Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. При длительном стаже страницы могут закончиться, и возникает вопрос: как продолжить ведение записи, не нарушая законодательства? В данной статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления вкладыша, его нумерация, способы крепления и типичные ошибки кадровиков.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие ведение трудовых книжек, содержатся в:

• Федеральном законе № 402‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции от );
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов»;
• Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 542н.

Согласно пункту 3.1 указанных Правил, если место в трудовой книжке закончилось, допускается оформление вкладыша (дополнительного листа), который считается неотъемлемой частью документа.

Когда необходим вкладыш?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

1. Закончились строки для записи о приёме, переводе, увольнении, награждении или иных сведениях о трудовой деятельности;
2. Трудовая книжка повреждена (например, порвана страница) и требуется продолжение записи;
3. Работник меняет место работы, а предыдущая запись не поместилась на последней странице.

Порядок оформления вкладыша

Подготовка бланка

Вкладыш изготавливается из бумаги того же формата и плотности, что и основная трудовая книжка (обычно А5, 80 г/м²). На верхней части листа размещают шапку:

• Название документа – «Вкладыш к трудовой книжке»;
• Серия и номер основной трудовой книжки (например, Серия АБ № 123456);
• ФИО работника;
• Дата выдачи вкладыша (день, месяц, год).

Заполнение строк

Заполнение производится теми же правилами, что и в основной книжке:

• Записи делаются без сокращений, полностью и разборчиво;
• Каждая строка содержит дату, наименование организации, должность, вид трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• В конце строки ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

Нумерация страниц вкладыша

Страницы вкладыша нумеруютсяcontinuously с последней страницей основной книжки. Например, если последняя заполненная страница трудовой книжки имеет номер 24, то первая страница вкладыша получает номер 25, вторая – 26 и т.д.

Крепление вкладыша к трудовой книжке

Существует два допустимых способа:

1. Вшивание (прошивание) вкладыша в корешок трудовой книжки ниткой того же цвета, что и основной переплет;
2. Приклеивание клеевым составом, не повреждающим бумагу (например, ПВА‑клей для архивных документов).

Важно, чтобы вкладыш находился между последней заполненной страницей и первым листом сведений о награждении (если такие сведения присутствуют). Это обеспечивает логическую непрерывность записей.

Что делать, если работник уже уволился?

Если трудовая книжка закончилась после увольнения, вкладыш оформляется у последнего работодателя. При необходимости получения дубликата трудовой книжки (например, при утере) работник обращается в организацию, где состоял на момент последней записи, либо в территориальный орган СФР (Социальный фонд России) с заявлением и документами, подтверждающими трудовой стаж.

Распространённые ошибки и как их избежать

• Использование обычного листа бумаги без шапки. Это приводит к несоответствию требованиям и может быть признано недействительным при проверке.
• Нарушение нумерации. Если номер страницы вкладыша не продолжает последовательность основной книжки, возникает путаница при подсчёте стажа.
• Сокращения в записях. Закон запрещает использование сокращений (например, «перев.» вместо «перевод»).
• Отсутствие подписи и печати. Запись без подписи уполномоченного лица и печати организации считается недействительной.
• Некорректное крепление. Использование канцелярских скрепок или скотча приводит к повреждению документа и недопустимо согласно инструкции.

Практический пример оформления вкладыша

Шапка вкладыша:

Вкладыш к трудовой книжке

Серия АБ № 123456

Иванов Иван Иванович

Дата выдачи:

Первая строка записи:
 ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Приём на работу

Подпись: _____________________ Печать организации
Когда место в трудовой книжке закончилось, законодательство предоставляет чёткую и простую процедуру – оформление вкладыша. Соблюдение правил по шапке, нумерации, заполнению без сокращений, подписи и надёжному креплению гарантирует, что документ останется действительным и будет принят любыми инстанциями (ПФР/СФР, будущие работодатели, суды). Кадровикам рекомендуется завести шаблон вкладыша и инструкцию по его оформлению, чтобы избежать типичных ошибок и обеспечить непрерывность трудовой стажа сотрудников.