Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Однако в современных условиях, когда у одного человека может быть множество работодателей, стандартного формата книжки иногда недостаточно. В такой ситуации на помощь приходит вкладыш — дополнительный бланк, который вшивается в книжку и продолжает её раздел «Сведения о работе».
Настоящая статья подробно разбирает все нюансы оформления и выдачи вкладыша в трудовую книжку при увольнении работника в 2026 году. Мы рассмотрим юридические основания, пошаговый алгоритм действий, образцы записей и частые вопросы.
Что такое вкладыш в трудовую книжку и когда он используется?
Вкладыш — это официальный бланк установленного образца, который является неотъемлемой частью трудовой книжки. Он вшивается в неё и ведётся тем же порядком, что и основная книжка.
Основные случаи использования вкладыша:
- Нехватка свободных строк в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки для полной записи о приёме, переводе или увольнении.
- Оформление трудовой книжки нового образца (с 2016 года). При этом вкладыш нового образца используется независимо от того, какая трудовая книжка была у работника ранее (нового или старого образца 1938 г.).
- Замена утерянной или испорченной трудовой книжки. В этом случае на основании ст. 77 ТК РФ работодатель выдает новую книжку, а сведения о прежних местах работы вносятся по документам, имеющимся у работника, часто с использованием вкладышей.
Ключевое правило: запись о приёме на работу или увольнении начинается в самой трудовой книжке. Если для её завершения не хватает места, оставшаяся часть записи вносится во вкладыш. Нельзя начать запись сразу во вкладыше, если в книжке ещё есть свободные строки.
Юридические основания для оформления вкладыша
Все действия с трудовыми книжками и вкладышами регулируются «Правилами ведения и хранения трудовых книжек», утверждёнными приказом Минтруда России. В 2026 году действует редакция Приказа Минтруда России от № 589н.
Ключевые пункты, касающиеся вкладышей:
- Пункт 41 Правил: в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей регистрируются все выданные вкладыши с указанием их серии и номера.
- Пункт 35 и пункт 41: проставление печати на вкладыше осуществляется при наличии печати организации.
- Пункт 33 Правил: при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.
- Пункт 60-61 (в редакции для Беларуси, но логика аналогична): вкладыш вшивается, заполняется и ведётся нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Важно! Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Они всегда являются единым документом.
Порядок выдачи вкладыша при увольнении работника: пошаговая инструкция
Процедура выдачи трудовой книжки (с вшитым вкладышем) при увольнении строго регламентирована.
Шаг 1: Подготовка записи об увольнении
- Проверьте раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке работника. Определите, достаточно ли свободных строк для полной записи об увольнении (с указанием даты, номера приказа, основания увольнения по ст. 77 ТК РФ и подпункта).
- Если строк недостаточно, подготовьте вкладыш. Запись об увольнении начинается на последней свободной строке в книжке (например: «Уволен…»), а её окончание (дата, подпись, расшифровка, печать) переносится на вкладыш.
- Если строки есть, запись оформляется целиком в книжке, вкладыш не требуется.
Шаг 2: Оформление вкладыша
Вкладыш заполняется по тому же образцу, что и страница трудовой книжки:
- В шапке указывается наименование организации (работодателя).
- В графах «Дата» и «Сведения о работе» вносится продолжение записи, начатой в книжке.
- В графе «Подпись работника» ставится подпись увольняемого.
- В графе «Подпись ответственного лица» ставится подпись должностного лица кадровой службы (начальника отдела кадров, HR-менеджера).
- Ставится печать организации.
Шаг 3: Вшивание и регистрация
Оформленный вкладыш вшивается в трудовую книжку на место, соответствующее продолжению записи (после последней заполненной страницы).
После вшивания на первой странице трудовой книжки (или на вкладыше, если он первый) ставится штамп:
«Выдан вкладыш»
Серия ______ № ______
Данные о выданном вкладыше (серия, номер) обязательно вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Шаг 4: Выдача документа работнику
Трудовая книжка с вшитым вкладышем выдается работнику в день увольнения (последний день работы) по его заявлению или одновременно с выдачей трудовой книжки.
При получении работник должен поставить свою подпись в соответствующем разделе Книги учета движения (или в ином журнале выдачи), подтверждающую факт получения документа.
Образец записи об увольнении с использованием вкладыша
Рассмотрим наглядный пример, когда запись не помещается на одну страницу.
Страница в трудовой книжке (последняя свободная строка):
| Дата | Сведения о работе | Подпись работника | Подпись ответственного лица |
| Уволен с должностью менеджера по продажам на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон) с . Приказ от № 123-к | (подпись) | Иванов А.П. Печать |
Вкладыш (отдельный бланк):
| ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ | |||
| Дата | Сведения о работе | Подпись работника | |
| Уволен с должностью менеджера по продажам на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон) с . Приказ от № 123-к. Трудовая книжка выдана. | Петров С.И. | ||
| Подпись ответственного лица: Сидорова Е.В. Печать организации: [изображение печати] | |||
На первой странице книжки ставится штамп: «Выдан вкладыш. Серия 00 № 000000».
Важные нюансы и ответы на частые вопросы
Можно ли выдать вкладыш отдельно от книжки?
Нет. Вкладыш всегда вшивается в трудовую книжку. При увольнении работнику выдается трудовая книжка с вшитым вкладышем. Отдельно вкладыш не выдается и не имеет юридической силы.
Что делать, если в книжке уже есть вшитый вкладыш?
Если раздел «Сведения о работе» в книжке полностью заполнен, а в неё уже вшит один вкладыш, для новой записи (например, об увольнении) используется следующий вкладыш. Он вшивается после предыдущего. Запись продолжается последовательно.
Кто отвечает за правильность оформления?
Ответственность лежит на работодателе и конкретном должностном лице, назначенном приказом ответственным за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (обычно это начальник отдела кадров или HR-специалист).
Нужно ли ставить печать на вкладыше?
Да, обязательно. Печать организации ставится на вкладыше в графе «Подпись ответственного лица» (или в отведённом для этого месте). Без печати запись может быть признана недействительной.
Когда именно выдаётся трудовая книжка при увольнении?
Согласно Правилам, трудовая книжка (с вкладышем, если он оформлен) должна быть выдана работнику в день увольнения (последний день работы) по его заявлению. Это исключение из общего правила о выдаче в день обращения.
Оформление и выдача вкладыша в трудовую книжку при увольнении, стандартная, но требующая внимания процедура. Главное — помнить о последовательности: запись начинается в книжке, продолжается во вкладыше при нехватке места. Вкладыш обязательно вшивается, на нём ставятся подпись, печать и штамп «Выдан вкладыш» на первой странице книжки.
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что трудовая книжка работника будет вестись корректно, а её данные будут приняты во всех инстанциях (ПФР, служба занятости, новые работодатели) без вопросов.
Статья составлена на основе действующего законодательства РФ (Приказ Минтруда № 589н) и практики кадрового документооборота по состоянию на 2026 год.