Оформление трудовых отношений с сотрудниками, принимаемыми на время отсутствия основного работника (например, в связи с его отпуском, декретом или болезнью), имеет ряд важных особенностей. Одной из самых частых проблем у кадровиков и работодателей является вопрос: как правильно отразить этот факт в трудовой книжке? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления, опираясь на актуальные требования трудового законодательства и нормативные акты 2024-2026 годов.
Общие правила приема на время отсутствия основного работника
Когда основной сотрудник уходит в отпуск или на больничный, а особенно в декретный отпуск, работодатель заключает с новым работником срочный трудовой договор. Согласно ст. 59 ТК РФ, такой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы.
Несмотря на то, что договор имеет четкий срок действия (до выхода основного сотрудника), на такого временного работника распространяються все те же правила ведения трудовых книжек, что и на штатных сотрудников.
Нужно ли вносить запись о срочном характере работы?
Это самое главное правило, о котором нужно помнить кадровикам: в трудовой книжке не указывают, что с сотрудником заключен срочный трудовой договор.
Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, при приеме на работу на конкретный срок упоминать об этом в трудовой книжке не нужно. В графе 3 раздела «Сведения о работе» следует написать просто: «Принят в такой-то отдел на такую-то должность».
Указание в трудовой книжке фраз вроде «принят на время отпуска» или «принят по срочному договору» является грубой ошибкой. Срочный характер отношений подтверждается исключительно самим трудовым договором и приказом о приеме на работу.
Исключения из правил
- Вахтовый метод: Если сотрудник принимается вахтовым методом, это нужно обязательно указать в трудовой книжке.
- Районы Крайнего Севера: А вот указывать, что сотрудник будет работать в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, в записи о приеме не нужно.
- Совместительство: Если временный работник принимается по совместительству, запись в трудовую книжку вносится только по желанию самого работника работодателем по месту его основной работы.
Пошаговое оформление записи о приеме
Разберем, как правильно заполнить раздел «Сведения о работе» в бумажной трудовой книжке:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2: Указывается дата приема на работу (арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3: Вносится сама запись. Сначала в виде заголовка пишется полное наименование организации (или ставится штамп с наименованием организации-работодателя, что приравнивается к записи). Затем ниже указывается: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
- Графа 4: Указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Пример записи (образец)
Предположим, Иванова И.И. принята на время декретного отпуска Петровой А.Б. на должность менеджера в отдел продаж. Запись будет выглядеть так:
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Принята в отдел продаж на должность менеджера.
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Как видите, никаких упоминаний о временном замещении или срочности в тексте нет.
Особенности ведения записей при увольнении временного работника
Когда основной работник решает выйти из отпуска на свое рабочее место, срочный трудовой договор с временным сотрудником расторгается. Основанием для увольнения будет п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора);
В этом случае в трудовую книжку вносится стандартная запись об увольнении:
- Графа 3: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Именно в момент увольнения и становится очевидным срочный характер работы, хотя при приеме это никак не афишировалось в документе.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и временный прием
С введением электронных трудовых книжек у работников появился выбор формата. Остальные работники имеют право выбрать, в каком формате вести трудовую книжку — в цифровом или в бумажном.
Для перехода на цифровой формат работник должен в письменном виде подать заявление работодателю о переходе на ЭТК. Заявление рассматривается в течение 3 рабочих дней. В этот же период времени в бумажную трудовую обязательно вносится закрывающая запись о переходе на ЭТК.
Важно: Если в бумажной трудовой книжке нет закрывающей записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжить ведение бумажной книжки, параллельно подавая сведения в электронном виде.
Что касается сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), то при приеме на время отсутствующего работника в электронный формат (ЕФС-1) также передается информация о приеме, но без указания того, что договор срочный. Однако при увольнении код причины увольнения будет четко указывать на истечение срока договора.
Важные нюансы, о которых нужно помнить
- Правило 5 дней: Вести трудовые книжки нужно на тех, кто проработал свыше 5 дней. Если временный сотрудник принят на срок менее 5 дней (например, на время краткосрочного больничного), запись в трудовую можно не вносить.
- Временный перевод: Запись о временном переводе в трудовую не вносят. Но если временный перевод стал постоянным, то в трудовую книжку вносится запись о постоянном переводе.
- Исполнение обязанностей (ИО): Если работник не увольняется с основной работы, а просто переводится для временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (без освобождения от основной работы), то отдельную запись об этом делать не нужно.
Оформление приема на время отпуска основного работника требует внимательности, но не усложняет жизнь кадровику. Главное правило — не указывать срочность в самой записи о приеме. Трудовая книжка должна отражать лишь факт принятия на конкретную должность в определенный отдел. Соблюдение этого правила убережет работодателя от ошибок и возможных штрафов со стороны трудовой инспекции, а работник получит чистый и правильно оформленный документ, подтверждающий его стаж.