Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Правильное оформление записей в ней является строгой обязанностью работодателя. Любая ошибка или неточность в формулировках может привести к серьезным проблемам как для сотрудника (например‚ при оформлении пенсии)‚ так и для самой организации (в виде штрафов и судебных исков). В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку по актуальным правилам 2026 года.

Основные правила внесения записей

При заполнении трудовой книжки кадровику или работодателю необходимо строго соблюдать законодательные нормы. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (с учетом актуальных изменений от и )‚ запись об увольнении должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью‚ часть статьи‚ пункт статьи.

Основные требования к заполнению:

• Никаких сокращений: слова вроде «п.»‚ «ч.»‚ «ТК РФ»‚ «РФ» недопустимы. Все названия и формулировки пишутся полностью (например‚ не «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»‚ а «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• Точное соответствие закону: формулировка причины увольнения должна слово в слово совпадать с формулировкой из Трудового кодекса.
• Соблюдение Порядка: оформление ведется согласно Порядку‚ утвержденному приказом Минтруда России от № 320н.

Пошаговое заполнение граф при увольнении

Согласно пункту 5.1 Порядка ведения трудовых книжек‚ в разделе «Сведения о работе» при увольнении заполняются следующие графы:

1. Графа 1: ставится порядковый номер записи (например‚ 11‚ 12 и т.д.).
2. Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3: делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) с обязательной ссылкой на норму закона.
4. Графа 4: указывается наименование документа‚ на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя)‚ его дата и номер.

Увольнение по собственному желанию

Самый частый повод для расторжения трудового договора — это инициатива самого работника. Стандартная формулировка в графе 3 должна звучать так:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Важные нюансы: указание причины

Иногда работник увольняется по своей инициативе‚ но по причине‚ которая предоставляет ему определенные льготы или преимущества (например‚ выход на пенсию‚ переезд мужа-военнослужащего‚ необходимость ухода за ребенком до 14 лет и т.д.).

Если работник указал такую причину в заявлении на увольнение‚ закон требует обязательно включить ее в запись в трудовой книжке. В этом случае формулировка будет расширенной:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Это крайне важно для сотрудника‚ так как такая запись позволит ему воспользоваться положенными привилегиями (например‚ уволиться без отработки двух недель или получать определенные надбавки в будущем).

Увольнение в порядке перевода

Если сотрудник переходит в другую организацию по своей инициативе или с его согласия‚ запись также должна быть максимально точной. Формулировка выглядит следующим образом:

«Уволен в порядке перевода в (наименование организации) с согласия сотрудника‚ пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Нужна ли печать при увольнении?

Вопрос о проставлении печати до сих пор вызывает много споров. Согласно нормам права (в частности‚ Приказу Минтруда России от № 589н)‚ проставление печати на первой странице трудовой книжки‚ вкладыше в нее‚ а также в записях об увольнении осуществляется при наличии печати у работодателя.

Это означает следующее:

• Если организация использует печать (имеет ее по уставу)‚ печать обязательно ставится после записи об увольнении.
• Если организация официально отказалась от использования печати (это право предоставлено законом)‚ то оставлять место для печати пустым не нужно — она просто не ставится‚ и это не является ошибкой.

Выдача трудовой книжки

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ заверяются подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью (при ее наличии).

Сам документ должен быть выдан сотруднику в день увольнения (в последний рабочий день). В этот же день работнику должны быть выданы или направлены иные документы‚ связанные с работой‚ а также произведен окончательный расчет.

Что делать‚ если допущена ошибка?

Если в записи об увольнении допущена ошибка (например‚ неверная формулировка или ссылка не на ту статью ТК РФ)‚ исправлять ее нужно по месту работы‚ где эта запись была внесена‚ либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя‚ допустившего ошибку.

Исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ после чего в этой же графе вносится правильная формулировка причины увольнения.
4. В графе 4 повторяются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя.

Внимание: зачеркивать‚ замазывать корректором или стирать неверные записи в трудовой книжке категорически запрещено!

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку — ответственная процедура‚ требующая строгого соблюдения Трудового кодекса РФ и нормативных актов Минтруда. Главное правило: писать без сокращений‚ использовать точные формулировки из закона и не забывать про льготные причины увольнения‚ если они указаны работником. В 2026 году эти правила остаются неизменными‚ и их соблюдение гарантирует отсутствие претензий как со стороны трудовой инспекции‚ так и со стороны самого работника.