Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий профессиональный путь работника. Одной из самых важных её частей является раздел, посвящённый квалификации (образованию, повышению квалификации, профессиональной подготовке). Правильное оформление записей гарантирует:

• Признание полученных знаний и навыков работодателем;
• Учет при расчёте заработной платы, надбавок и премий;
• Сохранность прав работника при смене места работы.

Правовая база

Нормативные акты, регулирующие порядок внесения записей о квалификации в трудовую книжку:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 63, 71, 84).
2. Положение о трудовой книжке (утв. Приказом Минтруда России от № 442н).
3. Приказы Минтруда РФ, уточняющие порядок оформления записей (например, Письмо Минтруда России от 20 ноября 2024 г. № 14-6/10/ООГ, в котором разъясняется, какие сведения о военной службе и обучении подлежат внесению).
4. Коллективные договоры и локальные нормативные акты конкретного предприятия.

Что считается записью о квалификации?

Запись в трудовую книжку относится к квалификации, если она подтверждает:

• Получение образования (среднее, высшее, послевузовское).
• Прохождение курсов повышения квалификации, переподготовки, профессиональной переподготовки.
• Получение сертификатов, дипломов, удостоверений, выданных аккредитованными образовательными учреждениями.
• Участие в профессиональных конкурсах, олимпиадах, аттестациях, подтверждающих уровень квалификации.

Кто обязан вносить запись?

Пошаговая инструкция по внесению записи

Шаг 1. Сбор документов

Для каждой записи необходимо предоставить:

• Оригинал (или заверенная копия) диплома, сертификата, удостоверения.
• Приказ (или справка) организации‑обучающего учреждения о проведённом обучении.
• Заявление работника «О внесении записи в трудовую книжку» (по образцу, утверждённому на предприятии).

Шаг 2. Проверка соответствия

Кадровый специалист проверяет:

• Подлинность и актуальность документов.
• Соответствие названия курса/специальности требованиям Положения о трудовой книжке.
• Наличие всех обязательных реквизитов (дата, название организации, продолжительность, форма обучения).

Шаг 3. Оформление записи

Запись вносится в раздел «Квалификация» (страницы 3‑5 трудовой книжки) в следующем формате:

«Дата выдачи документа – Наименование организации, выдавшей документ – Наименование квалификации (специальность, курс) – Форма обучения (очная/заочная/дистанционная) – Длительность (часы/мес.) – Дата начала и окончания обучения – Номер документа (диплома, сертификата) – Подпись руководителя организации, выдавшей документ».

Пример:

« – Институт повышения квалификации «ТехноПроф» – Курс «Современные методы сварки» – Заочная – 120 ч. – – – Сертификат № 2024‑45 – Руководитель: Иванов И.И.»

Шаг 4. Подпись и печать

Запись подписывается:

• Работником (подтверждает получение квалификации).
• Руководителем организации‑работодателя (или уполномоченным лицом) – подпись и печать.

Шаг 5. Регистрация в электронных системах

С 2025 года большинство предприятий обязаны вести электронный реестр квалификаций (в системе «Электронная трудовая книжка»). После внесения записи в бумажный документ её необходимо загрузить в электронный реестр в течение 3 рабочих дней.

Какие сведения НЕ вносятся в раздел «Квалификация»

Согласно Положению о трудовой книжке, в раздел «Квалификация» не включаются:

• Записи о награждениях, грамоте, медалях (они фиксируются в отдельном разделе «Награды»).
• Сведения о прохождении военной службы (вносятся в раздел «Военная служба»).
• Краткосрочные тренинги, не подтверждающие получение официального сертификата (можно фиксировать в личном деле, но не в трудовой книжке).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли вносить запись о прохождении онлайн‑курса?

Только если курс аккредитован государством или уполномоченным органом и выдан сертификат, соответствующий требованиям Положения о трудовой книжке. Если сертификат не имеет официального статуса, запись в трудовую книжку не делается.

Вопрос 2. Можно ли вносить запись о квалификации после увольнения?

Да. Если работник получил квалификацию во время работы, но запись не была внесена, он может обратиться к бывшему работодателю с просьбой оформить запись. По закону работодатель обязан выполнить эту процедуру в течение 5 рабочих дней с момента получения всех документов.

Вопрос 3. Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется в соответствии с пунктом 5 Положения о трудовой книжке: делается перечеркнутый штрих, рядом ставится подпись и печать уполномоченного лица, указывается причина исправления и дата.

Вопрос 4. Как оформить запись о повышении квалификации, полученной по контракту с военной службой?

В случае прохождения обучения в рамках контракта по военной службе запись вносится в раздел «Квалификация», а сведения о самой службе – в раздел «Военная служба». Письмо Минтруда России от 20 ноября 2024 г. № 14‑6/10/ООГ подтверждает, что такие сведения могут быть внесены одновременно, но в разных разделах.

Вопрос 5. Сколько времени даётся работнику на предоставление документов?

Работник обязан предоставить подтверждающие документы в течение 10 календарных дней после их получения. При этом работодатель может продлить срок, если документы находятся в процессе официального оформления (например, ожидание оригинала диплома).

Примеры типовых записей

Пример 1. Высшее образование

« – Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана – Специальность: «Инженер‑технолог» – Очная форма обучения – Срок обучения: 5 лет – Диплом № 12345 – Руководитель: Петров П.П.»

Пример 2. Курсы повышения квалификации

« – Центр профессионального развития «Бизнес‑Тренинг» – Курс «Управление проектами (PMI)» – Дистанционный формат – 80 ч. – Сертификат № 2023‑78 – Руководитель: Сидоров С.С.»

Пример 3. Профессиональная переподготовка

« – Институт дополнительного профессионального образования «Экономика и право» – Переподготовка «Бухгалтерский учет и аудит» – Очная форма – 360 ч. – Диплом № 2024‑12 – Руководитель: Кузнецова К.К.»

Внесение записи о квалификации в трудовую книжку – обязательный процесс, который гарантирует законность и прозрачность профессионального роста работника. Соблюдение нормативных требований, своевременное предоставление документов и корректное оформление записей позволяют избежать конфликтов и обеспечить правильный расчёт трудовых прав.

Помните, что правильное оформление записей – это защита ваших прав и интересов как работника, так и работодателя.

Дата публикации статьи: