Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Оформление записей в ней у руководителей (директоров, генеральных директоров, исполняющих обязанности) имеет свои особенности, которые регулируются Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. В статье подробно рассматриваются:

• когда запись обязательна;
• какие нормативные документы регламентируют процесс;
• пошаговая инструкция по заполнению;
• образцы записей для разных ситуаций;
• особенности оформления для учредителей, исполняющих обязанности и при многократных продлениях полномочий.

Правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие ведение трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 и 67 определяют порядок ведения и оформления записей.
2. Приказ Минтруда России от № 381н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки».
3. Приказы и положения конкретных организаций (приказ о назначении директора, протокол общего собрания участников и т.п.).

Согласно ТК РФ, запись в трудовой книжке делается всегда, когда работник принимается на работу, переводится, получает повышение, увольняется и т.д., независимо от занимаемой должности. Поэтому и директор учреждения подлежит тем же правилам, что и любой другой наёмный сотрудник.

Кто обязан вести запись?

Пошаговая инструкция по заполнению записи

Шаг 1. Подготовка документов

• Приказ о назначении директора (или протокол общего собрания участников, решение учредителей).
• Трудовой договор (если он заключён).
• Трудовая книжка директора (бумажная или электронная).
• Штамп организации и подпись ответственного лица (обычно главный бухгалтер или кадровик).

Шаг 2. Определение строки записи

В трудовой книжке есть 4‑я графа:

1. Дата приема (или назначения) на работу;
2. Наименование организации (полное официальное название);
3. Должность (полное название, например, «Директор учреждения»);
4. Основание для приёма (указывается документ, на основании которого происходит назначение).

Шаг 3. Заполнение полей

Пример заполнения при приёме директора в ООО «Ромашка»:

Дата приёма: 
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Должность: Директор
Основание: Приказ № 12 от «О назначении Иванова И.И. на должность директора ООО «Ромашка»; протокол общего собрания участников от .

Шаг 4. Подпись и печать

• Запись подписывает лицо, уполномоченное на подписание приказов (директор, главный бухгалтер).
• Наносят печать организации (если она используется).

Шаг 5. Внесение записи в электронную трудовую книжку (если используется)

Процедура аналогична бумажной, но запись делается через специализированную информационную систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). Требуется:

• Электронный документ‑основание в формате PDF.
• Электронная подпись уполномоченного лица.
• Согласование с ФГИС «Трудовая книжка».

Образцы записей для типовых ситуаций

4.1 Приём на работу (назначение) директора

Пример 1 (генеральный директор ООО)

Дата приёма: 
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноИнвест»
Должность: Генеральный директор
Основание: Приказ № 5 от «О назначении Петрова А.С. на должность генерального директора ООО «ТехноИнвест»; протокол общего собрания участников от .

4.2 Увольнение директора

Пример 2

Дата увольнения: 
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноИнвест»
Должность: Генеральный директор
Основание: Приказ № 18 от «Об увольнении Петрова А.С. с должности генерального директора ООО «ТехноИнвест».

4.3 Перевод директора в другое подразделение (внутри одной организации)

Дата перевода: 
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноИнвест»
Должность: Директор филиала «Северный»
Основание: Приказ № 22 от «О переводе Петрова А.С. на должность директора филиала «Северный» ООО «ТехноИнвест».

4.4 Многократное продление полномочий (без увольнения)

Если полномочия продлеваются решением учредителей без изменения статуса, запись в книжку не делается. При необходимости фиксировать продление, это делается в личном деле, а не в трудовой книжке.

4.5 Исполняющий обязанности директора (ИО)

Запись в трудовой книжке не делается, так как ИО не считается постоянным руководителем. Оформление ИО фиксируется в приказе организации и в личном деле сотрудника.

Особенности оформления для разных типов учреждений

5.1 Государственное или муниципальное учреждение

Основанием может быть приказ министерства, решение администрации или приказ руководителя учреждения. Формат записи тот же, но в графе «Основание» указывается, например, «Приказ Минобрнауки РФ № 123 от ».

5.2 Учреждение, где директор‑учредитель является одновременно собственником

В этом случае в качестве основания часто используют протокол общего собрания участников или решение учредителей. Пример:

Дата приёма: 
Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
Должность: Директор
Основание: Протокол общего собрания участников от № 3 «О назначении Сидорова В.В. на должность директора ООО «Альфа».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Нужно ли вносить запись, если директор является учредителем и не получает зарплату?

Да. Трудовая книжка фиксирует факт трудовых отношений, а не размер вознаграждения. Если директор заключил трудовой договор, запись обязательна.

6.2 Можно ли сам директор подписать свою запись?

Теоретически возможно, если он является уполномоченным лицом (например, в небольших ООО без отдельного бухгалтера). Однако рекомендуется, чтобы запись подписывал другой уполномоченный сотрудник (главный бухгалтер, HR‑менеджер) во избежание конфликта интересов.

6.3 Как оформить запись, если директор был назначен на испытательный срок?

Запись делаеться в обычном порядке, в графе «Основание» указывается «Приказ № … о назначении на должность директора с испытательным сроком до …». По окончании испытательного срока отдельная запись не требуется.

6.4 Нужно ли вносить запись при переводе директора в другой штат (например, из ООО в АО)?

Да. Перевод считается новым приёмом на работу в другую юридическую структуру, поэтому в трудовую книжку вносятся новые данные о дате приёма, названии организации и должности.

6;5 Как оформить запись в электронную трудовую книжку?

Процедура аналогична бумажной, но выполняется через портал Госуслуги или специализированную систему «Электронная трудовая книжка». Требуется загрузить скан‑копию приказа и подписать запись электронной подписью уполномоченного лица.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной без подписи уполномоченного лица и печати организации.
• Неправильный формат даты. В трудовой книжке используется формат ДД.MM.ГГГГ.
• Указание неверного основания. Нужно точно указать номер и дату приказа, протокола или решения.
• Запись в графе «Основание» только «приказ», без указания номера и даты. Это приводит к невозможности проверить документ.
• Отсутствие записи об увольнении. При увольнении запись обязательна; её отсутствие может вызвать проблемы при последующем трудоустройстве.

Запись в трудовой книжке директора учреждения – процесс, который выглядит простым, но требует строгого соблюдения нормативных требований. Независимо от того, является ли директор учредителем, исполняет ли он обязанности временно или продлевает полномочия, в трудовую книжку вносятся только те события, которые предусмотрены Трудовым кодексом: приём на работу (назначение), перевод, повышение, увольнение.

Соблюдая пошаговую инструкцию, используя корректные образцы и проверяя наличие подписи и печати, вы гарантируете юридическую чистоту кадровых документов и избежите проблем при проверках со стороны контролирующих органов.

Дата актуализации статьи: . Информация взята из открытых источников сети Интернет, включая официальные ответы экспертов по кадрам и образцы записей в трудовых книжках.