В процессе оформления новых сотрудников бухгалтерия часто сталкивается с необходимостью выдачи трудовой книжки. При этом важно правильно отразить эту операцию в бухгалтерском учёте, сформировать необходимые документы и соблюсти требования законодательства. В статье подробно рассматриваем, как оформить выдачу, какие проводки использовать и какие особенности программ 1С (Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия) следует учитывать.
Нормативно‑правовая база
- Трудовая книжка может вестись в бумажном или электронном виде.
- С 2021 г. организации, принимающие на работу сотрудников без трудового стажа, обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Форма заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности утверждена разработчиками 1С и может быть использована как в бумажном, так и в электронном виде.
Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) в разделе «Зарплата и кадры» → «Электронные трудовые книжки» создаёться документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. В нём указывается:
- Вид заявления – бумажная трудовая книжка или сведения в электронной форме.
- Дата формирования заявления.
- Сведения о сотруднике (ФИО, должность, подразделение).
После создания заявления его можно распечатать или отправить в электронном виде сотруднику.
Проводки по выдаче трудовой книжки
Выдача трудовой книжки отражается в бухгалтерском учёте как приобретение (закупка) бумажных или электронных бланков. Основные сведения о проводках:
- Сумма закупки указывается в Счете 10.06 – 60.01 (расходы на приобретение бухгалтерской документации).
- Сумма выплачивается в Счете 68.02 – 19.03 (расходы на оплату труда, в т.ч. расходы на оформление кадров).
- При оплате поставщику в течение месяца формируется один счет‑фактура.
Пример проводки при приобретении 100 бумажных трудововых книжек по 150 ₽:
Дт 10.06 К 60.01 – 15 000 (закупка книжек) Дт 68.02 К 19.03 – 15 000 (оплата за трудовые книжки)
Пошаговая инструкция в 1С:ЗУП
Настройка конфигурации
- Откройте раздел Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки.
- В настройках укажите способ ведения – «бумажный» или «электронный».
- Создайте номенклатурный элемент «Трудовая книжка» в справочнике Номенклатура.
Формирование заявления
- В документе Прием на работу укажите выбранный способ ведения.
- В поле «Дата» укажите дату формирования заявления.
- Сохраните документ и нажмите кнопку Заявление → Распечатать.
Выдача сотруднику
После подписания заявления сотрудник получает:
- Бумажную трудовую книжку (если выбран бумажный вариант).
- Электронный документ‑выдачу, где в последней записи фиксируется «Выбран электронный способ ведения трудовой книжки».
Оформление проводок
Для отражения расходов в бухгалтерии используйте типовые проводки из раздела Учет трудовых книжек в бюджетном учреждении:
- Запишите стоимость закупки в Счет 10.06 – 60.01.
- Оплатите поставщику и отразите расход в Счет 68.02 – 19.03.
- При необходимости сформируйте Счет‑фактуру в конце месяца.
Особенности электронного ведения
С 2021 г. организации могут вести трудовые книжки полностью в электронном виде. При этом:
- Работодатель выдает сотруднику оригинал электронной трудовой книжки на руки.
- Последняя запись в электронной книжке содержит пометку «Выбран электронный способ ведения трудовой книжки».
- Ведение и хранение электронных книжек перекладывается на работодателя, который несет ответственность за их сохранность.
Для отражения таких операций в 1С используйте документ Поступление (акт, накладная) с кодом счета 10.06 (приобретение) и 68.02 (оплата).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выписать один счет‑фактуру на все книжки за месяц? – Да, в 1С можно сформировать один счет‑фактуру, указав суммарную стоимость закупки.
- Как отменить заявление о выборе способа ведения? – В 1С:ЗУП 8 существует функция отмены заявления через раздел «Электронные трудовые книжки → Управление заявлениями».
- Какие коды счетов использовать? – Приобретение – 10.06 (расходы на материалы), оплата – 68.02 (расходы на оплату труда).
Выдача трудовой книжки – это не только кадровый, но и бухгалтерский процесс. Правильное оформление заявления, своевременная запись в системе 1С и корректные бухгалтерские проводки позволяют избежать ошибок и обеспечить соответствие требованиям законодательства. Используя описанные выше шаги и примеры проводок, вы сможете эффективно управлять выдачей трудовых книжек в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия.
Ключевые слова: выдача трудовой книжки, проводки 1С, электронные трудовые книжки, заявление о предоставлении сведений, 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, бухгалтерский учет, кадровый учет.