Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения между работником и работодателем. В ней фиксируются все основные события: приём на работу, перевод, увольнение, смена фамилии, переход на экономический трудовой договор и т.д. Ниже приведены подробные примеры записей о приёме на работу, а также рекомендации по их правильному оформлению в соответствии с действующим законодательством (Трудовым кодексом РФ, приказом Минтруда № 320н и последующими поправками).

Общие требования к записи о приёме на работу

• Запись должна содержать дата приёма (число, месяц, год).
• Указывается место работы – название организации и, при необходимости, структурное подразделение.
• В графе 3 фиксируется должность (специальность, профессия, квалификация).
• В графе 4 указываются реквизиты приказа о приёме на работу (номер, дата, подпись руководителя). При отсутствии приказа – указывается номер и дата трудового договора.
• Если приём осуществляется в рамках временного трудового договора (по совместительству, вахтовый метод, временный работник), запись в трудовой книжке вносится только при приёме на постоянную работу. Временные договоры фиксируются в отдельном приложении к трудовой книжке.
• При переводе сотрудника в новую должность в пределах одной организации запись начинается со слова «Переведён» и указывается новое подразделение и должность.

Пример записи о приёме на работу (бумажная трудовая книжка)

Допустим, работник Иванов Иван Иванович был принят на работу в ООО «Ромашка» в должности специалиста по кадрам 22 марта 2024 года по приказу № 154 от . В трудовой книжке запись будет выглядеть так:

– Принят в отдел кадров на должность специалиста по кадрам ;
ООО «Ромашка»;
Специалист по кадрам;
Приказ № 154 от .

В штампе на странице трудовой книжки указывается название организации и дата приёма.

Пример записи о приёме без приказа (только договор)

Согласно информации от 22 ноября 2021 года, приём на работу без издания приказа возможен. В таком случае в графе 4 указываются реквизиты трудового договора:

– Принят на должность бухгалтер ;
ЗАО «Северный ветер»;
Бухгалтер;
Трудовой договор № 12 от .

Перевод сотрудника в новое подразделение

При переводе в новое подразделение запись начинается со слова «Переведён» и содержит новую должность и подразделение:

– Переведён в отдел продаж на должность менеджера по продажам ;
ООО «ТехноМаркет»;
Менеджер по продажам;
Приказ № 78 от .

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Начиная с 2026 года, трудовые книжки могут вести как в бумажном, так и в электронном виде. При приёме на работу в электронную трудовую книжку запись оформляется аналогично бумажной, но в системе «Кадры» автоматически генерируется электронный штамп с названием организации и датой приёма. Пример:

• – Принят в отдел маркетинга на должность специалиста по маркетингу ;
• АО «ГлобалТех»;
• Специалист по маркетингу;
• Приказ № 200 от .

Приём на работу по совместительству

Приём на работу по совместительству требует оформления отдельного заявления и предоставления отчёта ЕФС‑1. Запись в трудовой книжке выглядит так:

– Принят на работу по совместительству в должность аналитика ;
ООО «ИнфоСервис»;
Аналитик;
Приказ № 310 от .

Важно: в трудовой книжке фиксируется только факт приёма, а не конкретный объём рабочего времени.

Частые ошибки при заполнении записей и как их избежать

1. Неправильное указание даты – всегда пишем полную дату (число, месяц, год).
2. Указание неверного реквизита приказа – проверяем номер и дату приказа в приказе Минтруда.
3. Запись «Переведён» без указания новой должности – обязательно фиксируем новую должность и подразделение.
4. Указание «Постоянно» при приёме на временную работу – в трудовой книжке фиксируем только приём на постоянную работу.
5. Отсутствие штампа – в бумажной книжке обязательно ставим штамп с названием организации и датой приёма.

Где можно скачать актуальные образцы записей

Сайт «Актион Кадры и HR» предоставляет готовые образцы записей для 2026 года. Вы можете скачать:

• Образец записи о приёме на работу;
• Образец записи о переводе;
• Образец записи о смене фамилии;
• Образец записи о переходе на экономический трудовой договор.

Скачайте их и сравните с вашими записями, чтобы избежать нарушений.

Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог юридической чистоты трудовых отношений. Следуйте следующим рекомендациям:

• Всегда проверяйте актуальные требования Трудового кодекса и приказа Минтруда.
• Используйте только официальные реквизиты приказов и договоров.
• При переводе обязательно указывайте новое подразделение и должность.
• Для электронных трудовых книжек пользуйтесь системами «Кадры» или «Saby» – они автоматически генерируют корректные записи.
• Периодически сверяйте записи в трудовой книжке с внутренними документами компании (приказы, договоры, заявления).

Следуя этим правилам, вы гарантируете, что трудовая книжка будет соответствовать требованиям закона, а ваши сотрудники будут иметь надёжный документ, подтверждающий их трудовой стаж и квалификацию.