Смерть сотрудника – трагическое событие, требующее соблюдения ряда формальностей в кадровом и бухгалтерском обслуживании; Одной из важнейших процедур является выдача и заполнение трудовой книжки (трудовой книжки) уполномоченным лицом‑родственником или представителем покойного. Ниже представлено подробное руководство, основанное на актуальных нормативных актах и типовых формах, используемых в 2025‑2026 годах.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 81, 84)
• Постановление Правительства РФ от № 1825 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы и содержания заявлений о выдаче трудовой книжки»
• КонсультантПлюс (2025‑2026) – типовые образцы заявлений и расписок

Какие документы требуются

Для оформления выдачи трудовой книжки у умершего работника необходимо собрать следующую документацию:

1. Свидетельство о смерти покойного (оригинал или нотариально заверенная копия).
2. Заявление родственника (или другого уполномоченного лица) о выдаче трудовой книжки.
3. Копия паспорта заявителя (для подтверждения личности).
4. Если требуется – документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, акт рождения и т.п.).
5. Опционально – расписка о получении трудовой книжки, подписываемая обеими сторонами.

Форма заявления

Типовый образец заявления (2025‑2026 гг.) выглядит так:

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки умершего работника

Я, ФИО, паспорт: серия, номер, выдан кем, дата, место жительства,
в качестве родителя/супруга/дети покровного работника [ФИО],
родившегося дата, прошу выдать мне (ей) трудовую книжку покойного
ФИО, умершего дата смерти, в связи со смертью указанного работника.

Прилагаю к заявлению:
Копию свидетельства о смерти;
Копию своего паспорта;
(при необходимости) документы, подтверждающие родство.

Подпись: ______________________

Заявление может быть оформлено в свободной форме, однако в нём обязательно должны быть указаны:

• ФИО работника и заявителя;
• Дата смерти работника;
• Ссылка на законную основу (смерть, прекращение трудового договора);
• Перечень прилагаемых документов.

Запись в трудовой книжке

После выдачи книжки в ней вносится соответствующая запись о прекращении трудовых отношений. Пример оформления:

Текст записи должен быть точным и соответствовать требованиям «Расписки в получении трудовой книжки», утвержденной Приказом Минтруда № 320н.

Расписка о получении трудовой книжки

После того как заявление принято и книжка выдана, составляется расписка о её получении; Пример:

РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Я, ФИО, паспорт: серия, номер, выдан кем, дата,
подписываюсь за получение следующей документации:

Трудовая книжка покойного работника ФИО, № ___ (дата выдачи ___).
Копию свидетельства о смерти.
Подпись получателя: ______________________
Подпись руководителя/ответственного: ______________________

Пошаговая инструкция оформления

1. Сбор документов – собрать все перечисленные выше документы.
2. Подготовка заявления – заполнить форму заявления, подписать.
3. Подача в отдел кадров – передать пакет документов в отдел кадров (или в бухгалтерию, если отдел кадров отсутствует).
4. Проверка и оформление записи – специалист кадров вносит запись в трудовую книжку, оформляет расписку.
5. Выдача книжки – после подписания расписки книжка передается заявителю.
6. Архивирование – все документы (заявление, копии, расписка) сохраняются в кадровом деле умершего.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи у заявителя – без подписи заявление считается недействительным.
• Неправильный перечень приложений – убедитесь, что все требуемые копии приложены.
• Ошибки в датах – дата смерти должна быть указана точно (дд.мм.гггг).
• Неправильный номер записи в книжке – проверьте, чтобы номер соответствовал внутреннему учету.
• Отсутствие копии паспорта – без копии паспорта заявка может быть отклонена;

Часто задаваемые вопросы

1. Кто может подать заявление? – Любой законный наследник, член семьи или иное уполномоченное лицо, указанное в завещании или в законе.
2. Можно ли оформить заявление в электронном виде? – Да, в большинстве организаций допускается подача электронного заявления через корпоративный портал, при условии приложения сканов всех документов.
3. Как долго длится процесс выдачи? – При наличии полного пакета документов обычно от 1 до 3 рабочих дней.
4. Что делать, если книжка потеряна? – В этом случае составляется акт о потере, после чего вводится новая запись о прекращении трудовых отношений и выдается копия новой книжки.

Оформление трудовой книжки при смерти работника – обязательный, но достаточно простой процесс, если соблюдать установленные нормы и правильно подготовить документы. Тщательное заполнение заявления, наличие всех необходимых копий и своевременное оформление записи в книжке позволяют избежать задержек и спорных ситуаций.

Для более удобного оформления рекомендуется пользоваться готовыми шаблонами, доступными в системе КонсультантПлюс (2025‑2026 гг.), где можно скачать готовый образец заполнения и адаптировать его под конкретные условия вашей организации.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год. Информация актуальна на .