Декретный отпуск (отпуск по уходу за ребенком) – один из важнейших видов отпусков, предоставляемых сотрудникам в России. Правильное оформление записей в трудовой книжке гарантирует сохранение трудового стажа, а также соблюдение правовых норм. В этой статье мы разберём, какие записи необходимо вносить, какие образцы можно использовать, и как правильно оформить документы при замещении сотрудника в декретном отпуске.
Законодательная база
Вопросы оформления декретного отпуска регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (статьи 98–104);
- Федеральным законом «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (статья 14);
- Постановлениями Минтруда РФ о порядке записи в трудовую книжку.
Согласно статье 98 ТК РФ, работодатель обязан вносить запись о приёме на работу временно, а также о переводе на период декретного отпуска. При замещении сотрудника в декретном отпуске запись о приёме временного работника также обязательна.
Обязательства работодателя
Работодатель должен:
- Внести запись о приёме на работу временно (если сотрудник заменяется);
- Внести запись о переводе сотрудника на период декретного отпуска;
- Внести запись о замещении сотрудника в декретном отпуске (если применимо);
- Подписать и поставить печать (если применимо) на всех документах.
Отказ от внесения записи в трудовую книжку является нарушением закона и может повлечь за собой штрафы.
Запись о приёме на работу временно
Если сотрудник заменяется на временного работника, запись выглядит так:
Перевод на период декретного отпуска
Время: ____/____/____
Срок: ____ дней
Временный работник: ФИО, должность, Номер договора
Подпись работодателя: ____________________
Печать: ____________________
Запись о переводе на период декретного отпуска
Для сотрудника, находящегося в декретном отпуске, запись в трудовой книжке выглядит следующим образом:
Перевод на период декретного отпуска
Срок: ____ дней (или до ____/____/____)
Причина: Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет
Подпись работодателя: ____________________
Печать: ____________________
Запись о замещении сотрудника в декретном отпуске
Если сотрудник заменяется на временного работника, запись о замещении выглядит так:
Перевод на период декретного отпуска (замещение)
Срок: ____ дней
Временный работник: ФИО, должность, Номер договора
Подпись работодателя: ____________________
Печать: ____________________
Образцы записей
- Образец записи о приёме на работу временно на период декретного отпуска (2026 год).
- Образец записи о переводе на период декретного отпуска (2025–2024–2023 годы).
- Образец записи о замещении сотрудника в декретном отпуске (2026 год).
- Образец записи о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (SPOK.BY).
Как оформить заявление на декретный отпуск
Для получения декретного отпуска сотрудник должен подать заявление в отдел кадров. Пример заявления (2026 год):
Заявление на декретный отпуск
Я, ФИО, прошу предоставить мне декретный отпуск по уходу за ребенком до 3 лет с ____/____/____ по ____/____/____.
Подпись: ____________________
Особенности записи при длительном декрете (до 3 лет)
Если сотрудник находится в декретном отпуске более 3 лет, факт нахождения в отпуске фиксируется в личной карточке Т‑2, раздел «Отпуск» или в другом специально разработанном разделе. В трудовой книжке сохраняется запись о переводе на период декретного отпуска.
Запись в Т‑2 карточке
В Т‑2 карточке сотрудника указывается:
- Дата начала отпуска;
- Дата окончания отпуска;
- Срок отпуска (в днях);
- Причина отпуска (отпуск по уходу за ребенком);
- Подпись работодателя.
Часто задаваемые вопросы
- Обязан ли работодатель внести запись в трудовую книжку при замещении сотрудника в декретном отпуске?
Да, это обязанность работодателя. Запись о приёме временного работника обязательна. - Можно ли не вносить запись об отпуске по беременности и родам?
Нет. По закону запись обязательна, хотя период отпуска входит в трудовой стаж. - Как оформить запись, если сотрудник находится в декретном отпуске более 3 лет?
Запись сохраняется в трудовой книжке, а фактический период фиксируется в Т‑2 карточке.
Правильное оформление записей в трудовой книжке и Т‑2 карточке – залог соблюдения трудовых прав сотрудника и юридической чистоты компании. Не забывайте:
- Вносить запись о приёме временно, если сотрудник заменяется;
- Вносить запись о переводе на период декретного отпуска;
- Подписывать и печатать все документы;
- Фиксировать длительные периоды декрета в Т‑2 карточке.
Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов с сотрудниками и проблем с контролирующими органами.