Трудовая книжка — один из основных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. При её заполнении иногда возникает необходимость добавить вкладыш (дополнительный лист). Правильное оформление записи о выдаче вкладыша регулируется нормативными актами Минтруда и имеет несколько обязательных требований. В статье подробно рассмотрим, когда нужен вкладыш, кто его оформляет, какими данными должна быть запись и как правильно её оформить.

Правовая база

• Приказ Минтруда России № 320‑Н от  г. «Об утверждении формы трудовой книжки». В пункте 33 указано, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) и Положение о порядке ведения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда РФ от  № 322н) определяют порядок внесения записей в трудовую книжку, в т.ч. о вкладышах.
• Разъяснения государственных органов (вопрос‑ответ, 2022‑2023 гг.) подтверждают, что запись может быть сделана как штампом, так и от руки, однако предпочтительно использовать штамп для единообразия и читаемости.

Когда требуется вкладыш?

Вкладыш в трудовую книжку оформляют в следующих случаях:

1. Книга заполняется полностью, а требуется добавить новые записи (например, новые места работы, награды, повышения квалификации).
2. Старый формат книжки (до 2023 г.) заменяется на новую форму, и в неё необходимо перенести сведения.
3. Повреждённые листы (разорванные, исписанные) требуют замены.
4. Работник переходит в организацию, где используется собственный образец вкладыша (например, в государственных учреждениях).

Кто отвечает за оформление вкладыша?

• Работодатель (руководитель организации) — издаёт приказ о выдаче вкладыша, подписывает запись и ставит печать.
• Бухгалтер/кадровик — подготавливает сам вкладыш, проверяет соответствие образцу и заполняет необходимые реквизиты.
• Работник — приёмом вкладыша подписывает документ, подтверждая его получение.

Где размещать запись о выдаче вкладыша?

Согласно рекомендациям Роструда, запись делается на ьном листе первой части трудовой книжки (там же, где указаны инициалы, дата рождения, серия и номер книжки). При этом следует:

• Не вытеснять уже существующие записи (например, сведения о награждениях).
• Если в книжке уже есть раздел «Сведения о награждениях», запись удобно разместить перед ним.
• В новых формах (с 2023 г.) запись ставится в специально отведённый блок «Выдача вкладыша».

Как правильно оформить запись

Необходимые реквизиты

Пошаговая инструкция

1. Подготовка вкладыша. Заказать в типографии бланк вкладыша, указав серию и номер (обычно 1‑2 стр. формата А4).
2. Составление приказа. На основании заявления работника (или по инициативе работодателя) составляется приказ «О выдаче вкладыша в трудовую книжку». Приказ подписывается руководителем и печатается.
3. Ставим штамп. На ьном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» и указывается серия‑номер вкладыша. Если штампа нет, запись делается от руки, но шрифтом, разборчивым и без исправлений.
4. Подпись и печать. Руководитель ставит подпись, а также печать организации (если она предусмотрена).
5. Вшивание вкладыша. Вкладыш прошивается в книжку. Наиболее удобное место — перед разделом «Сведения о награждениях» или в середине книжки, где будет легко просматривать записи.
6. Подтверждение получения. Работник подписывает отдельный лист (или саму запись), подтверждая, что вкладыш получен.

Пример записи

Дата выдачи: 
Штамп: Выдан вкладыш
Серия‑номер: АБ‑2026‑00123
Подпись руководителя: ___________________ (И.И. Иванов)
Печать: (печать организации)

Важно: запись делается отдельной строкой, без сокращений, в том же шрифте, что и остальные записи в книжке.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие серии и номера. Запись без этих данных считается неполной и может быть оспорена в инспекции труда.
• Неправильное место записи. Если запись сделана в конце книжки, где уже есть подписи о завершении трудового стажа, её могут не увидеть при проверке.
• Неиспользование штампа. Ручная запись допускается, но в больших организациях рекомендуется иметь штамп для единообразия.
• Ошибки в дате. Дата должна соответствовать дате выдачи вкладыша, а не дате подписания приказа (если они различаются).
• Отсутствие подписи работника. Работник должен подтвердить получение вкладыша, иначе запись может быть признана недействительной.

FAQ (Вопросы и ответы)

Можно ли оформить запись от руки?

Да, согласно разъяснению Роструда, запись может быть сделана от руки, но предпочтительно использовать штамп, чтобы запись была чёткой и легко читаемой.

Где купить вкладыш?

Вкладыши печатаются в типографиях, которые работают с государственными бланками. Некоторые организации заказывают их у официальных поставщиков, указанных в приказе Минтруда.

Что делать, если в книжке уже есть запись «Выдан вкладыш», но серия‑номер указаны неверно?

Требуется оформить исправление: в отдельной строке указываеться «Исправление» с указанием правильных данных, подпись руководителя и печать. При этом оригинальная запись не стирается, а лишь корректируется.

Нужно ли ставить штамп в электронную трудовую книжку?

В электронных трудовых книжках (ЭТК) запись о выдаче вкладыша делается в системе «Госуслуги» в виде электронного акта. Штампа в традиционном виде нет, но в системе фиксируются те же реквизиты (дата, серия‑номер, подпись).

Оформление записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку — важный процесс, от которого зависит юридическая сила документа. Соблюдая нормативные требования (приказ Минтруда № 320‑Н, пункт 33), правильно размещая запись, указывая все обязательные реквизиты и используя штамп, вы гарантируете, что трудовая книжка будет соответствовать требованиям инспекции труда и сохранит достоверность сведений о вашем стаже.

Помните: правильная запись — это защита прав работника и работодателя.

Дата публикации: