Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий место работы, должность и периоды занятости сотрудника. При оформлении записи в книжке важно знать, какие специальности (или их обозначения) допускаются к внесению. Ниже – подробный разбор того, какие сведения могут быть записаны в трудовую книжку, какие требования к их формулировке существуют и как правильно оформить каждый пункт.

Что именно считается «специальностью» в контексте трудовой книжки?

Под термином «специальность» в данном случае понимается должность, профессия или вид деятельности, которая указана в трудовом договоре и отражается в официальных документах организации. В трудовой книжке вводятся такие сведения, как:

• Наименование должности (по ТК РФ и внутренним нормативным документам организации);
• Код по ОКПД2 (если он используется в компании);
• Классификатор по системе Классификатор должностей (например, 1‑01‑01 – «Менеджер по продажам»);
• Краткое описание функций (по желанию, но часто указывается в отдельном поле);

Важно, чтобы название должности соответствовало трудовому договору и внутреннему регламенту организации. Любая расхождение может привести к ошибкам при расчёте стажа и выплатах.

Примеры корректных формулировок

1. Менеджер по продажам (B2B)
2. Системный администратор (уровень 2)
3. Инженер-конструктор (КПП 28.20.01)
4. Специалист по работе с клиентами (офисный сотрудник)

Как правильно оформлять запись о специальности?

В трудовой книжке запись делается в строгом порядке. Ниже – типовой шаблон, который используется в большинстве организаций.

Должность: Менеджер по продажам (B2B)

Код по ОКПД2: 47.91.1 – Торговля через Интернет

Дата начала работы: 

Дата окончания работы (если применимо): –

Примечание: Перевод в отдел маркетинга с 

Обратите внимание на несколько важных деталей:

• Должность пишется полностью, без сокращений, если только они официально закреплены в кадровом документе.
• Код по ОКПД2 указывается только при наличии такой классификации в компании.
• Дата начала работы – обязательный элемент записи.
• Примечание может включать перевод, изменение функции, повышение квалификации и т.п.

Специальные случаи внесения сведений о специальностях

В процессе работы возникают ситуации, требующие особого подхода к оформлению записи.

Перевод сотрудника в другую должность

При переводе в новую позицию в трудовую книжку вводятся две записи:

1. Завершение работы по старой должности (дата окончания).
2. Начало работы по новой должности (дата начала).

Пример:

Должность: Менеджер по продажам (B2B)

Дата окончания: 

Должность: Руководитель отдела маркетинга

Дата начала: 

Увольнение и последующая запись о новых местах работы

При увольнении сотрудника в книжке фиксируется только завершающая запись. Если после увольнения сотрудник возобновил работу в другой организации, эта информация в его текущей книжке не вносится – она отражается в книжке новой организации.

Сотрудники, работающие по совместительству

Если сотрудник имеет несколько должностей одновременно, в трудовой книжке вводятся отдельные записи для каждой из них, указав даты начала и окончания работы по каждой позиции.

Частые ошибки при оформлении специальностей

Чтобы избежать проблем при проверке трудовой книжки, обратите внимание на типичные недочёты:

• Сокращения без официального разрешения (например, «Менеджер» вместо полного наименования).
• Несоответствие дат – дата окончания должна быть позже даты начала.
• Отсутствие кода ОКПД2 при обязательном его использовании в компании.
• Неучёт переводов – при смене подразделения необходимо оформить две отдельные записи.
• Омиссивные подписи – запись должна быть подписана руководителем и печатью организации.

Как правильно оформить запись в электронном виде

С 2022 года многие организации переходят на электронные формы трудовой книжки. При этом оформление остаётся тем же, но оформление выглядит так:

• Поле «Должность» – выпадающий список с предзаполненными наименованиями.
• Поле «Код ОКПД2» – автоматическое заполнение по выбранной должности.
• Система проверяет корректность дат и предупреждает о конфликтах.

Электронный документ должен быть защищён от изменения (цифровая подпись, ограничение прав редактирования).

Краткое резюме

Запомните несколько ключевых правил:

1. В трудовую книжку вписываются только официально утверждённые должности и их полные наименования.
2. Указывайте точные даты начала и (при необходимости) окончания работы.
3. При наличии кода ОКПД2 – вносите его согласно внутренним стандартам компании.
4. При переводе или совмещении должностей оформляйте каждую позицию отдельно.
5. Не допускайте сокращений и ошибок в датах.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете без проблем вести трудовую деятельность, правильно рассчитывать стаж и избегать недоразумений при оформлении кадровых документов.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовой книжки или нужна консультация по конкретному случаю, рекомендуем обратиться в отдел кадров или в юридический отдел вашей организации.