Оформление временного сотрудника, который пришёл заменить коллегу, находящуюся в декретном отпуске, – обычная кадровая процедура. Несмотря на то, что трудовой договор может быть срочным, в трудовую книжку вносится обычная запись о приёме на работу без указания срока действия договора. В статье подробно рассмотрены правовые основы, порядок оформления, образцы записей и типичные ошибки.

Содержание

1. Правовые основы
2. Когда обязательна запись в трудовую книжку
3. Порядок оформления приказа и заявления
4. Как правильно внести запись в трудовую книжку
5. Образцы записей и приказов
6. Часто задаваемые вопросы
7. Контрольный чек‑лист

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Ст. 65, 66, 67 регулируют порядок ведения трудовой книжки, а ст. 71‑73 – порядок внесения записей о приёме, переводе и увольнении.
• Пункт 69 Инструкции по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 320н от ) уточняет, что запись о приёме делается независимо от срока действия договора.
• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» (2021) – основной нормативный документ, которым пользуются работодатели.
• КонсультантПлюс (2025) – типовой образец приказа о приёме временного работника на замену в период декретного отпуска.

Ключевой вывод

Работодатель обязан внести запись о приёме в трудовую книжку даже если работник нанят по срочному договору для замещения декретницы. При этом в запись не указывается, что договор срочный.

Когда обязательна запись в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

• Приём на работу нового сотрудника (в т.ч. на временную замену).
• Перевод сотрудника на другое должностное место.
• Восстановление на работе после длительного отпуска (в т.ч. по беременности и родам).
• Продление срока действия срочного договора (запись не требуется, но может быть сделана в виде отдельного приказа о продлении).

Если работник оформлен в электронную трудовую книжку (ЭТК), запись вносится в электронный реестр в той же форме.

Порядок оформления приказа и заявления

Документы, необходимые работодателю

1. Заявление работника о приёме (по желанию, если работник подаёт его самостоятельно).
2. Трудовой договор (срочный) с указанием периода замещения (например, «с по »).
3. Справка из отдела кадров о предстоящем декретном отпуске основного сотрудника (для подтверждения необходимости замещения).
4. Приказ работодателя о приёме на работу (образец ниже).
5. Трудовая книжка работника (если она в бумажном виде).

Шаблон приказа

Приказ оформляется в соответствии с образцом, утверждённым в приказе Минтруда № 320н. Ниже – типовой текст.

Приказ № ___
о приёме на работу временного работника

г. ____________ «___» ___________ 2026 г.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ,
с учётом необходимости замещения сотрудника ______________________,
приказываю:

Принять на работу (временно) _______________________________
 (Ф.И.О., паспортные данные) в должность ______________________,
 с по г. (срок замещения).

Оформить с работником трудовой договор (срочный) на указанный срок.

Внести запись о приёме в трудовую книжку (в электронный реестр) в соответствии
 с пунктом 69 Инструкции по ведению трудовых книжек.

Руководителю отдела кадров – обеспечить подписание приказа и выдачу
 трудовой книжки (ЭТК) работнику.

Контроль исполнения – ______________________ (должность, Ф.И.О.).

Подпись ______________________ /Ф.И.О./

Как правильно внести запись в трудовую книжку

Структура записи (бумажный вариант)

Пример заполнения

Дата:

Наименование организации: ООО «ПримерСтрой»

Должность: инженер‑технолог

Ставка: 80 000 руб. в месяц

Основание: Приём на работу

Что НЕ указывается

• Срок действия срочного договора.
• Условие «временно», «на период декретного отпуска».
• Сведения о том, что работник является замещающим.

Эти сведения фиксируются в приказе и в трудовом договоре, но не в трудовой книжке.

Образцы записей и сопроводительных документов

Образец записи в бумажную трудовую книжку

 ООО «ПримерСтрой» Инженер‑технолог 80 000 руб. Приём на работу

Образец записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

В системе «ЭТК» вводятся те же поля, что и в бумажной форме. После сохранения система автоматически генерирует печатную форму для подтверждения.

Образец заявления работника

«_____» __________ 2026 г.

Директору ООО «ПримерСтрой»
____________________
от ______________________ (Ф.И.О., паспортные данные)

Заявление

Прошу принять меня на работу в должность инженер‑технолог
на срок с по г. (замещение сотрудницы в декретном отпуске).

Дата ___________ Подпись ___________

Образец приказа о приёме (короткая версия)

Приказ № 12‑О от 
о приёме на работу временного работника

Принять на работу Иванова И.И. в должность инженер‑технолог
 с по г.

Оформить трудовой договор (срочный) и внести запись в трудовую книжку.

Подпись ___________________ /Петров П.П./

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать в трудовой книжке, что договор срочный?

Нет. По пункту 69 Инструкции запись делается как «Приём на работу», без указания срока действия договора.

Что делать, если у работника уже есть запись о предыдущей работе в той же организации?

Внести новую запись в следующую строку, указав актуальную дату и должность. Предыдущая запись остаётся без изменений.

Обязан ли работодатель вносить запись, если работник оформлен только в электронную трудовую книжку?

Да. В ЭТК запись вносится тем же способом, только через специализированную информационную систему.

Как оформить продление срока замещения?

Оформляется отдельный приказ о продлении (или новый договор). В трудовую книжку запись о продлении не вносится, но в ЭТК может быть добавлена информация о продлении в разделе «Изменения условий труда».

Какие штрафы предусмотрены за отсутствие записи?

Согласно ст. 75 ТК РФ, работодатель несёт административную ответственность – штраф от 5 000 до 50 000 руб. за нарушение порядка ведения трудовой книжки.

Контрольный чек‑лист для работодателя

• ☑ Подготовлен трудовой договор (срочный) с указанием периода замещения.
• ☑ Сформирован приказ о приёме на работу (образец выше).
• ☑ Работнику выдана (или обновлена) трудовая книжка/ЭТК.
• ☑ Внесена запись в трудовую книжку в соответствии с образцом.
• ☑ Сохранены копии приказа, договора и справки о декретном отпуске.
• ☑ Уведомлен бухгалтерию о начислении заработной платы и страховых взносов.
• ☑ После окончания срока замещения оформлен приказ об увольнении или переводе;

Запись в трудовую книжку о приёме на работу на период декретного отпуска – простая, но обязательная процедура. Главное правило: запись делается как обычный приём на работу, без указания срока договора. Соблюдение правовых требований (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н) и правильное оформление сопроводительных документов защищает интересы как работодателя, так и работника.

При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров, чтобы избежать штрафов и ошибок в кадровом учёте.