В современной практике трудоустройства внешнее совместительство является распространенной формой занятости. Однако у работодателей и сотрудников часто возникают вопросы относительно ведения трудовой книжки в таких ситуациях. Нужно ли заводить новую книжку? Кто вносит записи? Какие существуют риски? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления документации для внешних совместителей, опираясь на актуальное законодательство РФ.

Кто такой внешний совместитель?

Прежде чем перейти к оформлению документов, важно четко определить статус работника. Внешний совместитель — это сотрудник, который выполняет регулярную оплачиваемую работу у другого работодателя в свободное от основной работы время.

Ключевые характеристики внешнего совместительства:

• У работника уже есть основное место работы (где хранится его трудовая книжка).
• Работа выполняется за пределами графика основной занятости.
• С совместителем заключаеться отдельный трудовой договор.

Нужно ли заводить новую трудовую книжку?

Это самый частый вопрос, возникающий при приеме на работу. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка ведется только по основному месту работы.

Если работник приходит к вам как внешний совместитель, его трудовая книжка, скорее всего, находится у его основного работодателя. В связи с этим:
Заводить новую трудовую книжку нельзя. Закон запрещает иметь более одной трудовой книжки на одного гражданина.
Требовать оригинал трудовой книжки при приеме не нужно. Поскольку запись вносить вы не будете (об этом ниже), документ вам не требуется.
Копия трудовой книжки. Работодатель вправе запросить копию трудовой книжки или выписку из нее, чтобы убедиться, что условия работы по совместительству не запрещены для данной категории работников (например, для госслужащих или работников с вредными условиями труда). Однако отсутствие копии не является основанием для отказа в приеме на работу, если работник предоставил заверенное заявление о том, что его основная работа не относится к запрещенным видам деятельности.

Вносится ли запись в трудовую книжку совместителя?

Самое главное правило: работодатель по совместительству не вносит записи в трудовую книжку работника самостоятельно, так как документ физически находится по основному месту работы.

Однако право на внесение записи о работе по совместительству у работника есть. Это делается по желанию работника.

Алгоритм внесения записи (если работник этого хочет):

Инициатива работника. Сотрудник должен сам обратиться к работодателю по основному месту работы с просьбой внести запись о совместительстве.
Предоставление документов. Работник предоставляет основному работодателю:

• Оригинал или заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству.
• Или справку от второго работодателя, подтверждающую факт работы.
• Копию трудового договора (по требованию кадровика основного места работы);

Внесение записи. Кадровик по основному месту работы вносит запись в трудовую книжку на основании предоставленных документов.

> Важно: Если работник не обратился с такой просьбой, работодатель по совместительству не обязан и не имеет права требовать трудовую книжку для внесения записей.

Оформление трудового договора с внешним совместителем

Независимо от того, будет ли вноситься запись в трудовую книжку, трудовой договор с внешним совместителем обязателен. Это основной документ, регулирующий отношения сторон.

В трудовом договоре должны быть отражены следующие специфические пункты:

• Условие о совместительстве. В тексте договора должно быть прямо указано, что работа является совместительством (ст. 282 ТК РФ).
• Режим рабочего времени. Поскольку работа выполняется в свободное от основной занятости время, необходимо четко прописать график (например, «по 4 часа в день» или «выходные дни»).
• Примечание: Согласно разъяснениям Роструда, для совместителей возможен гибкий график, если это согласовано сторонами.
• Продолжительность работы. Время работы не может превышать половины нормальной продолжительности рабочего времени (обычно не более 4 часов в день). В дни, когда работник свободен от основной работы, он может работать полный день, но суммарно за месяц не более половины месячной нормы часов.

Какие документы запрашивать при приеме?

При оформлении внешнего совместителя работодатель должен запросить следующий пакет документов (ст. 65 ТК РФ):

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Документ об образовании (если работа требует специальных знаний).
СНИЛС (если у работника нет электронной трудовой или он устраивается впервые).
Документы воинского учета (для военнообязанных).
Справку с основного места работы (или копию трудовой книжки) — в случаях, когда работа по совместительству связана с тяжелыми условиями труда или ограничениями по закону.

Электронные трудовые книжки: новый стандарт 2026 года

Стоит учитывать, что с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК).

• Если работник перешел на ЭТК, бумажный вариант ему больше не выдается, а старые бумажные хранятся у работника на руках.
• Сведения о работе по совместительству передаются в Социальный фонд России (СФР) основным работодателем на основании документов, предоставленных работником.
• Работодатель по совместительству также обязан подавать отчетность (форма ЕФС-1) о приеме и увольнении совместителя в СФР, независимо от того, где хранится трудовая книжка работника.

Типичные ошибки работодателей

Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции, избегайте следующих ситуаций:

• Заведение второй трудовой книжки. Это грубое нарушение. Если у работника нет трудовой (утеряна), он должен восстановить ее на основном месте работы или написать заявление об утрате, но заводить новую у совместителя нельзя.
• Отсутствие записи в договоре. Если в договоре не указано, что это совместительство, работник может потребовать признания отношений трудовыми с полным рабочим днем и соответствующими компенсациями.
• Превышение норм времени. Контролируйте, чтобы совместитель не работал больше положенного лимита часов.

Оформление внешнего совместителя требует внимательности к деталям, но процедура достаточно прозрачна. Главное — помнить, что трудовая книжка остается по основному месту работы, а запись в нее вносится только по желанию сотрудника и на основании документов, предоставленных им самим.

Работодателю же необходимо:
Правильно составить трудовой договор с указанием на совместительство.
Соблюдать нормы рабочего времени.
Вести кадровый учет и сдавать отчетность в СФР.
Не требовать оригинал трудовой книжки для хранения у себя.

Соблюдение этих правил гарантирует легальность трудовых отношений и обезопасит компанию от правовых рисков.