В современной кадровой практике запись сведений о специалисте‑юристе в трудовой книжке требует особого подхода. Юрист, как юридический эксперт организации, часто сталкивается с тонкостями оформления его трудовой деятельности, а правильная формулировка записей помогает избежать ошибок при оформлении в СФР, Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и при переходе на электронный формат.

Общие принципы оформления записей в трудовой книжке

Записи в трудовой книжке должны соответствовать требованиям п. 320н и приказу Минтруда России от № 37. Основные правила:

• Записи вводятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными).
• В графе 1 указывается порядковый номер записи.
• В графе 2 – сведения о работе (должность, место работы, период).
• В графе 3 – сведения о работе (полное наименование подразделения, функции).

При оформлении записей о приёме, увольнении, переводе, изменении фамилии или переходе на электронный формат (ЭТК) необходимо использовать актуальные образцы, которые регулярно обновляются в ответ на изменения законодательства.

Как правильно указать должность юриста

Вопрос «юрист или юрисконсульт?» часто возникает при заполнении графы 2. По практике, в трудовой книжке обычно указывают должность в полном виде, например:

1. Юрист
2. Юрисконсульт
3. Специалист по юридическим вопросам

Выбор зависит от официального наименования позиции в штатном расписании организации.

Основания увольнения и их отражение в трудовой книжке

Согласно ст. 81 ТК РФ, основания увольнения могут быть:

• По соглашению сторон
• По инициативе работника
• По инициативе работодателя (в т.ч. по статье 81 ТК РФ)

Для каждой ситуации требуется своя формулировка записи. Ниже – типичные примеры, соответствующие действующему законодательству.

Увольнение по собственному желанию

Типичная запись:

Графа 1: 15
Графа 2: Уволен по собственному желанию
Графа 3: С по 

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя

Пример записи:

Графа 1: 23
Графа 2: Уволен по инициативе работодателя
Графа 3: С по 

Увольнение по соглашению сторон

Формулировка:

Графа 1: 37
Графа 2: Уволен по соглашению сторон
Графа 3: С по 

Важно указывать точную дату окончания работы и основание увольнения, чтобы избежать расхождений при оформлении в СФР.

Оформление передачи трудовых книжек

После внесения записи о увольнении в трудовую книжку, её необходимо передать в Службу кадров и зафиксировать факт получения документа. Процедура выглядит так:

1. Сотрудник подписывает журнал передачи трудовых книжек.
2. Кадровый отдел оформляет акт передачи.
3. В журнале фиксируется подпись сотрудника и дата получения.

Эта процедура обязательна как для бумажных, так и для электронных форм.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2024 года организации могут вести трудовые книжки в электронном виде. При этом:

• Записи оформляются в соответствии с тем же порядком, но в электронном формате.
• Все изменения фиксируются в системе ЭТК, доступной только уполномоченным лицам.
• При выявлении ошибок используются корректирующие формы (подраздел 1.1 ЕФС‑1).

Перед переходом на ЭТК необходимо решить, какой способ ведения книжки выбрал каждый сотрудник (бумажный или электронный). Эта информация заносится в штатное расписание и в личные кабинеты работников.

Полезные ресурсы и готовые образцы

Для упрощения процесса заполнения записей в трудовых книжках рекомендуется использовать готовые шаблоны. Редакция Системы Кадры подготовила подборку более чем из 100 образцов, которые покрывают все возможные кадровые ситуации:

• Приём на работу
• Увольнение по собственному желанию
• Увольнение по инициативе работодателя
• Перевод, смена фамилии, переход на ЭТК
• Записи о квалификации, награждениях и т.д.

Скачать образцы можно на официальном портале Система Кадры. Это позволит избежать ошибок и быстро оформить необходимые документы.

Частые ошибки и как их избежать

При заполнении записей часто допускаются следующие недочёты:

• Указание избыточных сведений (например, срочности договора, реквизиты трудового договора).
• Неправильное указание даты (месяц не в двоичном виде).
• Отсутствие подписи сотрудника в журнале передачи.
• Несоответствие формулировки основанию увольнения ТК РФ.

Чтобы избежать этих ошибок, следуйте рекомендациям:

1. Проверяйте даты на соответствие формату «дд.мм.гггг».
2. Используйте только официальные формулировки оснований увольнения.
3. Сохраняйте подпись в журнале передачи.
4. Сравнивайте запись с образцом из официального каталога.

Правильное оформление записи о специалисте‑юристе в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации. Соблюдение требований ТК РФ, использование актуальных образцов и тщательная проверка каждой записи позволяют не только избежать юридических проблем, но и обеспечить прозрачность отношений между работодателем и сотрудником.

Если вы хотите быстро и без ошибок заполнить трудовые книжки своих сотрудников, скачайте готовые шаблоны от Системы Кадры и следуйте инструкциям, подготовленным экспертами в области трудового права.

Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву.