Вопрос о необходимости предоставления копии трудовой книжки при подаче заявления на загранпаспорт остаётся одним из самых часто задаваемых в консульских отделах и МФЦ․ Ниже – подробный разбор текущих требований‚ порядка оформления документа‚ образцов заверения и полезных советов․
Нормативная база: что говорит закон?
С 2015 года в Российской Федерации действует Федеральный закон «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерация» (№ 114‑ФЗ) и соответствующие приказы МВД России․ Согласно последним редакциям (приказ МВД РФ № 450 от ‚ вступивший в силу ):
- Копия трудовой книжки не является обязательным документом для подачи заявления на загранпаспорт как старого‚ так и нового образца․
- Требование предъявлять трудовую книжку (или её копию) сохраняется только в отдельных случаях‚ связанных с специальными видами выезда (например‚ работа в закрытых административно‑территориальных образованиях‚ выезд по служебному заданию)․
- Для обычных граждан‚ подающих заявление через МФЦ или портал «Госуслуги»‚ достаточно предоставить:
- заполненную анкету;
- действующий внутренний паспорт;
- фотографию 3‚5 × 4‚5 см;
- квитанцию об оплате государственной пошлины;
- при необходимости – справку о несудимости (для некоторых стран)․
Таким образом‚ на момент 23 мая 2026 года копия трудовой книжки требуется лишь в исключительных ситуациях‚ которые мы рассмотрим ниже․
Когда копия трудовой книжки всё‑же может понадобиться?
Несмотря на отмену общего требования‚ отдельные ведомства и организации могут запрашивать подтверждение трудовой деятельности:
- Выезд по служебному заданию (например‚ командировка в государственные структуры‚ работа в зарубежных представительствах российских компаний)․ В этом случае работодатель обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки с записью «Работает по настоящее время»․
- Получение визы в страны с повышенными требованиями к подтверждению занятости (например‚ некоторые страны Шенгенского согласия‚ США‚ Канада)․ Консульства могут попросить справку с места работы или заверенную копию трудовой книжки․
- Оформление загранпаспорта для несовершеннолетних‚ если в анкете указывается место работы родителя/опекуна и требуется подтверждение его занятости․
- Внутренние проверки работодателя (например‚ при оформлении загранпаспорта через отдел кадров компании для корпоративных поездок)․
Если вы относитесь к одной из перечисленных категорий‚ ниже – пошаговая инструкция‚ как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки․
Как получить копию трудовой книжки?
Процедура получения копии зависит от формата вашей трудовой книжки:
Бумажная трудовая книжка
- Обратитесь к своему непосредственному руководителю или в отдел кадров (Кадровую службу) вашей организации;
- Попросите выдать заверенную копию всех страниц трудовой книжки (или только тех страниц‚ где содержатся сведения о текущем месте работы)․
- Сотрудник кадров должен:
- Сделать photocopy (или скан) каждой страницы;
- На последнем листе‚ ниже всех записей‚ поставить текущую дату;
- Внести запись: «Работает по настоящее время»;
- Под подписью указать свою должность‚ ФИО‚ расшифровку подписи и поставить печать организации․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- С 2021 года в России ведётся электронный учёт трудовой деятельности в ПФР․ Вы можете получить выписку из ЭТК через:
- Личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»);
- Многофункциональный центр (МФЦ) – запрос «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Отдел кадров вашего работодателя (они могут распечатать заверенную выписку)․
- Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу‚ что и заверенная копия бумажной книжки‚ при условии наличия печати организации и подписи уполномоченного лица․
Образец заверения копии трудовой книжки (2026 года)
Ниже представлен типовой шаблон‚ который можно использовать при оформлении заверенной копии․ Обратите внимание‚ что обязательные элементы – дата‚ запись о текущей работе‚ подпись‚ расшифровка и печать․
-----------------------------------------------------------------| ОРГАНИЗАЦИЯ «Название» | | ИНН 1234567890 КПП 098765432 | | | | КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ | | | | (Страницы 1‑N – полная photocopy/скан всех листов) | | | | Ниже всех записей: | | | | Работает по настоящее время․ | | | | ______________________ ______________________ | | Подпись | Расшифровка подписи | | Иванов Иван Иванович | Иванов Иван Иванович | | Должность: начальник отдела кадров | | | | М․П․ | | (печать организации) | -----------------------------------------------------------------
При использовании электронной трудовой книжки шаблон аналогичен‚ только вместо photocopy прикладывается распечатка выписки из ЭТК․
Срок действия заверенной копии
Заверенная копия трудовой книжки (или выписка из ЭТК) считается действительной в течение 6 месяцев с даты заверения‚ если иное не установлено запрашивающей организацией․ По истечении этого срока рекомендуется получить новый документ‚ особенно если произошли изменения в трудовой деятельности (перевод‚ увольнение‚ изменение должности)․
Как подать копию трудовой книжки при оформлении загранпаспорта?
Если копия требуется (см․ пункт 2)‚ порядок подачи выглядит следующим образом:
- Заполните анкету на загранпаспорт (через портал «Госуслуги» или в МФЦ)․ В разделе «Сведения о трудовой деятельности» укажите название организации‚ должность‚ период работы․
- К анкете приложите:
- заверенную копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК);
- справку с места работы (по желанию‚ если требует консульство);
- стандартный пакет документов (паспорт‚ фото‚ квитанция)․
- Подайте документы в МФЦ или в территориальный орган ГУВМ МВД России․
- Дождитесь извещения о готовности загранпаспорта (обычно 10‑20 рабочих дней)․
Если копия не требуется‚ просто пропустите шаг 2 и подавайте стандартный пакет․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли заверять копию трудовой книжки у нотариуса?
- Нет․ Достаточно заверения у работодателя (отдел кадров) с печатью организации․ Нотариальное заверение требуется только для документов‚ предназначенных для использования за пределами РФ в случаях‚ когда иностранное государство expressly требует нотариального заверения․
- Можно ли использовать копию‚ сделанную самостоятельно (например‚ на принтере дома)?
- Самостоятельно сделанная копия без заверения работодателя не имеет юридической силы и не будет принята․
- Что делать‚ если я уволен и больше не работаю?
- В этом случае предоставляется оригинал трудовой книжки (или заверенная копия последнего места работы) с записью об увольнении․ Если трудовая книжка утеряна‚ можно запросить справку из ПФР о периодах страхования․
- Сколько времени занимает получение заверенной копии от отдела кадров?
- Обычно от 1 до 3 рабочих дней‚ в зависимости от внутренних регламентов организации․
- Нужно ли переводить копию трудовой книжки на иностранный язык?
- Если документ запрашивается иностранным консульством‚ потребуется нотариально заверенный перевод․ Перевод выполняется аккредитованным переводчиком и заверяется нотариусом․
Полезные ссылки и ресурсы
- Портал государственных услуг РФ – подача заявления на загранпаспорт‚ получение выписки из ЭТК․
- Официальный сайт МВД России – актуальные приказы и инструкции по оформлению загранпаспортов․
- Пенсионный фонд РФ – получение выписки из электронной трудовой книжки․
- Сайты посольств и консульств – уточнение требований к документам для конкретных стран․
На сегодняшний день (май 2026 года) копия трудовой книжки не является обязательным документом для получения загранпаспорта обычными гражданами․ Она может понадобиться только в специфических ситуациях: служебные выезды‚ визы в страны с повышенными требованиями к подтверждению занятости‚ внутренние проверки работодателя или оформление документов для несовершеннолетних․
Если вам всё же потребуется предоставить копию‚ следуйте представленной выше инструкции по её получению и заверению‚ учитывайте срок действия (6 месяцев) и‚ при необходимости‚ подготовьте нотариально заверенный перевод․
Будьте внимательны к обновлениям законодательства – рекомендуется периодически проверять официальные источники (МВД‚ Госуслуги‚ ПФР) на предмет изменений в требованиях к документам․
Желаем успешного оформления загранпаспорта и безопасных поездок!