Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, она является официальным источником сведений о месте работы, должности, наградах и, что особенно важно, — об основаниях расторжения трудового договора. В 2026 году в России действует двойная система ведения трудовых книжек: бумажная и электронная. Независимо от формы, правила оформления записей о расторжении трудового договора остаются едиными и строго регламентированы законом.
Что такое расторжение трудового договора в трудовой книжке?
Запись о расторжении трудового договора — это официальная фиксация факта прекращения трудовых отношений между работником и работодателем. Эта запись вносится в трудовую книжку обязательно в течение одного рабочего дня со дня увольнения (п. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Она содержит:
- дату увольнения;
- основание расторжения (в соответствии с ТК РФ);
- номер и дату приказа об увольнении;
- подпись ответственного лица и печать организации (если применяется бумажная книжка).
Неверно оформленная запись может привести к юридическим последствиям: отказу в трудоустройстве, невозможности оформить пенсию, проблемам при получении пособий по безработице.
Основания расторжения трудового договора: как правильно указывать в трудовой книжке?
Все основания расторжения трудового договора строго перечислены в статьях 77–83 ТК РФ. В трудовую книжку вносятся формулировки, соответствующие именно этим статьям. Ниже — таблица наиболее распространённых оснований и корректных формулировок для записи:
Таблица: Правильные формулировки записей о расторжении трудового договора
| Основание (статья ТК РФ) | Формулировка в трудовой книжке |
|---|---|
| Ст. 77, п. 3 | Расторгнут трудовой договор по инициативе работника (по собственному желанию) |
| Ст. 77, п. 1 | Расторгнут трудовой договор по соглашению сторон |
| Ст. 81, п. 2 | Расторгнут трудовой договор по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации |
| Ст. 81, п. 5 | Расторгнут трудовой договор по инициативе работодателя в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей |
| Ст. 83, п. 2 | Расторгнут трудовой договор в связи с истечением срока трудового договора |
| Ст. 83, п. 5 | Расторгнут трудовой договор в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого в соответствии с медицинским заключением |
| Ст. 81, п. 7 | Расторгнут трудовой договор в связи с ликвидацией организации |
| Ст. 81, п. 8 | Расторгнут трудовой договор в связи с сокращением численности или штата работников организации |
Важно! Запись должна быть точной, без сокращений и разговорных формулировок. Например, нельзя писать: «уволен по собственному желанию», нужно писать полную формулировку из ТК РФ.
Оформление записи в бумажной трудовой книжке
Если работник использует бумажную трудовую книжку, запись о расторжении вносится следующим образом:
- Указывается порядковый номер записи (по хронологии).
- Дата увольнения — в формате «число.месяц.год».
- Формулировка основания — строго по ТК РФ (см. таблицу выше).
- Указывается номер и дата приказа об увольнении (например: «На основании приказа № 15 от »).
- Ставится подпись ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя) и печать организации (если она есть).
Запись должна быть выполнена чернилами (не карандашом и не корректором), разборчиво, без помарок. При ошибке — делается исправление с указанием: «Запись № X признана недействительной», затем вносится новая корректная запись.
Электронная трудовая книжка: как оформляется расторжение?
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2026 года все новые работники, не имевшие ранее трудового стажа, получают только электронную форму. Остальные могут выбрать: бумажную или электронную.
При расторжении трудового договора работодатель обязан:
- в течение одного рабочего дня после увольнения направить в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1;
- сообщить работнику о факте увольнения через личный кабинет на портале https://es.pfrf.ru или через МФЦ;
- обеспечить доступ к электронной записи через личный кабинет работника на портале Госуслуг или СФР.
Формулировка основания расторжения в ЭТК идентична бумажной: никаких отличий в тексте нет. Разница — только в формате хранения и доступности.
Преимущества электронной трудовой книжки при увольнении:
- не теряется и не портится;
- доступна в любое время через интернет;
- не требует физического предъявления при трудоустройстве;
- снижает риски ошибок при внесении данных;
- автоматически передаётся в Пенсионный фонд при оформлении пенсии.
Особые случаи: иностранные граждане, срочные договоры, сокращения
Иностранные граждане
Иностранные работники, легально трудоустроенные в РФ, также имеют право на трудовую книжку (бумажную или электронную). Запись о расторжении оформляется по тем же правилам. Однако при увольнении по причине истечения срока разрешения на работу или патента — в запись вносится:
Расторгнут трудовой договор в связи с истечением срока действия разрешения на работу (патента)
Срочный трудовой договор
Если договор был заключён на определённый срок (например, на время отпуска основного работника), то при его окончании запись в трудовую книжку вносится по ст. 79 ТК РФ:
Расторгнут трудовой договор в связи с истечением срока трудового договора
При этом работодатель обязан предупредить работника о предстоящем увольнении не позднее чем за три дня до окончания срока (ст. 79 ТК РФ).
Сокращение штата
При сокращении работодатель обязан:
- уведомить работника за два месяца;
- предложить другие вакансии;
- выплатить выходное пособие и компенсацию за неиспользованный отпуск.
Запись в трудовую книжку: Расторгнут трудовой договор в связи с сокращением численности или штата работников организации (ст. 81, п. 2 ТК РФ).
Что делать, если запись о расторжении внесена неправильно?
Если в трудовую книжку внесена ошибка — это серьёзное нарушение. Работник имеет право:
- обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении исправлений;
- если работодатель отказывается, подать жалобу в трудовую инспекцию (Роструд);
- обратиться в суд с требованием о признании записи недействительной и внесении правильной.
При этом работодатель обязан бесплатно исправить ошибку и возместить возможный ущерб (например, задержку трудоустройства или отказ в пенсии).
В 2026 году, независимо от формы трудовой книжки, бумажной или электронной — правила оформления записи о расторжении трудового договора едины. Помните главное:
- Соблюдайте точные формулировки из ТК РФ — не допускайте сокращений и разговорных выражений.
- Срок внесения записи — 1 рабочий день после увольнения.
- Электронная трудовая книжка — это не замена, а развитие: она безопаснее, надёжнее и удобнее.
- Ошибка в трудовой книжке — это риск для работника и ответственность для работодателя.
- Всегда выдавайте работнику копию приказа об увольнении и подтверждение о внесении записи.
Правильно оформленная запись о расторжении трудового договора — это не просто формальность. Это гарантия будущего работника: его права на пенсию, пособия, трудоустройство и юридическую защиту.
Если вы — работник: проверяйте свою трудовую книжку при увольнении. Если вы, работодатель: обучайте кадровый отдел и используйте программное обеспечение для автоматического формирования записей в соответствии с ТК РФ.
Помните: точность в трудовой книжке, это уважение к человеку и его труду.