Трудовая книжка, главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. В 2026 году правила ведения этого документа претерпели значительные изменения в связи с массовым переходом на электронный формат. Для работодателей и сотрудников в Уфе‚ как и по всей России‚ актуальными остаются вопросы правильного внесения записей‚ исправления ошибок и совмещения бумажного и электронного вариантов. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить запись в трудовой книжке с учетом актуальных требований законодательства.
Электронная и бумажная трудовая: как вести в 2026 году
С 2025–2026 годов система ведения трудовых книжек стала комбинированной. Если сотрудник ранее не подал заявление о сохранении бумажной трудовой‚ для него теперь ведется только электронный вариант (ЭТК).
- Для новых сотрудников: Те‚ кто впервые устраивается на работу в 2025 году и позже‚ не могут выбирать между бумажной и электронной трудовой книжкой — для них автоматически заводится ЭТК.
- Для «старых» сотрудников: Если работник сохранил право на бумажную трудовую‚ работодателю в Уфе предстоит вести оба документа: вручную вносить записи в бумажный бланк и одновременно передавать данные в Социальный фонд России (СФР) в электронном формате.
Как выглядит ЭТК для работодателя и работника
Для работодателя электронная трудовая книжка, это своевременная сдача отчета по форме ЕФС-1. Именно через эту форму данные о приеме‚ переводе или увольнении попадают в базу СФР.
Для самого работника ЭТК представлена в виде выписок:
- Форма СТД-Р — выдается текущим работодателем при увольнении или по запросу сотрудника.
- Форма СТД-СФР, выписка‚ которую работник может получить самостоятельно в Социальном фонде или через портал Госуслуг.
Как получить выписку через Госуслуги: необходимо зайти в раздел «Услуги»‚ выбрать категорию «Работа и занятость»‚ затем — «Трудовое право»‚ найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку».
Правила внесения записей в бумажную трудовую книжку
Несмотря на цифровизацию‚ бумажные трудовые книжки все еще существуют‚ и их заполнение строго регламентировано Приказом Минтруда России № 320н. Нарушение правил грозит работодателю штрафами‚ а работнику — проблемами с подтверждением стажа.
Оформление приема на работу
Принимая на работу сотрудника с бумажной трудовой‚ работодатель обязан внести запись о трудоустройстве в раздел «Сведения о работе». Запись должна содержать:
- Порядковый номер записи;
- Дату приема;
- Наименование организации‚ структурного подразделения‚ должность и профессию;
- Реквизиты приказа о приеме на работу.
Запись о переходе на электронную трудовую книжку
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой‚ работодатель обязан внести в нее специальную запись. Минтруд рекомендует следующую формулировку:
«Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде» (или аналогичную‚ согласно актуальным рекомендациям). Эту запись необходимо заверить подписью работодателя и печатью (при наличии). После этого бумажная книжка выдается на руки работнику.
Что делать‚ если место в трудовой закончилось?
Если трудовая книжка была заведена до года‚ и в разделе «Сведения о работе» закончились свободные строки‚ оформлять новую трудовую книжку нельзя. В этом случае необходимо оформить вкладыш в эту же трудовую книжку. Записи во вкладыш вносятся по тем же правилам‚ что и в саму книжку.
Работа по совместительству
С сентября 2021 года у совместителей появилось право вносить записи о работе по совместительству по месту этой самой работы. Это можно сделать в период‚ когда сотрудник не работал по основному месту работы и трудовая книжка находилась у него на руках.
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке недопустимы‚ но если они случились‚ их нужно правильно исправить. Вносить исправления должен тот работодатель‚ который допустил ошибку‚ либо текущий работодатель на основании официального документа от предыдущего.
Важно: Зачеркивать неверные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено! Исправление вносится путем признания записи недействительной. Под следующим порядковым номером пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ после чего вносится правильная запись.
Если же трудовая книжка была утеряна‚ восстановить записи можно на основании трудовых договоров‚ приказов о приеме на работу и приказов об увольнении; Именно поэтому важно сохранять архивные копии этих документов.
Ответственность и частые вопросы
За нарушение правил ведения‚ хранения и учета трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (штрафы для должностных лиц и юридических лиц). Специалисты кадровых служб и юристы в Уфе (например‚ эксперты компании «КонсультантПлюс») регулярно консультируют работодателей по сложным вопросам.
Частый вопрос: нужно ли дублировать записи в бумажную трудовую‚ если ведется ЭТК?
Если работник перешел на ЭТК и подал соответствующее заявление‚ работодатель прекращает вносить записи в его бумажную трудовую книжку. В ней делается лишь финальная отметка о переходе на электронный формат. Все последующие события (переводы‚ увольнения) отражаются только в отчете ЕФС-1.
В 2026 году ведение трудовых книжек требует от работодателей в Уфе предельного внимания. Необходимо строго соблюдать Приказ Минтруда № 320н при заполнении бумажных бланков‚ своевременно сдавать форму ЕФС-1 для электронной базы СФР и правильно оформлять переходные моменты. Для сотрудников же сейчас стало гораздо проще контролировать свой стаж через выписки СТД-Р и портал Госуслуг‚ что делает систему более прозрачной и надежной.