Оформление трудовых отношений с сотрудниками, которые работают в обособленных структурных подразделениях (филиалах, представительствах), имеет свои юридические тонкости․ Правильное внесение записей в трудовую книжку (ТК), это залог отсутствия проблем при проверках ГИТ и корректного исчисления стажа работника․
Общие правила оформления
Согласно действующему законодательству и правилам ведения трудовых книжек, если работник принимается в филиал или представительство, расположенное в другой местности, указание обособленного структурного подразделения и его местонахождения является обязательным․ Эта информация должна быть зафиксирована не только в трудовом договоре, но и в трудовой книжке․
Образец записи о приеме на работу в филиал
При приеме сотрудника в филиал запись должна четко указывать, в каком именно подразделении будет осуществляться трудовая деятельность․ Наименование организации указывается один раз, далее следует запись о должности и подразделении․
Пример записи:
- № 1 | | Принят на должность бухгалтера в Владимирский филиал ООО «ТехноМир» | Приказ от № 45-к
Важно: если сотрудник работает в головном офисе, запись о филиале не требуется․ Но если место работы — обособленное подразделение, это должно быть отражено явно․
Перевод сотрудника в другой филиал
Перевод работника из одного филиала в другой или из головного офиса в филиал считается изменением условий трудового договора․ Такая запись обязательно вносится в трудовую книжку․
Варианты оформления перевода:
- Перевод в другой филиал:
Образец: «Переведен в Хабаровский филиал на должность ведущего специалиста»․ - Перевод из филиала в головной офис:
Образец: «Переведен в головной офис организации на должность главного бухгалтера»․
Важное примечание: Если перевод в другой филиал носит временный характер (например, командировка или временное исполнение обязанностей на короткий срок), такая информация в трудовую книжку не вносится․
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и филиалы
С переходом на электронный документооборот правила фиксации данных остаются прежними, но меняется способ их передачи․ При работе с ЭТК работодатель обязан подавать сведения в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1․
В электронном реестре должны быть отражены:
- Даты и основания приема, перевода и увольнения․
- Точное наименование должности․
- Наименование структурного подразделения (филиала), в котором фактически работает сотрудник․
Частые вопросы и ошибки
Нужно ли дублировать название организации при переводе между филиалами?
Нет, если перевод происходит внутри одной организации (между её филиалами), наименование организации повторно указывать не нужно․ Достаточно указать факт перевода в конкретное подразделение․
Что делать, если филиал сменил название?
В этом случае в трудовую книжку вносится запись о переименовании структурного подразделения на основании соответствующего приказа или распоряжения․
Резюме для кадровика
Чтобы избежать ошибок при заполнении трудовой книжки для сотрудников филиалов, придерживайтесь следующего алгоритма:
- При приеме: Указывайте должность + название филиала + город/местность․
- При переводе: Фиксируйте смену подразделения, если перевод постоянный․
- При ЭТК: Своевременно подавайте форму ЕФС-1 с указанием обособленного подразделения․
- Основание: Каждая запись должна иметь ссылку на приказ или трудовой договор․