Трудовая книжка — это один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Правильность внесения записей о приеме на работу и увольнении имеет критическое значение как для работника‚ так и для работодателя. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно оформлять такие записи‚ на что обратить внимание и какие ошибки чаще всего допускаются.
Основные нормативные документы
Заполнение трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Постановление Минтруда РФ от № 69, основной документ‚ регламентирующий порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ 84.1 и др.);
- Приказ Минтруда России от № 294н — обновленные правила ведения трудовых книжек;
- Постановление Правительства РФ от № 225 — об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Где и как делаются записи
Все записи о приеме на работу‚ переводе и увольнении вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Этот раздел находится на второй странице (ьный лист — первая страница).
Структура раздела «Сведения о работе»:
| Графа | Наименование | Что указывается |
|---|---|---|
| 1 | № записи | Порядковый номер записи (сквозной) |
| 2 | Дата | День‚ месяц‚ год внесения записи (число и месяц, арабскими цифрами‚ год — четырьмя цифрами) |
| 3 | Сведения о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении | Наименование должности‚ структурного подразделения‚ основание приема/увольнения |
| 4 | Наименование документа‚ на основании которого внесена запись | Приказ (распоряжение) с указанием его номера и даты |
Запись о приеме на работу
Типовая формулировка:
Принят в ООО «Ромашка» в отдел продаж на должность менеджера по продажам с испытательным сроком 3 месяца.
Основание: приказ от № 45-лс
Ключевые моменты:
- Должность: должна соответствовать трудовому договору и приказу о приеме;
- Структурное подразделение: если работник принят в конкретный отдел‚ это указывается;
- Испытательный срок: если предусмотрен‚ упоминается в записи;
- Основание: ссылка на приказ (номер и дата).
Особые случаи:
- Совместительство: запись делается так же‚ но с пометкой «по совместительству»;
- Сезонная работа: указывается срок действия трудового договора (например‚ «на период с по «);
- Перевод: формулировка: «Принят в порядке перевода из (наименование организации) на должность (наименование)».
Запись об увольнении
Запись об увольнении — одна из самых ответственных‚ так как часто становится предметом споров в суде. Ошибки в формулировках могут привести к необходимости исправлений и даже судебным разбирательствам.
Типовые формулировки в зависимости от основания увольнения:
| Основание увольнения | Формулировка |
|---|---|
| По собственному желанию | «Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» |
| По соглашению сторон | «Уволен по соглашению сторон‚ пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» |
| По инициативе работодателя (сокращение) | «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» |
| За прогул | «Уволен за прогул‚ подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» |
| По истечении срока трудового договора | «Уволен в связи с истечением срока трудового договора‚ пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» |
| По состоянию здоровья | «Уволен в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением‚ подпункт «а» пункта 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» |
Пример записи об увольнении:
Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: приказ от № 58-к
Сроки внесения записей
Согласно действующему законодательству:
- При приеме на работу: запись должна быть внесена не позднее одной недели с даты издания приказа о приеме;
- При увольнении: запись вносится в день увольнения;
- При совместительстве: запись делается так же‚ как и при основной работе‚ но с пометкой «по совместительству».
Ошибки‚ которые чаще всего допускаются
При заполнении трудовой книжки кадровики часто допускают следующие ошибки:
- Неправильное указание дат: например‚ дата приема указывается не в формате «»‚ а «5 июня 2026 г.»;
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ: особенно часто это происходит при увольнении по собственному желанию;
- Неправильная формулировка должности: например‚ «менеджер» вместо «менеджер по продажам»;
- Отсутствие записи о структурном подразделении: если работник принят в конкретный отдел;
- Неправильный номер приказа: ошибки в указании номера или даты приказа;
- Отсутствие записи об испытательном сроке: если он был предусмотрен;
- Исправления без надлежащего оформления: все исправления должны быть заверены подписью работодателя или кадрового специалиста и печатью организации.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Рассмотрим пример заполнения раздела на основе реальной ситуации:
Принят в ООО «Цветочный рай» в бухгалтерию на должность главного бухгалтера с испытательным сроком 3 месяца.
Основание: приказ от № 15-лс
2
Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: приказ от № 32-к
3
Принят в ООО «Цветочный рай» в отдел кадров на должность специалиста по кадрам.
Основание: приказ от № 35-лс
4
Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: приказ от № 58-к
Записи о приеме и увольнении при совместительстве
При оформлении совместительства записи в трудовую книжку вносятся аналогично основной работе‚ но с обязательной пометкой «по совместительству».
Принят по совместительству в ООО «Мир книг» в отдел маркетинга на должность маркетолога.
Основание: приказ от № 22-лс
Записи о сезонной работе
При приеме на сезонную работу в записи указывается срок действия трудового договора:
Принят в ООО «Дачный сезон» на должность садовника на период с по .
Основание: приказ от № 18-лс
При увольнении в связи с окончанием сезона указывается:
Уволен в связи с истечением срока трудового договора‚ пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: приказ от № 45-к
Электронная трудовая книжка: что изменилось?
С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка‚ которая хранится в Социальном фонде. В ней отражаются:
- Личные данные работника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения);
- Сведения о приеме на работу;
- Сведения о переводе и увольнении;
- Сведения о награждениях;
- Сведения о повышении квалификации.
Если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан:
- Вести бумажную трудовую книжку;
- Вносить в нее записи о приеме‚ переводе и увольнении;
- Дублировать сведения в электронную трудовую книжку.
Чтобы избежать ошибок при заполнении трудовой книжки‚ следуйте этим рекомендациям:
- Используйте приказы: все записи должны основываться на соответствующих приказах (о приеме‚ переводе‚ увольнении);
- Сверяйтесь с трудовым договором: должность и структурное подразделение должны совпадать;
- Указывайте статьи ТК РФ: особенно при увольнении;
- Следите за сроками: запись о приеме — в течение недели‚ об увольнении, в день увольнения;
- Проверяйте записи: перед выдачей трудовой книжки работнику убедитесь‚ что все данные корректны;
- Исправляйте ошибки правильно: с зачеркиванием и заверением;
- Храните приказы: не менее 5 лет после увольнения работника;
- Обучайте кадровых специалистов: регулярно повышайте квалификацию в области трудового законодательства.
Записи в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении — это не просто формальность‚ а важный юридический документ‚ который может повлиять на будущее работника. Правильное оформление таких записей защищает интересы как работодателя‚ так и работника‚ предотвращает споры и судебные разбирательства.
Следуйте рекомендациям‚ указанным в этой статье‚ и вы сможете избежать большинства ошибок при ведении трудовых книжек. Помните‚ что трудовая книжка, это документ строгой отчетности‚ и к ее оформлению нужно относиться с максимальной ответственностью.
- Официальный сайт КонсультантПлюс, актуальные нормативные акты;
- Официальный сайт Минтруда России, разъяснения по ведению трудовых книжек;
- Роструд — государственная инспекция труда — консультации по трудовому законодательству.