Оформление записи об увольнении в трудовой книжке – один из ключевых этапов завершения трудовых отношений.
Неправильное оформление или отсутствие подписи уполномоченного лица может привести к юридическим спорам,
отказу в выплате компенсаций и другим неприятным последствиям. В статье подробно рассматривается,
какие полномочия имеет инспектор по кадрам, как правильно оформить подпись в трудовой книжке
при увольнении и какие документы при этом необходимы.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и внутренним нормативным актам предприятия, запись об увольнении в трудовой книжке
должна быть заверена подписью уполномоченного лица работодателя. Основные нормативные ссылки:

• ТК РФ, ст. 80 – порядок ведения трудовых книжек.
• Приказ № ____ от «дата» – передача полномочий по ведению трудовых книжек специалисту по кадрам.
• Должностная инструкция инспектора по кадрам (см. ниже).

Если в организации отсутствует отдельный специалист по кадрам, запись вносит лицо, на которое возложена
обязанность ведения трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров или назначенный сотрудник).

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Согласно типовой должностной инструкции, инспектор по кадрам обязан:

1. Осуществлять контроль за своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.
2. Вести учет личного состава предприятия и его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.
3. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, приказами руководителя и другими установленными документами.

Эти функции напрямую влияют на возможность инспектора ставить подпись в трудовой книжке.

Право инспектора по кадрам подписывать трудовую книжку

Ответ на главный вопрос: имеет ли инспектор по кадрам право ставить свою подпись в трудовой книжке при увольнении?

Да, но только при наличии соответствующего приказа, которым полномочия по ведению трудовых книжек переданы
инспектору. Если такой приказ утерян или не издан, запись должна быть заверена подписью и печатью нанимателя

(обычно руководителя отдела кадров или директора).

Пример из практики (SPOK.BY): «…записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку,
заверять подписью и печатью нанимателя».

Порядок оформления записи об увольнении

Подготовительный этап

• Сотрудник подает заявление об увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя).
• Отдел кадров (инспектор) готовит приказ об увольнении.
• Приказ подписывается руководителем организации (директор, генеральный директор).
• На приказе делается отметка о том, что запись в трудовую книжку будет выполнена инспектором по кадрам.

Оформление записи в трудовой книжке

1. Открывается трудовая книжка работника.
2. Записывается дата увольнения, основание (по собственному желанию, по соглашению, по инициативе работодателя) и
   указание на приказ (№, дата).
3. Подпись ставится инспектором по кадрам (если у него есть соответствующее полномочие) или уполномоченным лицом.
4. Подпись сопровождается расшифровкой (Ф.И.О., должность) и печатью организации.

Пример записи:

Часто встречающиеся ошибки

• Отсутствие приказа о передаче полномочий. Без него подпись инспектора считается недействительной.
• Неправильная дата записи (дата увольнения должна совпадать с датой выхода сотрудника из организации).
• Отсутствие печати организации – запись считается неполной.
• Использование подписи сотрудника вместо подписи уполномоченного лица.
• Заполнение полей «Основание увольнения» без указания конкретного пункта ТК РФ.

Практические рекомендации

1. Убедитесь в наличии приказа о передаче полномочий инспектору по кадрам. Храните его в архиве кадровой службы.
2. При отсутствии отдельного кадровика назначьте ответственного сотрудника и оформите соответствующий приказ.
3. Проверяйте соответствие записей в трудовой книжке реальному приказу об увольнении.
4. Используйте электронные формы (PDF) только после их печати и подписи оригиналом – ТК РФ требует оригинальной подписи.
5. Регулярно проводите внутренний аудит кадровой документации, чтобы избежать пропусков.

Пример полного пакета документов при увольнении

• Заявление работника об увольнении (по собственному желанию) – оригинал.
• Приказ об увольнении, подписанный руководителем.
• Запись в трудовой книжке, заверенная подписью инспектора по кадрам и печатью.
• Выписка из личного дела (список начисленных выплат, расчет отпускных).
• Справка о доходах (2‑НДФЛ) и другие налоговые документы.

Подпись инспектора по кадрам в трудовой книжке при увольнении – это не просто формальность, а юридически значимый
акт, подтверждающий законность прекращения трудовых отношений. Для корректного оформления необходимо:

• Иметь приказ о передаче полномочий.
• Точно следовать установленному порядку записи.
• Обеспечить наличие подписи, расшифровки и печати организации.

Только при соблюдении всех этих условий запись будет признана действительной, а работник получит все полагающиеся
выплаты без задержек и споров.

Автор: юридический консультант по трудовому праву.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.