В современном мире большинство работодателей используют электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе 1С:ЗУП. При увольнении сотрудника важно правильно оформить и выдать ему выписку из ЭТК, чтобы он мог подтвердить свой трудовой стаж и пенсионные взносы. Ниже приведено подробное руководство по оформлению выписки из ЭТК при увольнении в 1С.
Что такое выписка из ЭТК?
Выписка из ЭТК – это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника за период работы в конкретной организации. Он оформляется в форме СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности работника) и утверждена приказом Минтруда от № 713н.
- Содержит основания увольнения, даты начала и окончания работы, сведения о заработной плате.
- Показывает начисленные и уплаченные пенсионные взносы.
- Обязателен для всех сотрудников, независимо от того, ведется ли у них бумажная трудовая книжка.
Законодательные требования
При увольнении работодатель обязан:
- Передать сведения об увольнении в Пенсионный фонд России через форму ЕФС‑1.
- Выдать сотруднику выписку из ЭТК (форма СТД‑Р).
- Предоставить расчетный лист с расшифровкой выплат.
- При необходимости – выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах.
Если трудовая книжка ведется в бумажном виде, работодатель выдаёт её на руки, а выписку из ЭТК можно предоставить по запросу сотрудника. Если же ведётся ЭТК, выписка формируется автоматически при заполнении документов «Приём на работу» и «Увольнение» с установленными флагами «Отразить в трудовой книжке».
Как сформировать выписку из ЭТК в 1С:ЗУП
Подготовка данных
Перед созданием выписки убедитесь, что в документе Увольнение указаны:
- Дата увольнения.
- Основание увольнения.
- Флаг «Отразить в трудовой книжке» (значение Да).
Если флаг не установлен, выписка не будет сформирована автоматически.
Создание выписки
- Перейдите в раздел Отчётность → Справки и отчёты → Электронные трудовые книжки.
- Нажмите кнопку Создать и выберите тип документа Выписка из ЭТК (СТД‑Р).
- Выберите сотрудника, для которого формируется выписка.
- Проверьте автоматически заполненные поля: даты работы, основания увольнения, начисления и взносы.
- Сохраните документ и подпишите его (если требуется).
- Выведите выписку в печатном виде и передайте сотруднику.
Проверка корректности
После формирования выписки проверьте:
- Согласование дат начала и окончания работы.
- Наличие всех начислений и удержаний.
- Точность суммы пенсионных взносов.
- Правильность указания основания увольнения.
При обнаружении ошибок откройте документ «Увольнение» и исправьте данные, затем пересоздайте выписку.
Что ещё нужно при увольнении?
Помимо выписки из ЭТК, работодатель обязан выдать сотруднику:
- Бумажную трудовую книжку (если ведётся в бумажном виде).
- Расчетный лист с расшифровкой выплат.
- Выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах (по запросу).
- Копию приказа об увольнении.
- Справки о доходах и среднем заработке.
- Копии трудового договора, приказов и других кадровых документов (по запросу).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли получить выписку из ЭТК, если я выбрал бумажную трудовую книжку?
Да. Даже если работник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести сведения в электронной форме и передавать их в ПФР. Выписку из ЭТК можно оформить по запросу сотрудника.
Что делать, если выписка не сформировалась автоматически?
Проверьте наличие флага «Отразить в трудовой книжке» в документах «Приём на работу» и «Увольнение». Если флаг не установлен, включите его и пересоздайте выписку.
Как быстро получить выписку из ЭТК?
В 1С:ЗУП это занимает несколько минут. После создания документа можно сразу распечатать и передать сотруднику.
Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении – это обязательный документ, подтверждающий трудовой стаж и пенсионные взносы сотрудника. В системе 1С:ЗУП её формирование автоматизировано, но требует правильного заполнения исходных кадровых документов. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить выписку, соблюдая все требования законодательства.
Если у вас возникнут вопросы по работе с 1С:ЗУП, обратитесь к справочнику по программам 1С или к специалисту по кадровому учету.