Дата актуализации информации: 10:23:47 ().

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для руководителей организаций (директора, генерального директора, президента и т.п.) её заполнение имеет ряд нюансов, связанных с особенностями их статуса как одновременно сотрудника и единоличного исполнительного органа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 68, 70).
• Федеральный закон от № 14‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 40).
• Федеральный закон от № 208‑ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 69).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».

Как правильно формулировать запись о приёме на работу руководителя

При приёме на работу руководителя организации запись в трудовой книжке делается в общем порядке, но с учётом специфики должности. В графе 2 указывается дата приёма на работу, в графе 3 – наименование организации и её структурное подразделение (если есть), а в графе 4 – должность и основание назначения.

Варианты формулировок основания

1. Избран – используется, когда решение принимается общим собранием участников (акционеров) или уполномоченным органом (например, собранием учредителей ООО).
2. Назначен – типично для назначения решением единоличного исполнительного органа (например, директором по решению совета директоров).
3. Утвержден – применяется, когда требуется дополнительное утверждение высшего органа управления (например, утверждение кандидатуры советом директоров).
4. Принят –neutralный термин, допустимый в случаях, когда законодательство или внутренние документы организации не уточняют форму принятия решения.

Спор о том, какой термин «лучше», является излишним: в разных нормативных актах и внутренних документах используется разная формулировка, и все они считаются корректными при условии, что они соответствуют фактическому основанию назначения.

Пример записи о приёме на работу генерального директора

2 
3 ООО «Ромашка», отдел управления
4 Генеральный директор – избран на основании протокола общего собрания участников № 12 от 

Оформление записи о многократном продлении полномочий директора

Если полномочия руководителя продлеваются (например, по решению собрания участников), каждая продлённая фиксируется отдельной записью. Важно:

• В графе 2 указывается дата начала нового срока.
• В графе 4 пишется формулировка типа: «Полномочия генерального директора продлены на срок 3 года на основании протокола общего собрания участников № 18 от ».
• Каждая запись заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек и печатью организации.

Запись об увольнении руководителя

Процедура увольнения директора аналогична увольнению обычного сотрудника, но есть свои особенности:

1. Основанием для увольнения может служить решение собрания участников, истечение срока контракта, согласие сторон или иные основания, предусмотренные ТК РФ и уставом организации.
2. Запись вносит ответственный за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров) и заверяет её своей подписью и печатью организации.
3. В графе 2 указывается дата увольнения (день, следующий за последним рабочим днём).
4. В графе 3 – наименование организации.
5. В графе 4 – формулировка увольнения, например: «Уволен по собственному желанию» или «Уволен в связи с истечением срока контракта», с указанием основания (протокол собрания № … от …).

Пример записи об увольнении генерального директора

2 
3 ООО «Ромашка», отдел управления
4 Уволен по собственному желанию на основании заявления генерального директора от и протокола общего собрания участников № 22 от 

Кто делает запись и как она заверяется

Согласно Постановлению № 225, запись в трудовой книжке делает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик, специалист отдела кадров). Заверяется запись:

• Подписью ответственного лица с расшифровкой (ФИО, должность).
• Печатью организации (если она имеется).
• В некоторых случаях – подписью самого руководителя (например, при визировании документов до официального прекращения его деятельности).

Электронная трудовая книжка (СТД‑Р)

Для руководителей, как и для других сотрудников, работодатель может выдавать форму СТД‑Р (копия электронной трудовой книжки) в двух случаях:

1. При приёме на работу (первичная выдача).
2. При увольнении (final‑выдача).

В электронной форме содержатся те же данные, что и в бумажной книжке, включая все записи о назначениях, продлениях полномочий и увольнении.

Практические рекомендации для кадровой службы

• Всегда проверяйте соответствие формулировки основания назначения документу (протокол, решение, контракт).
• При многократном продлении полномочий ведите хронологический журнал, чтобы избежать пропусков в трудовой книжке.
• Убедитесь, что запись об увольнении содержит точную дату и ссылку на документ‑основание; это упростит будущие проверки трудовой инспекции.
• При работе с электронными трудовыми книжками используйте утверждённые формы СТД‑Р и проверяйте их корректность перед выдачей сотруднику.
• Обучайте сотрудников отдела кадров различиям между терминами «избран», «назначен», «утвержден» и «принят», чтобы избежать споров при оформлении документов.

Оформление записей о руководителе в трудовой книжке требует внимательного подхода к нормативным требованиям и внутренним документам организации. Правильное использование терминов, точное указание дат и ссылок на основания, а также соблюдение порядка заверения записей обеспечивают юридическую чистоту трудовой книжки и защищают интересы как работника, так и работодателя.