Награждения сотрудников, в т.ч. почетные грамоты Министерств, фиксируются в трудовой книжке работника. Правильное оформление такой записи – важный момент как для самого сотрудника, так и для организации, так как от этого зависит подтверждение профессионального роста и официальное признание заслуг.
Нормативная база
В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ № 2 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек работников», в трудовую книжку вносятся сведения о:
- награждении государственными и ведомственными наградами;
- поощрительных выплатах;
- других формах признания трудовой деятельности.
Пояснение Минтруда (п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек) прямо указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги, в т.ч. почетными грамотами, даже если наградный документ выдан без указания номера приказа.
Что именно фиксируется
В графе 3 раздела «Сведения о награждении» указываются:
- Полное наименование организации, в которой произведено награждение;
- Сокращенное наименование организации (если имеется);
- Порядковый номер записи (нарастающая нумерация в течение всего трудового стажа);
- Текст награды (например, «Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ»);
- Дата выдачи награды;
- Приказ/распоряжение, на основании которого выдавалась награда (при наличии).
Если приказа нет, в графе 4 указывается пояснительная запись.
Как правильно оформить запись о награждении почетной грамотой Министерства
Ниже приведён образец заполнения трудовой книжки, подготовленный на основе рекомендаций Минтруда и типовых образцов, используемых в 2026 году.
Пример записи в бумажной форме
Графа 3: Наименование организации: Министерство труда и социальной защиты РФ Сокращенное наименование: Минтруд России Порядковый номер записи: 57 Графа 4 (пояснение): «Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ за многолетний добросовестный труд, выдана . Приказ № 123 от (копия приказа приложена).» Графа 5 (дата выдачи):
Пример записи в электронной форме
В электронных трудовых книжках (формат .docx или специализированных HR‑систем) запись оформляется аналогично, однако вместо ручного ввода используется выпадающий список с предустановленными вариантами наград.
Что писать в графе 4, если нет приказа
Если наградный документ (почетная грамота) не имеет номера приказа или его невозможно найти, в графе 4 указывается следующая информация:
- «Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ № 2026‑Г-001, выдана . Приказ не найден; копия грамоты и справка о её выдаче приложены к личному делу».
- Если копия приказа отсутствует полностью, достаточно указать: «Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ, выдана . Приказ не установлен; подтверждающая документация – справка от министерства».
Таким образом, отсутствие приказа не является препятствием для внесения записи – важна лишь достоверность факта награждения.
Образец приказа о награждении почетной грамотой
Хотя форма приказа не регламентирована, типовой образец выглядит так:
Приказ № 123 от «__» __________ 2026 г.О награждении
Сотруднику ________________________ (ФИО) присвоена Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ за многолетний добросовестный труд.
Настоящим приказываю:
- Вручить сотруднику памятную грамоту.
- Обеспечить её хранение в личном деле.
Приказ вступил в силу с момента подписания.
_______________________ / ___________________
Директор _______________________
Этим приказом подтверждается основание для внесения записи в трудовую книжку.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Сбор документов. Получите оригинал (или копию) почетной грамоты и, если есть, приказ/распоряжение;
- Определение места записи. Откройте раздел «Сведения о награждении» в трудовой книжке.
- Заполнение графы 3. Укажите полное и сокращённое наименование организации‑награждающей, порядковый номер записи.
- Заполнение графы 4. Сформулируйте пояснительный текст, учитывая наличие или отсутствие приказа.
- Указание даты выдачи. Заполните графу 5 датой вручения грамоты.
- Подпись и печать. При необходимости поставьте подпись руководителя и печать организации.
- Контроль. После внесения записи проверьте её соответствие требованиям ТК и внутренним нормативным актам.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли указывать номер приказа, если он потерян?
Ответ: Нет, номер приказа не обязателен, если его невозможно восстановить. Достаточно указать дату выдачи и пояснить отсутствие приказа. - Вопрос: Можно ли оформить запись без копии грамоты?
Ответ: Для подтверждения факта достаточно справки от министерства или служебного документа, подтверждающего факт награждения. - Вопрос: Как часто вносить записи о награждениях?
Ответ: Запись вносится в тот же момент, когда сотрудник получает награду, и фиксируется в трудовой книжке до окончания трудового договора.
Внесение записи о награждении почетной грамотой Министерства в трудовую книжку – обязательный процедурный элемент, который подтверждает официальное признание профессиональных достижений сотрудника. При правильном оформлении (графа 3, 4, 5) даже при отсутствии приказа запись считается законной и может быть использована при дальнейшем трудоустройстве, переводе или расчёте пенсионных прав.
Соблюдайте рекомендации, приведённые в настоящей статье, и используйте предоставленные образцы – тогда оформление трудовых книжек будет соответствовать всем требованиям законодательства и внутренним нормативным актам вашей организации.