Работа в образовательном учреждении часто связана с постоянным повышением квалификации, получением новых степеней или специализаций. Корректное отражение этих данных в трудовой книжке (ТК) — не просто формальность, а важнейший элемент кадрового документооборота. Некорректная запись может не быть зачтена при переходе в другую организацию или при назначении на руководящую должность. Данная статья содержит подробное практическое руководство по оформлению записей об образовании для сотрудников образовательных учреждений.
Правовая основа: что регулирует внесение записей
Основными документами, регламентирующими порядок заполнения трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67).
- Постановление Госкомстата России от № 1 — утверждает унифицированную форму Т-5 (Трудовая книжка) и инструкцию по её заполнению.
- Приказ Минтруда России от № 320н (и актуальные редакции) — утверждает формы Т-5 и Т-5а;
- Порядок заполнения формы ЕФС-1 (приказ СФР от № 2281) — для корректного отражения данных при отчетности.
Ключевой принцип: Запись об образовании вносится в раздел «Сведения о работе» (на ьном листе или вкладыше) на основании подлинного документа об образовании (диплом, свидетельство, сертификат), который сотрудник предоставляет в отдел кадров.
Когда и на основании чего вносить запись?
Запись вносится ответственным работником отдела кадров в момент, когда сотрудник предоставляет оригинал документа об образовании. Основанием служит:
- Оригинал документа об образовании (диплом о высшем/среднем специальном образовании, удостоверение о повышении квалификации, свидетельство о присвоении квалификационной категории и т.д.).
- Заявление сотрудника о внесении сведений (часто является внутренней формой организации).
Важно: Если сотрудник окончил обучение в период работы в вашем учреждении, запись об этом не является сменой работодателя. Это дополнение к уже имеющимся сведениям в разделе «Сведения о работе».
Где именно размещается запись? Структура раздела «Сведения о работе»
В современной форме Т-5 (с 2021 года) раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу со следующими графами (столбцами):
| № п/п | Период работы (обучения) | Наименование организации, должность (специальность) | Основание (приказ, распоряжение и т.д.) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Для записи об образовании заполняются все графы, кроме, возможно, графы 4 (если нет внутреннего приказа о зачислении/окончании, а документ предоставлен постфактум).
Образцы записей для образовательного учреждения
Окончание вуза/ссуза в период работы (получение диплома)
| № п/п | Период работы (обучения) | Наименование организации, должность (специальность) | Основание | Примечание |
| 5 | с по | ФГБОУ ВО «Московский педагогический государственный университет», специальность «Педагогика и психология», квалификация «Педагог-психолог» | Диплом ЛО № 123456 от | По окончании |
Пояснение: Указывается период обучения, а не работы. В графе 3 — полное наименование учебного заведения и полученная специальность/квалификация. В графе 5 часто пишут «По окончании» или «Окончание с присуждением квалификации».
Повышение квалификации (курсы)
| № п/п | Период работы (обучения) | Наименование организации, должность (специальность) | Основание | Примечание |
| 6 | с по | ГАОУ ДПО «Институт развития образования г. Москвы», программа «Актуальные вопросы ФГОС ООО» | Удостоверение № А-789012 от | Повышение квалификации, 72 часа |
Присвоение квалификационной категории (для педагогов)
Это особый случай, так как квалификационная категория присваивается не учебным заведением, а аттестационной комиссией (часто на базе того же образовательного учреждения или вышестоящего органа управления).
| № п/п | Период работы (обучения) | Наименование организации, должность (специальность) | Основание | Примечание |
| 7 | с по | Присвоена квалификационная категория «Первая» по должности «Учитель истории и обществознания» | Протокол аттестационной комиссии № 45 от | Срок действия категории — 5 лет |
Обратите внимание: В графе 3 указывается не учебное заведение, а факт присвоения категории и должность, к которой она применима.
Техника оформления: печать и подпись
Каждая запись в трудовой книжке должна быть заверена:
- Печатью организации (обычно штамп отдела кадров с наименованием образовательного учреждения).
- Подписью ответственного работника отдела кадров (начальник ОК, ведущий специалист).
- Расшифровкой подписи (ФИО полностью).
Можно ли ставить печать отдела кадров, а не организации?
Нет. По форме Т-5 требуется печать организации (с ее полным наименованием). Если у образовательного учреждения есть отдельный штамп «Отдел кадров», его можно использовать совместно с основной печатью учреждения. Самостоятельная печать «ОК» без основной печати организации является нарушением.
Особенности для образовательных учреждений: что учесть?
- Совмещение учебы и работы: Если сотрудник учится очно, но продолжает работать (например, в аспирантуре), период обучения указывается как отдельная запись, а работа в вашем учреждении, как продолжение предыдущей записи о приеме на работу.
- Вкладыши: Если в трудовой книжке нет свободных страниц, сведения об образовании вносятся во вкладыш (форма Т-5а). Вкладыш прикрепляется к книжке и нумеруется как ее часть.
- Педагогические категории: Срок действия категории (обычно 5 лет) не отражается в самой записи отдельно. Он фиксируется в приказе об аттестации. В ТК указывается только факт присвоения и срок действия (см. образец выше).
- ЕФС-1: При заполнении сведений о трудовой деятельности (раздел «Сведения о трудовой деятельности») в отчете ЕФС-1 данные об образовании из ТК должны быть отражены корректно, особенно для расчета стажа и льгот.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неточное наименование учебного заведения. Указывайте полное официальное название, как в лицензии и дипломе.
- Не указана полученная специальность/квалификация. Это главная цель записи. Без этого сведения теряют смысл.
- Отсутствие даты окончания или указание только года. Указывайте полную дату (день, месяц, год) из документа.
- Неправильное заверение (нет печати или подписи). Запись без реквизитов не имеет юридической силы.
- Внесение записи в раздел «Сведения о работе» о приеме/увольнении. Образование — это отдельная запись в той же таблице, но не смена работодателя.
- Использование карандаша. Все записи вносятся только чернилами (синего или черного цвета), разборчиво, без исправлений и помарок.
Пошаговая инструкция для кадровика
- Получите от сотрудника оригинал документа об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство). Проверьте его подлинность и актуальность.
- Определите порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе» (следующий после последней).
- Заполните графы таблицы:
- Графа 1: Порядковый номер.
- Графа 2: Даты начала и окончания обучения (если период не указан в документе, уточните у сотрудника или в учебном заведении).
- Графа 3: Полное наименование образовательной организации и результат (специальность, квалификация, программа).
- Графа 4: Номер и дата документа об образовании (например, «Диплом № 112233 от »).
- Графа 5: Примечание (например, «Высшее образование», «Повышение квалификации», «Квалификационная категория»).
- Поставьте печать организации в поле после графы 5 (или в отведенном месте на форме).
- Подпишитесь и укажите свою должность (расшифровка подписи часто ставится рядом или внизу страницы).
- Сообщите сотруднику о внесении записи и покажите страницу для ознакомления. В графе «Ознакомлен» на ьном листе (если она есть) или в отдельном акте поставьте дату и подпись сотрудника.
Правильное оформление записей об образовании в трудовой книжке сотрудника образовательного учреждения — это прямое отражение professionalism отдела кадров. Следуя образцам, законодательным требованиям и инструкциям, вы обеспечиваете юридическую чистку кадровых документов и защищаете как интересы работника, так и самого учреждения. Всегда работайте на основании подлинных документов и не забывайте про обязательное заверение каждой записи.