрудника, это критически важный процесс, требующий максимальной внимательности от работодателя и специалиста по кадрам․ Любая ошибка в дате, формулировке или номере приказа может привести к проблемам у бывшего сотрудника при трудоустройстве, а компанию — к штрафам и судебным разбирательствам․

В данной статье мы подробно разберем актуальные правила заполнения трудовых книжек в 2026 году, учитывая требования Трудового кодекса РФ и сложившуюся практику электронного документооборота․

Основные правила внесения записей

Прежде чем приступать к заполнению, необходимо помнить фундаментальные принципы ведения трудовых книжек:

• Основание записи: Любая запись вносится только на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя․
• Язык и почерк: Записи ведутся на русском языке, чернилами черного, синего или фиолетового цвета․ Почерк должен быть разборчивым, без сокращений (кроме общепринятых)․
• Хронология: Записи вносятся строго по порядку дат․
• Отсутствие исправлений: В разделах о работе и награждениях запрещено зачеркивать ошибочные записи․ Исправления вносятся только путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи․

Пошаговый алгоритм заполнения при увольнении

Процесс оформления увольнения в бумажной трудовой книжке состоит из нескольких последовательных шагов․

Шаг 1․ Заполнение графы 1 (Порядковый номер)

В первой графе указывается порядковый номер вносимой записи․ Нумерация ведется сплошная по всему разделу «Сведения о работе»․ Если предыдущая запись была под номером 5, то запись об увольнении получит номер 6․ Используются арабские цифры․

Шаг 2․ Заполнение графы 2 (Дата увольнения)

Во второй графе указывается дата прекращения трудового договора․
> Важно: Датой увольнения считается последний день работы сотрудника․ Эта дата должна полностью совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении․

Шаг 3; Заполнение графы 3 (Причина и основание увольнения)

Это самый важный этап․ В третьей графе делается запись о причине увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи и пункт Трудового кодекса РФ․

Согласно актуальной практике 2025–2026 годов, допустимы две основные формулировки начала фразы, обе являются корректными:
«Трудовой договор расторгнут․․․»
«Уволен․․․»

Примеры правильных формулировок:

• По собственному желанию:
• Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
• Или: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
• Нюанс: Если работник имеет льготы (например, уходит на пенсию), это можно конкретизировать: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию․․․»․

• По соглашению сторон:
• Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

• В связи с сокращением штата:
• Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․

• По истечении срока договора:
• Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Шаг 4․ Заполнение графы 4 (Документ-основание)

В четвертой графе указываются реквизиты приказа об увольнении:

• Вид документа (приказ или распоряжение);
• Дата издания приказа;
• Номер приказа․

Пример: Приказ от № 45-к

Особые ситуации при заполнении

Изменение наименования организации

Если за время работы сотрудника предприятие меняло название, перед записью об увольнении (если это не было сделано ранее) необходимо внести запись о переименовании․

• Графа 3: «Предприятие ООО «Вектор» с переименовано в ООО «Горизонт»»․
• Графа 4: Указывается приказ о переименовании (дата и номер)․
• После этой строки вносится запись об увольнении с новым порядковым номером․

Переводы внутри организации

Напомним, что перевод на другую постоянную работу внутри той же организации оформляется так же, как и прием на работу (в графе 3 делается запись о переводе, графа 4 содержит реквизиты приказа о переводе)․ Увольнение в этом случае не фиксируется, если не происходит смены юридического лица․

Выдача трудовой книжки работнику

Сроки и порядок выдачи документа строго регламентированы:

Срок выдачи: Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы)․
Задержка по вине работодателя: Если работник отсутствовал или отказался забирать книжку, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку его по почте․
Ответственность: За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность и обязан выплатить работнику компенсацию за все время задержки․
Фиксация выдачи: Факт получения трудовой книжки работник должен подтвердить своей подписью в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в личной карточке работника (форма Т-2)․

> Важное примечание про электронные трудовые:
> В 2026 году массовый переход на электронный документооборот означает, что для большинства работников бумажная трудовая может не вестись (если они выбрали ведение только в электронном виде)․ Однако, если бумажный вариант ведется (например, для тех, кто подал заявление о сохранении бумажной книжки до 2021 года или для новых сотрудников, не сделавших выбор), все вышеописанные правила остаются обязательными․
>
> Также при выдаче бумажной трудовой книжки в нее может вноситься запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), если это применимо к конкретной ситуации учета․

Чек-лист для кадровика перед выдачей документа

Перед тем как отдать трудовую книжку на руки сотруднику, проверьте:

• [ ] Все записи пронумерованы правильно?
• [ ] Дата увольнения в графе 2 совпадает с датой в приказе?
• [ ] Формулировка причины увольнения дословно соответствует статье ТК РФ?
• [ ] Ссылка на статью, часть и пункт ТК РФ указана верно?
• [ ] Реквизиты приказа в графе 4 указаны полностью (дата и номер)?
• [ ] Запись заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать используется)?
• [ ] Сотрудник расписался в Книге учета движения трудовых книжек?

Правильное оформление трудовой книжки при увольнении — это гарантия отсутствия проблем как для сотрудника, который сможет беспрепятственно устроиться на новую работу, так и для работодателя, который избежит претензий со стороны трудовой инспекции․