Реорганизация юридического лица в форме слияния – одна из наиболее распространённых процедур в корпоративной практике. При этом важно правильно оформить трудовые отношения сотрудников, в т.ч. внести соответствующие записи в их трудовые книжки. Ниже рассмотрены основные этапы, нормативные требования и практические рекомендации по оформлению записей в трудовую книжку при слиянии.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 75, 77, 81).
- Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ст. 60.1 ГК РФ).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 69.
Что происходит с трудовыми книжками при слиянии?
При слиянии две (или более) организации прекращают своё существование как самостоятельные юридические лица, а их права и обязанности переходят к newly созданному или существующему юридическому лицу‑правопреемнику. Трудовые отношения сотрудников сохраняются, но меняется работодатель. Поэтому в трудовой книжке необходимо зафиксировать:
- Увольнение от прежнего работодателя (в связи с реорганизацией).
- Приём на работу к новому работодателю (правопреемнику).
Важно, что запись об увольнении делается не как обычное расторжение трудового договора по инициативе сторон, а как увольнение в связи с реорганизацией организации (ст. 81 ТК РФ, п. 1).
Пошаговая инструкция по внесению записей
Подготовка документов
- Приказ о реорганизации (слиянии) с указанием даты вступления в силу.
- Согласие сотрудников на перевод к новому работодателю (если требуется по внутренним локальным актам).
- Трудовые договоры (или их дополнения) с новым работодателем.
Внесение записи об увольнении
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись:
- Дата – последний день работы у прежнего работодателя (дата, предшествующая дате государственной регистрации реорганизации).
- Наименование организации – полное название реорганизуемого юридического лица.
- Должность – должность, которую занимал сотрудник на момент увольнения.
- Основание – «Уволен в связи с реорганизацией организации (слияние)» и ссылка на приказ о реорганизации (номер, дата).
- Подпись работника и печать организации (если трудовая книжка ведётся в бумажном виде).
Внесение записи о приёме на работу
Следующая запись делается сразу после записи об увольнении:
- Дата – первый день работы у нового работодателя (дата государственной регистрации реорганизации или иная дата, указанная в приказе о приёме).
- Наименование организации – полное название правопреемника (нового юридического лица).
- Должность – должность, на которую принимается сотрудник (может совпадать с прежней или изменяться в соответствии с внутренними положениями).
- Основание – «Принят на работу в связи с реорганизацией организации (слияние)» и ссылка на приказ о приёме на работу (номер, дата).
- Подпись работника и печать нового работодателя.
Особенности ведения электронных трудовых книжек
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК) через систему ПФР. При реорганизации слияние порядок действий аналогичен бумажному варианту, но записи вносятся в личный кабинет сотрудника на портале «Работа в России»:
- Создаётся запись об увольнении с указанием основания «Реорганизация организации».
- Создаётся запись о приёме на работу с тем же основанием.
- Обе записи связываются одним событием реорганизации, что обеспечивает непрерывность трудового стажа.
Чего следует избегать
- Не указывать увольнение по собственному желанию – это приведёт к прерыванию стажа и возможным спорам с ПФР.
- Не пропускать запись о приёме – без неё трудовая книжка будет содержать только запись об увольнении, что считается неполным оформлением.
- Не использовать устаревшие формулировки – например, «увольнение в связи с ликвидацией» не подходит для слияния.
- Не забывать о подписи и печати (для бумажных ТК) или о подтверждении в электронном виде (для ЭТК).
Практические советы для кадровых служб
- Заблаговременно готовьте приказы о реорганизации и о приёме на работу, чтобы избежать задержек с внесением записей.
- Проведите инструктаж для сотрудников о том, как будут оформляться их трудовые книжки, чтобы снизить количество вопросов и обращений.
- При работе с электронными трудовыми книжками проверяйте корректность передачи данных в ПФР после каждой записи (можно запросить выписку из ЕГРЗ).
- Сохраняйте копии всех приказов и согласий в личном деле сотрудника на случай будущих проверок.
- Если в процессе слияния меняются условия труда (например, график, место работы), отразите это в дополнительном соглашении к трудовому договору и, при необходимости, сделайте соответствующую запись в разделе «Переводы» трудовой книжки.
Правильное оформление записей в трудовой книжке при реорганизации слияние обеспечивает сохранность трудового стажа сотрудников, исключает риски спора с Пенсионным фондом и соблюдает требования трудового законодательства. Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая особенности как бумажных, так и электронных трудовых книжек, кадровые службы смогут провести процедуру без ошибок и минимизировать возможные негативные последствия для работников и работодателя.