С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила оформления трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденные приказом Минтруда России от № 320н. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, где его напечатать и какие образцы использовать.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный лист, который вшивается в трудовую книжку, когда в ней закончилось место для внесения новых записей. Он необходим для продолжения ведения трудовых записей, когда все страницы основного документа заполнены.
Нормативная база
Основные документы, регулирующие оформление вкладышей:
- Приказ Минтруда России от № 320н (ред. от )
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
- Приказ Минфина России от № 55н
Когда нужен вкладыш?
Вкладыш оформляется в следующих случаях:
- Когда в трудовой книжке закончилось место для внесения записей о работе;
- Когда необходимо внести информацию о награждениях, а соответствующий раздел основной книжки заполнен;
- При необходимости внесения дополнительных сведений, не помещающихся в основной документ.
Как правильно оформить вкладыш?
Приобретение бланка
С 2023 года вкладыши выпускаются Гознаком на новых бланках:
- В разделе «Сведения о работе» — 12 разворотов;
- В разделе «Сведения о награждениях» — 5 разворотов.
«Выдан вкладыш серия ______ № ______»
Штамп о выдаче вкладыша
На первой странице (ьном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 × 25 мм с надписью «Выдан вкладыш». Здесь же указываются серия и номер вкладыша.
[Штамп]
Выдан вкладыш
Серия: АБ 123456
№: 789012
Заполнение записей
Все записи во вкладыше должны соответствовать записям в основной трудовой книжке и вноситься в том же порядке. Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Где напечатать вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыши можно приобрести:
- В специализированных магазинах канцелярских товаров;
- У официальных дилеров Гознака;
- Через интернет-магазины, специализирующиеся на канцтоварах;
- В типографиях, имеющих лицензию на изготовление бланков строгой отчетности.
При покупке обращайте внимание на:
- Соответствие образцу, утвержденному Минтрудом;
- Наличие водяных знаков и других элементов защиты;
- Качество печати (текст должен быть четким и разборчивым).
Образцы и формы документов
Образец заявления сотрудника на выдачу вкладыша
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от сотрудника _____________________
(ФИО полностью)
Заявление
Прошу выдать мне вкладыш в трудовую книжку в связи с необходимостью внесения дополнительных записей о моей трудовой деятельности.
_____________________ /_______________/
(подпись) (расшифровка подписи)
«__» _____________ 20__ г.
Образец приказа о назначении ответственного лица
О назначении ответственного за ведение трудовых книжек
В соответствии с требованиями трудового законодательства и Правил ведения и хранения трудовых книжек
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним
Иванову Марию Сергеевну — специалиста по кадрам.
2. Возложить на Иванову М.С. обязанности по:
⸺ ведению и хранению трудовых книжек;
, оформлению вкладышей;
— внесению соответствующих записей;
⸺ ведению журнала учета трудовых книжек.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор ___________ /Петров А.В./
«__» _____________ 20__ г.
Правила ведения и учета вкладышей
Согласно п. 3.2 Порядка ведения трудовых книжек:
- О каждом выданном вкладыше делается отметка на ьном листе трудовой книжки;
- Ведется журнал учета трудовых книжек и вкладышей;
- Вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку сразу после выдачи;
- Запрещается использовать вкладыши без соответствующих записей в основной трудовой книжке.
Как правильно вшить вкладыш?
Технология вшивания вкладыша:
- Откройте трудовую книжку на последней заполненной странице;
- Вложите вкладыш между последним листом и правой обложкой;
- Используйте прочную нитку и иголку для аккуратного сшивания;
- Сделайте 2-3 стежка, чтобы надежно закрепить вкладыш;
- Не повредите при этом бумагу трудовой книжки.
Типичные ошибки при оформлении вкладышей
Чаще всего встречаются следующие нарушения:
- Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» на ьном листе;
- Неправильное указание серии и номера вкладыша;
- Отсутствие подписи ответственного лица и печати организации;
- Несвоевременное внесение записей;
- Использование вкладышей без соответствующих записей в основной трудовой книжке.
Ответственность за нарушения
За нарушение правил ведения, хранения и учета трудовых книжек и вкладышей предусмотрена административная ответственность:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- В случае причинения ущерба работнику — материальная ответственность работодателя.
Оформление вкладыша в трудовую книжку — ответственная процедура, требующая соблюдения всех нормативных требований; Правильно оформленный вкладыш позволяет продолжить ведение трудовых записей без нарушения законодательства.
Помните, что:
- Вкладыш должен быть приобретен у официального поставщика;
- Все записи должны быть внесены своевременно и правильно;
- Необходимо вести учет всех выданных вкладышей;
- Ответственность за ведение трудовых книжек лежит на работодателе.
Полезные ресурсы
Для более подробного изучения вопроса рекомендуем:
- Официальный сайт КонсультантПлюс — образцы документов и типовые ситуации;
- Роструд — официальный сайт Роструда — разъяснения по трудовому законодательству;
- Приказы Минтруда России, регулирующие ведение трудовых книжек.
Дата публикации: 23 мая 2026 года