Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․ В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) запись о приёме на работу, переводе, увольнении и других событиях должна быть внесена в трудовую книжку в течение 5 календарных дней с момента события․ В этой статье мы разберём, как правильно оформить запись о работе, заключённой по трудовому договору, а также рассмотрим особенности ведения трудовой книжки при различных видах договоров․
Правовые основания
- Трудовой кодекс РФ – статья 66 (Трудовая книжка)
- Трудовой кодекс РФ – статья 65 (Документы, предъявляемые при заключении трудового договора)
- Трудовой кодекс РФ – статья 57 (Приём на работу)
- Трудовой кодекс РФ – статья 59 (Перевод на другую постоянную работу)
- Трудовой кодекс РФ – статья 63 (Увольнение)
- Постановление Правительства РФ от N 858 (Требования к оформлению трудовой книжки)
Что нужно для записи о работе по договору?
Перед тем как внести запись, работодатель должен собрать следующие документы:
- Трудовой договор (подписанный обеими сторонами)
- Приказ (распоряжение) о приёме на работу, если он оформлен отдельно от договора
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (если договор заключён впервые)
- Трудовая книжка работника (если он уже имеет её)
- Сведения о квалификационной категории, разряде, классе (если применимо)
- Должностная инструкция (если она оформлена отдельно)
Как выглядит запись в трудовой книжке?
Запись должна быть точной и полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения) о приёме․ Важно не использовать формулировки «срочный договор» в записи, если договор действительно бессрочный․ Пример правильной записи:
Принят на должность секретаря-референта в ООО «Ромашка» на постоянной основе с г․ по г․
Если договор действительно срочный, запись должна выглядеть так:
Принят на должность бухгалтера в ООО «Свет» на срок с г․ по г․
Ключевые элементы записи
- Должность – точное название должности, указанное в договоре и должностной инструкции․
- Организация – название работодателя, в котором работник будет работать․
- Характер договора – «на постоянной основе» или «на срок с … по …»․
- Дата начала и окончания работы – дата фактического допуска к работе и дата окончания договора․
- Квалификационная категория/разряд/класс – если применимо․
Специфика записи при различных видах договоров
Трудовой договор (постоянный и срочный)
Для обоих видов договора запись в трудовой книжке обязательна․ При заключении срочного договора в записи указывают срок действия․ При расторжении договора запись о прекращении работы также обязана быть внесена в течение 5 дней․
Гражданско-правовой договор (ГПД) / договор подряда
Трудовая книжка не является обязательной для работы по ГПД, но работодатель может внести запись, если это согласовано с работником․ В таком случае запись выглядит как «Выполнение работ по гражданско-правовому договору» и не содержит даты окончания, если договор бессрочный․
Совместительство
При приёме на работу в режиме совместительства работник обязан предъявить трудовую книжку․ Запись в трудовой книжке будет выглядеть как «Принят на должность … в … на совместительстве с г․ по г․»․ При расторжении совместительства запись о прекращении работы также должна быть внесена․
Договор ГПХ (гражданско-правовой договор о выполнении работ)
В случае, если работник заключает договор ГПХ, но при этом в трудовой книжке фиксируется факт работы, запись будет содержать дату фактического допуска к работе․ Однако, в большинстве случаев, при работе по ГПХ запись в трудовой книжке не требуется․
Пошаговый процесс внесения записи
- Подготовка документов – соберите договор, приказ, паспорт, трудовую книжку и другие необходимые документы․
- Проверка формулировки – убедитесь, что запись точно соответствует приказу/распоряжению․
- Заполнение страницы трудовой книжки – используйте чернила, подходящие для официальных записей (обычно черный или темно-синий)․
- Проверка сроков – внесите запись в течение 5 календарных дней с момента события․
- Сохранение копий – сделайте копию страницы для внутреннего учета (если это предусмотрено внутренними процедурами)․
- Сдача копии работнику – работник получает копию записи, подтверждающую его стаж․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести запись о работе по гражданско-правовому договору? – Да, но это не является обязательным․ Если работник согласен, запись может быть внесена как «Выполнение работ по ГПД»․
- Нужно ли вносить запись о работе по договору ГПХ? – Обычно нет, если работа не носит постоянного характера․ Однако, если работодатель хочет подтвердить факт работы, запись может быть внесена․
- Что делать, если договор был заключён впервые и работник не имеет трудовой книжки? – В таком случае работник получает новую трудовую книжку, а запись о приёме в неё вносится сразу же․
- Как оформить запись при переводе на другую должность в той же организации? – В трудовой книжке вносится новая запись о приёме на новую должность, а в предыдущей странице ставится отметка «Перевод на другую должность» с датой․
- Что делать при увольнении по собственному желанию? – Внесите запись о прекращении работы в течение 5 дней․ Запись должна содержать дату увольнения и причину (если это требуется приказом)․
Практический пример
Допустим, Иванов Иван Иванович подписал трудовой договор с ООО «Технопарк» на должность «инженер по проектированию» с г․ по г․ (срочный договор)․ Как будет выглядеть запись?
Принят на должность инженера по проектированию в ООО «Технопарк» на срок с г․ по г․
После окончания договора в г․ запись о прекращении работы выглядит так:
Прекращено трудовое сотрудничество с ООО «Технопарк» по истечении срока договора с г․
- Всегда проверяйте, что запись в трудовой книжке полностью соответствует приказу (распоряжению) и договору․
- Внесение записи должно происходить в течение 5 дней с момента события․
- При работе по ГПД или ГПХ запись в трудовой книжке не обязательна, но может быть внесена по согласованию․
- При переводе на другую должность в той же организации в трудовой книжке вносится новая запись, а в старой ставится отметка о переводе․
- Соблюдайте требования к чернилам и формату записи, чтобы избежать недопонимания и возможных штрафов․
Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно вести трудовую книжку и избежать ошибок, которые могут повлиять на права и льготы сотрудника в будущем․