Оформление увольнения сотрудника — ответственный процесс, требующий от кадровика или работодателя предельной внимательности. Любая неточность или ошибка в трудовой книжке может привести к серьезным проблемам для работника в будущем, а для работодателя — к судебным разбирательствам и штрафам. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сформулировать запись об увольнении, на какие нормативные акты опираться и как избежать типичных ошибок.
Нормативная база: что нужно знать
Главное правило при внесении записи об увольнении закреплено в части 5 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ: запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Это означает, что проявлять фантазию или писать причины своими словами категорически запрещено.
В настоящее время специалисты по кадрам должны руководствоваться:
- Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
- Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н (действует с 2022 года);
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69) — применяется в части, не противоречащей новому Порядку.
Главное правило: «Уволен» или «Трудовой договор расторгнут»?
Один из самых частых вопросов при оформлении увольнения: с какого слова должна начинаться запись? Согласно актуальному Порядку № 320н, во всех случаях следует использовать формулировку «Уволен…», а не «Трудовой договор расторгнут…» или «Прекращен…».
Из этого строгого правила есть только одно исключение — увольнение в связи со смертью сотрудника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В этой ситуации запись начинается со слов: «Трудовой договор прекращен…».
Пошаговое заполнение граф в разделе «Сведения о работе»
Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» и состоит из четырех граф. Разберем порядок их заполнения:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (например, 15).
- Графа 2: указывается дата увольнения (это последний день работы сотрудника). Формат даты: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Графа 3: делается запись о причине увольнения в точном соответствии с формулировкой ТК РФ со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью закона.
- Графа 4: указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
Важно помнить: записи должны точно соответствовать тексту приказа об увольнении, а сама запись вносится строго в день увольнения (не позднее этого дня).
Образцы формулировок для самых частых причин увольнения
Увольнение по собственному желанию
Если работник инициатор ухода, ссылаться нужно на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (а не на статью 80, как иногда ошибочно пишут — ст. 80 лишь описывает процедуру, а основанием является п. 3 ч. 1 ст. 77).
Пример записи в графе 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение по сокращению штата
При сокращении численности или штата работников организации основанием служит пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Пример записи в графе 3: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение в связи со смертью работника
Как уже упоминалось, это единственный случай, когда мы не пишем слово «Уволен». Основание, пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
Пример записи в графе 3: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Заверение записей при увольнении
Согласно Порядку № 320н, после внесения записи об увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены. Для этого:
- Под записью об увольнении ставится подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Ставится подпись самого работника (если он увольняется не в связи со смертью и не по иным причинам, исключающим личное присутствие);
- Ставится печать работодателя (кадровой службы) — при наличии печатей. Если организация работает без печати, она не ставится, это не является нарушением.
Исправление ошибок: если формулировка неверна
Если после увольнения работника обнаружилось, что причина увольнения сформулирована неверно, или если работник оспорил увольнение в суде и выиграл дело, запись необходимо исправить.
- При восстановлении на работе: делается следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».
- При изменении формулировки причины увольнения: делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен [новая правильная формулировка причины]».
В графе 4 при этом повторяются реквизиты приказа об увольнении (или указываются реквизиты нового приказа/решения суда, если формулировка менялась по решению суда).
Правильная формулировка записи об увольнении в трудовой книжке — это залог чистой трудовой биографии сотрудника и отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции к работодателю. Всегда используйте формулировку «Уволен…» (кроме смерти), давайте точные ссылки на пункты, части и статьи ТК РФ и не забывайте заверять записи в день увольнения. Внимательность и следование актуальному Порядку № 320н помогут вам избежать ошибок и возможных судебных издержек.