В процессе увольнения сотрудника работодатель обязан обеспечить ему выдачу трудовой книжки (трудовой книжки) в установленном порядке. Если работник не может лично явиться за документом, допускается отправка его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Ниже представлен подробный гид по оформлению такого письма, включая правовые основания, типичные ошибки и готовый образец.

Правовая база

Основаниями для отправки трудовой книжки являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 81, 84)
• Постановление ПФР № 388 от «Об уведомлении работника о необходимости получения трудовой книжки»
• Положения внутренних нормативных актов организации

В соответствии с этими нормативными документами работодатель обязан:

1. Уведомить работника о необходимости получения трудовой книжки.
2. Предоставить возможность забрать её лично или согласиться на отправку по почте.
3. Отправить письмо заказным способом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Когда можно отправлять трудовую книжку по почте?

Отправка по почте допускается, если:

• Работник отказывается явиться в офис.
• Работник находится в другом городе/стране.
• Существует письменное согласие работника на отправку документов по почте.

В случае, когда трудовая книжка не ведется (например, при увольнении по собственному желанию без оформления), работодатель также может отправить её по почте, указав в письме, что документ не ведётся.

Структура и содержание заказного письма

В письме должны быть указаны все обязательные реквизиты и сведения, предусмотренные законодательством. Ниже – обязательный набор пунктов:

• Шапка с данными отправителя (наименование организации, ИНН, адрес).
• Шапка получателя (ФИО, паспортные данные, адрес проживания).
• Номер и дата письма.
• Ссылка на правовую основу (ст. 64 ТК РФ, Постановление ПФР № 388).
• Текст уведомления о необходимости получения трудовой книжки.
• Указание способа выдачи (лично или по почте).
• Сведения о прилагаемых документах (образец заявления, копия трудовой книжки, если есть).
• Подпись уполномоченного лица.
• Опция «Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении».

Пример готового письма

ООО «Пример»
ИНН 1234567890
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10

«__» ______ 2026 г.
№ 001/2026

Получатель:
Иванов Иван Иванович
Паспорт: серия 1234, № 567890, выдан ОУФМС России по г; Москве 
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 5

Уважаемый(ая) Иван Иванович!
В связи с окончанием вашего трудового договора (раздел ___, дата ___) просим в течение 10 (десяти) календарных дней с момента получения настоящего письма явиться в наш офис для получения трудовой книжки или предоставить согласие на её отправку по почте.

В случае невозможности личного получения, просим подтвердить согласие на отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом в ответном письме необходимо указать полный почтовый адрес для отправки.

Приложения:
Образец заявления о согласии на отправку трудовой книжки по почте.
Копия приказа об увольнении (при наличии).
С уважением,
_____________________
(Подпись, ФИО, должность)

Примечание: Если вы не получите ответ в течение 10 дней, мы будем считать, что вы согласились на отправку трудовой книжки по почте.

Как оформить заявление работника о согласии на отправку

Заявление должно содержать:

1. ФИО работника.
2. Дата и место рождения (по желанию).
3. Паспортные данные.
4. Текст согласия: «Согласен(на) получать трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении».
5. Подпись и дата.

Готовый шаблон заявления можно скачать здесь (Word) или здесь (PDF).

Пошаговая инструкция по отправке

1. Подготовка документа. Сформировать заказное письмо согласно пункту 3.
2. Получение подписи работника. При возможности собрать подпись на заявлении о согласии.
3. Почтовая отправка. Отправить письмо заказным способом через почтовое отделение, указав «Уведомление о вручении».
4. Ожидание ответа. При получении уведомления о вручении (или отсутствии ответа в течение 10 дней) оформить копию письма и уведомление как подтверждение выполнения обязанностей.
5. Архивирование. Сохранить все документы (письмо, уведомление, копию заявления) в личном деле работника.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника. Без её наличия отправка может быть оспорена. Решение – запросить письменное согласие.
• Неуказание полного адреса получателя. Убедитесь, что в письме указаны все реквизиты (улица, дом, квартира).
• Несоответствие формы требованиям ПФР. Используйте актуальную форму из официальных источников (например, ПФР).
• Отправка без уведомления о вручении. Почтовый сервис требует обязательного «Уведомления о вручении». Без него вы не сможете доказать факт получения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника? Нет, согласие необходимо, иначе отправка считается незаконной.
2. Сколько дней у работника есть на ответ? По закону – 10 календарных дней с момента получения письма.
3. Что делать, если работник не отвечает? Считается, что он согласился на отправку, но рекомендуется зафиксировать попытки связи (email, звонок) для защиты от претензий.
4. Можно ли отправить электронную копию трудовой книжки? Да, при наличии согласия, но оригинал всё равно должен быть отправлен по почте или выдан лично.
5. Как оформить отправку, если трудовая книжка не ведется? В письме указать, что «трудовая книжка не ведеться, поэтому выдаём справку о стаже работы», и отправить её по почте.

Оформление заказного письма с трудовой книжкой – важный этап при завершении трудовых отношений. Правильное заполнение и своевременная отправка позволяют избежать юридических рисков и обеспечить сотрудникам их законные права. Используйте приведённые образцы, следите за актуальностью нормативных актов и фиксируйте каждый этап процесса в деле работника.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юристу, имеющему опыт работы с кадровыми вопросами.