Оформление временного сотрудника для замещения основного работника, находящегося в отпуске (ежегодном, декретном или по уходу за ребенком), — это стандартная, но юридически значимая процедура. Многие работодатели и сотрудники ошибочно полагают, что для такой работы не нужна запись в трудовой книжке или что она должна быть какой-то «особенной». В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием на работу, какую формулировку использовать и нужно ли вносить запись об увольнении с указанием причины.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку?
Да, обязательно. Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации (в частности, ст. 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек), запись вносится в случае, если работник принят на постоянную работу, а также если он принят на временную работу на срок более 5 дней.
Поскольку замещение отсутствующего сотрудника почти всегда подразумевает срок работы, превышающий 5 дней, запись в трудовую книжку вносится в общем порядке. Исключением могут быть случаи совместительства (если работник просит не вносить запись) или работы по гражданско-правовым договорам (ГПХ), но в рамках трудового договора запись обязательна.
Особенности формулировки в графе «Сведения о работе»
Главный нюанс при приеме на место отсутствующего сотрудника заключается в указании условия о временном характере работы. Это критически важно для будущего увольнения, так как трудовой договор с временным работником прекращается с выходом основного сотрудника, и отрабатывать две недели в этом случае не нужно.
В трудовой книжке запись должна выглядеть следующим образом:
- В графе 3 («Сведения о приеме на работу…») после указания должности пишется фраза: «принят на время отпуска отсутствующего работника [ФИО основного сотрудника]».
- Если основной работник находится в отпуске по уходу за ребенком, формулировка может быть: «принят на время отсутствия основного работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком».
- Указание конкретного срока (дат) в этой графе обычно не требуется, так как дата окончания работы привязана к событию (выходу основного сотрудника), а не к календарной дате.
Пример правильной записи:
- , Принят в отдел продаж менеджером на время отпуска отсутствующего работника Ивановой И.И.
Важно помнить, что если с работником заключен срочный трудовой договор, об этом также делается соответствующая отметка, однако ключевым моментом именно для замещения является указание причины временности (отпуск основного сотрудника).
Процедура оформления приема на работу
Для легального оформления временного сотрудника необходимо выполнить следующие шаги:
- Получение письменного согласия. Работник должен быть ознакомлен с тем, что его работа носит временный характер. Это фиксируется в трудовом договоре.
- Издание приказа (распоряжения). В приказе о приеме на работу обязательно указывается, что сотрудник принят на временную работу для замещения отсутствующего работника, с указанием его ФИО и должности.
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится в течение 5 дней с момента фактического начала работы (если трудовая книжка ведется в бумажном виде и хранится у работодателя).
- Ознакомление с должностной инструкцией. Временный сотрудник должен выполнять те же функции, что и основной, поэтому он должен быть ознакомлен со всеми локальными нормативными актами.
Как производится запись об увольнении?
Самый важный момент для временного сотрудника — это правильное увольнение. Согласно ст. 79 ТК РФ, трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу.
В трудовой книжке при увольнении делается следующая запись:
- В графе 3 указывается: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Основанием для записи служит приказ об увольнении, в котором также делается ссылка на выход основного сотрудника.
Важно: Уведомить временного сотрудника о предстоящем увольнении в связи с выходом основного работника необходимо за три календарных дня до увольнения (письменно), если только в самом трудовом договоре не прописаны иные условия уведомления, но практика показывает, что соблюдение трехдневного срока, safest option для работодателя.
Электронные трудовые книжки
Стоит учитывать современные реалии: с 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки. Если сотрудник выбрал электронную форму ведения книжки или не подал заявление о ведении бумажной, то все вышеописанные записи вносятся в систему Пенсионного фонда России (СФР) в виде электронных отчетов (формы ЕФС-1/СЗВ-ТД в зависимости от периода и актуальных требований).
Формулировки в электронном виде остаются идентичными бумажным: обязательно указывается, что работа является временной и связана с замещением отсутствующего сотрудника.
Частые ошибки работодателей
Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией и споров с работниками, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие указания на временный характер работы. Если в приказе и трудовой книжке просто написано «принят менеджером», то юридически сотрудник считается принятым на неопределенный срок. Уволеть его «автоматически» при выходе основного работника будет нельзя.
- Неверная статья увольнения. При истечении срока договора (выход основного сотрудника) увольняют по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, а не по собственному желанию или сокращению штата.
- Задержка с внесением записи. Запись должна появиться в трудовой книжке своевременно, в рамках установленных законом 5 дней.
Грамотное оформление документов при приеме на время отпуска основного сотрудника защищает права обеих сторон: работодатель получает гибкость в управлении кадрами, а временный сотрудник — гарантированное официальное трудоустройство с полным социальным пакетом и стажем.