Трудовая книжка остается одним из ключевых документов в жизни каждого работника. Именно она подтверждает трудовой стаж, который напрямую влияет на размер будущей пенсии. Ошибки, допущенные при внесении записей об увольнении, могут привести к серьезным последствиям: от проблем при трудоустройстве в новую компанию до занижения пенсионных выплат или отсрочки их назначения. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила оформления записей об увольнении, учитывая требования законодательства РФ и практику 2026 года.
Основные принципы ведения записей
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Любые отступления, сокращения или изменение смысла недопустимы.
В 2026 году действуют следующие ключевые правила:
- Основание: Запись вносится строго на основании приказа (распоряжения) руководителя или иного распорядительного документа.
- Нумерация: Порядковый номер записи в графе 1 указывается арабскими цифрами. Нумерация ведется сквозная по всему разделу «Сведения о работе». Если заведен вкладыш, нумерация в нем продолжается.
- Заверение: Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (при ее наличии).
Увольнение по собственному желанию: пошаговая инструкция
Это наиболее распространенное основание для прекращения трудовых отношений. Согласно ст. 80 ТК РФ, работник обязан предупредить работодателя не менее чем за две недели. Процесс оформления включает 10 шагов, но ключевым моментом для кадровой службы является правильное заполнение трудовой книжки.
Правильная формулировка
Несмотря на то, что в обиходе используются фразы «уволен», «расторгнут договор» или «прекращен договор», закон уравнивает их по смыслу. Однако в графу 3 трудовой книжки рекомендуется вносить запись, максимально близкую к тексту кодекса.
Образец правильной записи:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Допускается также формулировка: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Обе формулировки являются юридически равнозначными и корректными.
Алгоритм внесения записи:
- В графе 1 укажите порядковый номер записи (например, 15).
- В графе 2 проставьте дату увольнения (последний рабочий день).
- В графе 3 внесите причину увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ (см. образец выше).
- В графе 4 укажите реквизиты приказа об увольнении (номер и дату).
После внесения записи она должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).
Увольнение по соглашению сторон и другие основания
При увольнении по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) запись вносится аналогично: с указанием порядкового номера, даты, причины и ссылки на закон.
Пример записи: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важно помнить, что для каждого основания увольнения (сокращение штата, прогул, окончание срока договора) существует своя уникальная формулировка и ссылка на статью ТК РФ. Использование неверной статьи может сделать запись недействительной.
Электронные трудовые книжки и форма СТД-Р
В 2026 году большинство сведений о трудовой деятельности ведется в электронном виде. При увольнении сотрудника работодатель обязан:
- Подать отчет по форме ЕФС-1 (раздел «Прием, перевод, увольнение») в Социальный фонд России (СФР).
- Если у работника нет бумажной трудовой книжки (он выбрал электронную), выдавать бумажный документ не нужно. Вместо этого работнику предоставляется справка по форме СТД-Р, содержащая сведения о его работе у данного работодателя.
- Если работник вел бумажную трудовую, запись вносится в нее вручную, а данные параллельно передаются в СФР через форму ЕФС-1.
Сроки выдачи документов
Соблюдение сроков выдачи документов при увольнении критически важно:
- Трудовая книжка (или форма СТД-Р) и расчет должны быть выданы работнику в день увольнения.
- Остальные документы (копии приказов, выписки из трудовой, справка 2-НДФЛ и др.) выдаются в день увольнения или по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней после запроса.
Типичные ошибки и их последствия
Неправильное оформление трудовой книжки — это не просто бюрократическая оплошность. Как отмечают эксперты, неточности могут стать причиной:
- Отказа в приеме на новую работу из-за сомнений в подлинности стажа.
- Проблем при назначении пенсии: Пенсионный фонд может не засчитать период работы, если запись внесена с нарушениями.
- Необходимости сбора архивных справок для подтверждения стажа, что занимает много времени.
Что проверять перед выдачей книжки:
- Соответствие формулировки тексту ТК РФ.
- Наличие ссылок на статью, часть и пункт закона.
- Читаемость записей, отсутствие помарок и зачеркиваний (ошибки исправляются только путем признания записи недействительной и внесения новой).
- Наличие подписи и печати.
Грамотное ведение кадрового делопроизводства, особенно в части оформления увольнения, требует внимательности и знания актуальных нормативных актов. Правильно внесенная запись в трудовую книжку — это гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем для работодателя. Помните: каждая буква и каждая цифра в этом документе имеют значение для будущего сотрудника.
Используйте утвержденные образцы, сверяйтесь с текстом Трудового кодекса и своевременно передавайте данные в Социальный фонд, чтобы процесс расставания с сотрудником прошел гладко и юридически чисто.