Вопросы оформления декретных отпусков и ведения трудовых книжек остаются одними из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, а бумажный формат сохранился для определенных категорий работников, важно четко понимать правила внесения записей. Нужно ли фиксировать уход в декрет? Что писать при выходе на работу? И как быть с сотрудниками, которые замещают декретниц?
В этой статье мы подробно разберем все нюансы внесения записей, связанных с беременностью, родами и уходом за ребенком, опираясь на актуальное законодательство.
Вносится ли запись об отпуске по беременности и родам?
Самый распространенный вопрос, который возникает у кадровиков и самих сотрудниц: нужно ли вносить в трудовую книжку запись о предоставлении отпуска по беременности и родам?
Краткий и однозначный ответ: НЕТ.
Согласно действующему трудовому законодательству и инструкциям по ведению трудовых книжек, сведения о временном отсутствии работника на рабочем месте в связи с отпуском по беременности и родам (БиР), а также в связи с отпуском по уходу за ребенком, не вносятся в трудовую книжку.
Почему так происходит?
- Трудовой договор с работником не прерывается.
- За работником сохраняется его рабочее место.
- Период декрета не является ни приемом на работу, ни переводом, ни увольнением.
Поскольку трудовая книжка предназначена для фиксирования основных этапов трудового пути (прием, перевод, увольнение, награждение), то временные периоды отсутствия, даже такие длительные как декрет, в ней не отражаются. Факт нахождения в отпуске фиксируется в других документах: в личной карточке работника (форма Т-2), в табеле учета рабочего времени и в приказе работодателя.
Что делать с электронными сведениями?
Важно помнить, что даже в системе электронных трудовых книжек (СЗВ-ТД и ее аналоги в 2026 году) не формируется отдельный отчет о начале или окончании отпуска по беременности и родам. Работодатель продолжает сдавать отчетность в штатном режиме, но сам факт ухода в декрет не требует специального кода события в трудовой книжке.
Это правило распространяется на всех сотрудников, независимо от того, полный или неполный рабочий день они занимают. Даже если сотрудница находится в отпуске без сохранения зарплаты, по БиР или по уходу за ребенком до трех лет, трудовой договор действует, и вносить дополнительные записи о самом факте отпуска не требуется.
Ситуация с замещающим сотрудником
Совершенно иные правила действуют для работника, который принят на время отсутствия основной сотрудницы. Здесь ситуация кардинально меняется.
Да, работодатель ОБЯЗАН внести запись в трудовую книжку работника, принятого по срочному трудовому договору для замещения сотрудницы, находящейся в декретном отпуске.
В этом случае происходит полноценный прием на работу. В трудовой книжке (или в электронных сведениях) делается стандартная запись:
- Указывается дата приема.
- В графе «Сведения о приеме на работу…» пишется: «Принят в отдел [название] на должность [должность]».
- В основании приема обязательно указывается, что договор срочный: «на время отсутствия основного работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком» (или по беременности и родам).
Когда основной работник выходит из декрета, срочный договор с замещающим сотрудником прекращается. В этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении с формулировкой: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ» (или соответствующая статья ТК РК/РБ в зависимости от юрисдикции, если контекст подразумевает не РФ, но принцип един).
Выход из декрета: нужна ли запись?
Когда женщина возвращается из отпуска по уходу за ребенком или отпуска по беременности и родам:
- Если она выходит на свое прежнюю должность: Никаких записей в трудовую книжку вносить не нужно. Она просто приступает к исполнению обязанностей. В личной карточке (Т-2) делается отметка о выходе из отпуска.
- Если она выходит на другую должность (перевод): Если по согласию сторон или в связи с реорганизацией женщина выходит не на старое место, а на новую должность, тогда вносится запись о переводе. Но эта запись делается не из-за факта выхода из декрета, а из-за изменения трудовой функции.
Важно: Период нахождения в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности, несмотря на отсутствие записи в трудовой книжке. Подтверждением служат приказы и листки нетрудоспособности.
Особенности ведения записей в 2026 году
На текущий момент (май 2026 года) стоит учитывать следующие важные аспекты:
Электронный формат
Для большинства работников ведутся только электронные трудовые книжки. Работодатель обязан формировать сведения обо всех кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение), но, как уже говорилось, отпуска (включая декретные) в этот реестр событий не попадают. Заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки от сотрудников, ушедших в декрет ранее или уходящих сейчас, брать не нужно — процесс регулируется автоматически законом.
Бумажный формат
Для тех категорий работников, у которых сохранились бумажные трудовые книжки (например, поступившие на работу впервые до 2021 года и не выбравшие электронный формат, или в случаях, предусмотренных законодательством стран СНГ), правило остается прежним: запись об отпуске по БиР не вносится.
Пособия и выплаты
Хотя запись в трудовую не делается, правильное оформление приказов критически важно для расчета пособий. В 2026 году максимальное пособие по беременности и родам достигло значительных сумм (порядка 955 836 рублей в РФ по данным прогнозов), поэтому ошибка в датах приказа может стоить компании больших штрафов при проверках, даже если трудовая книжка заполнена верно (или не заполнена в этой части).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли вносить запись о повышении должности, если оно произошло во время декрета?
Ответ: Если повышение (перевод) оформлено документально в период отсутствия сотрудницы (например, в связи с реорганизацией штата), то запись о переводе вносится в обычном порядке. Сам факт декрета этому не препятствует.
Вопрос: Что делать, если кадровик по ошибке внес запись «Находится в отпуске по беременности и родам»?
Ответ: Такую запись необходимо признавать недействительной. Вносится новая запись с номером следующей порядковой даты, где указывается: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего (если требуется) вносится корректная информация. Однако, поскольку запись об отпуске вообще не должна вноситься, чаще всего просто признают ее недействительной без замены.
Вопрос: Вносится ли запись в трудовую книжку отца, если он идет в отпуск по уходу за ребенком?
Ответ: Нет, правила едины для всех родителей. В трудовую книжку отца запись о нахождении в отпуске по уходу за ребенком также не вносится.
Главное правило, которое нужно запомнить: отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком не отражаются в трудовой книжке. Трудовой договор продолжает действовать, стаж идет, место сохраняется. Внесению подлежат только факты приема на работу (в т.ч. временного замещения), перевода на другую должность и увольнения.
Правильное ведение документации защищает права работников на сохранение рабочего места и получение положенных выплат, а работодателю позволяет избежать штрафов за неверное оформление кадровых документов.