Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Её правильное оформление и своевременная выдача при увольнении — ключевая обязанность работодателя, нарушение которой влечёт административную и даже уголовную ответственность․ Данная статья объясняет, как правильно оформить этот процесс в 2026 году․
Самое главное помнить:
Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р) работнику в день его увольнения (в последний рабочий день)․ Это безусловное требование ст․ 84 Трудового кодекса РФ и п․ 36 Порядка заполнения трудовых книжек․ Задержка выдачи влечёт наложение штрафа на должностных лиц и юридических лиц (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Нормативная база: на что опираться
При оформлении выдачи трудовой книжки необходимо руководствоваться следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 84, 66) — устанавливает общую обязанность и сроки․
- Постановление Правительства РФ № 225 — утверждает форму трудовой книжки и правила её ведения․
- Приказ Минтруда России № 320н (от ), детально регламентирует порядок заполнения, внесения записей и выдачи․
- Федеральный закон № 152-ФЗ, регулирует вопросы защиты персональных данных (трудовая книжка содержит ПДн)․
- Приказ Минтруда № 722н (от ) — утверждает форму Сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) для работников, не имеющих бумажной трудовой книжки․
Пошаговый алгоритм действий работодателя в день увольнения
Подготовка записи об увольнении
Запись вносится на основании изданного приказа об увольнении․ Её текст должен быть точным и соответствовать основанию прекращения трудового договора․
Обязательные реквизиты записи:
- Порядковый номер записи (арабскими цифрами)․
- Дата увольнения (день, месяц, год)․ Важно: это последний день работы сотрудника․ Если увольнение происходит из отпуска, указывается последний день отпуска․
- Основание увольнения с точной ссылкой на пункт части первой ст․ 77 ТК РФ или иного нормативного акта (например: «Увольнение по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)», «Увольнение по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)», «Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п; 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)» и т․д․)․
- Номер и дата приказа об увольнении․
Оформление записи и заверение
Запись делается разборчиво, без исправлений и помарок․ После внесения записи:
- Запись подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом (например, начальником отдела кадров)․
- Запись заверяется печатью организации (кадровой службы)․ Если печать утрачена, достаточно подписи, но наличие печати желательно для подтверждения подлинности․
Непосредственная выдача работнику
Выдача производится в день увольнения․ Алгоритм:
- Проверка правильности записи (дата, основание, подпись, печать)․
- Изготовление копии приказа об увольнении и её выдача работнику (это отдельное требование ст․ 74 ТК РФ)․
- Выдача трудовой книжки (или СТД-Р) работнику под расписку․
Критически важные моменты и частые ошибки
Сроки выдачи: «в день увольнения», это не рекомендация, а закон
Общее правило: Трудовая книжка выдается в последний рабочий день сотрудника․ Если в этот день работник отсутствует (например, находится в отпуске или больничном), работодатель обязан:
- Немедленно уведомить работника о необходимости получить документ (письменно, с отметкой о вручении или через электронную почту)․
- Выдать книжку по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней со дня его обращения (ч․ 3 ст․ 84 ТК РФ)․
Важно: Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжка всё равно должна быть готова к выдаче в день увольнения․
Что делать, если работник не забрал книжку в день увольнения?
Если сотрудник не явился за документом в установленный срок, работодатель:
- Обязан хранить трудовую книжку у себя․
- По письменному заявлению работника (можно направить почтой) обязан выдать её в течение трёх рабочих дней․
- Может отправить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении, если работник дал на это согласие (рекомендуется фиксировать это согласие письменно)․
Особенности для работников с электронными трудовыми книжками
С 2025 года растёт число работников, использующих электронную трудовую книжку (ЭТК)․ В этом случае:
- Бумажная трудовая книжка не ведется․
- При увольнении работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (утверждена Приказом Минтруда № 722н)․
- Формирование и подписание СТД-Р также производится в день увольнения․
- Работник вправе получить бумажный выписку из ЭТК (СТД-Р) по своему заявлению․
Выдача книжки совместителю и при увольнении из отпуска
• Совместитель: Трудовая книжка (или запись) выдаётся по месту основной работы․ Если совместитель увольняется только с одной из должностей, запись об увольнении с этой должности вносится в его трудовую книжку, которая хранится у основного работодателя․ Выдача производится по правилам основного работодателя․
• Увольнение из отпуска: Днём увольнения считается последний день отпуска․ Запись в трудовую книжку вносится с этой датой․ Книжка должна быть готова к выдаче в последний день отпуска (можно передать через доверенное лицо или отправить почтой с согласия работника)․
Фиксация факта выдачи: расписка и журнал
Факт выдачи трудовой книжки (или СТД-Р) обязательно должен быть документально подтверждён:
- Расписка работника: На отдельном листе или в специальном бланке работник расписывается в получении своей трудовой книжки․ Образец расписки может быть утверждён внутренним локальным актом․
- Журнал учёта движения трудовых книжек: Сведения о выдаче (ФИО работника, номер книжки/вкладыша, дата выдачи, подпись получившего) вносятся в журнал․ Это главное доказательство для работодателя в случае спора․
Важно: Отсутствие расписки или записи в журнале не освобождает работодателя от обязанности доказать, что книжка была выдана․ В случае суда отсутствие таких доказательств будет трактоваться в пользу работника․
Ответственность за нарушение сроков выдачи
За невыдачу трудовой книжки (или СТД-Р) в день увольнения или в течение трёх дней по заявлению предусмотрена административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб․
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 руб․
Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием о взыскании компенсации за задержку выдачи (в размере среднего заработка или ином размере, если доказан ущерб)․
- День увольнения = день выдачи․ Это непреложный принцип․
- Запись в книжке должна быть полной, точной и заверенной подписью и печатью․
- Фиксируйте факт выдачи распиской работника и записью в журнале учёта․
- Для ЭТК — выдача СТД-Р в тот же срок․
- При отсутствии работника — уведомляйте и ждите письменного заявления, выдавайте в течение 3 рабочих дней․
- Не держите документ у себя после увольнения․ Это прямое нарушение закона․
Соблюдение этих простых правил защитит организацию от штрафов, судебных споров и сохранит добросовестные отношения с увольняющимися сотрудниками․