Оформление временного персонала — распространенная практика на многих предприятиях․ Чаще всего такие сотрудники принимаются на период отсутствия основного работника (например, в декретном отпуске или на больничном)․ У кадровиков часто возникают вопросы: нужно ли вносить запись в трудовую книжку временному работнику, и если да, то как именно это сделать? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления срочного трудового договора в бумажной и электронной трудовой книжке, а также ситуации перевода․
Нужно ли вообще делать запись?
Согласно действующему трудовому законодательству (ст․ 66 ТК РФ), трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника․ Роструд дает однозначный ответ: работодатель обязан внести запись о приеме на работу по срочному трудовому договору на период отсутствия основного сотрудника, если для этого работника данная работа является основной, и если он не отказался от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной (СТД-Р)․
Однако есть исключения․ Запись не нужно вносить, если:
- Работа является для сотрудника совместительством (по внешнему или внутреннему совместительству записи делаются только по желанию работника)․
- Работник перешел исключительно на электронную трудовую книжку (в этом случае сведения подаются только в ПФР/Социальный фонд, а в бумажную книжку записи не вносятся)․
Главное правило: не указываем срочность!
Самая частая ошибка кадровиков — желание указать в трудовой книжке, что договор срочный․ Это категорически неправильно․
Запись в трудовую книжку надо внести точно так же, как и при заключении обычного (бессрочного) трудового договора, без указания на то, что специалист будет трудиться в компании ограниченный период времени․
Суть в том, что трудовая книжка подтверждает стаж и факт работы в определенной должности, а не сроки и условия договора․ Условие о срочности фиксируется исключительно в самом трудовом договоре и приказе о приеме на работу․
Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» по общим правилам ведения трудовых книжек․
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи (например, 5)․
- Графа 2: Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, )․
- Графа 3: Вносится сама запись․ Делается это по стандартному шаблону: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]»․
Внимание: Писать «Принят на время декретного отпуска» или «Принят по срочному договору» не нужно! - Графа 4: Указывается реквизент приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу (дата и номер)․
Пример заполнения:
Предположим, Иванова М․С․ принята на должность бухгалтера на время отпуска по уходу за ребенком основной сотрудницы Петровой А․В․
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Как оформить увольнение временного работника
Когда основной работник выходит на свое рабочее место, временный сотрудник увольняется в связи с истечением срока трудового договора (п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․ В этом случае в трудовой книжке делается следующая запись:
- Графа 3: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении․
Особенности: если временный перевод стал постоянным
Иногда в компании возникает ситуация, когда работника временно перевели на другую должность (например, на время отсутствия основного сотрудника), а затем этот перевод был признан постоянным․ Как быть с записью в таком случае?
Специалисты рекомендуют вносить запись в традиционном порядке:
- Графа 1: Порядковый номер записи․
- Графа 2: Дата первоначального временного перевода (то есть дата, когда работник фактически приступил к исполнению новых обязанностей)․
- Графа 3: Сведения о том, куда и на какую должность переведен работник с пометкой о том, что перевод стал постоянным (или без таковой, в зависимости от локальных нормативных актов, так как основным является факт перевода)․
- Графа 4: Реквизиты приказа о признании временного перевода постоянным (или первоначального приказа, если издается доп․ соглашение)․
Ведение электронной трудовой книжки (СТД-Р) в 2026 году
Не стоит забывать, что с введением электронной трудовой книжки обязанности работодателя изменились․ Если работник выбрал электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, то записи в бумажный бланк не вносятся․ Вместо этого работодатель обязан ежемесячно направлять соответствующие сведения в ПФР (СФР)․
Если же работник не подал заявления о переходе на электронную трудовую книжку или написал заявление о продолжении ведения бумажной, компания по умолчанию обязана заполнять обе версии, и бумажную, и электронную, чтобы избежать нарушений законодательства․
Краткие итоги
- Запись о приеме временного работника (по срочному договору) делать обязательно, если это основное место работы и ведется бумажная трудовая книжка․
- В графе «Сведения о работе» не указывается, что договор срочный или что работник принят на время отсутствия другого сотрудника․
- Формулировка записи должна полностью совпадать с формулировкой для приема по бессрочному договору․
- При увольнении ссылка делается на истечение срока трудового договора (п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․
- При превращении временного перевода в постоянный датой перевода указывается дата начала фактического исполнения временных обязанностей;
Соблюдение этих простых правил позволит кадровику грамотно оформить документы и избежать штрафов со стороны трудовой инспекции․