Оформление записи о назначении директора (генерального директора, исполняющего обязанности и т.п.) в трудовую книжку – одна из ключевых процедур, от которой зависит правильность оформления трудовых отношений в организации. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на нормах Трудового кодекса РФ, а также на практике, описанной в официальных разъяснениях и на профильных форумах.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68, 71, 73, 75. В них прописаны требования к оформлению записей в трудовой книжке, основания и порядок их внесения.
• Приказ работодателя (приказ о приёме на работу, приказ о назначении, приказ об увольнении) – основной документ‑основание.
• Решение учредительного органа (общего собрания участников ООО, решения единственного учредителя) – может выступать совместно с приказом, если в организации предусмотрена такая процедура.
• Гражданский кодекс РФ – в случае, когда директор работает без трудового договора (например, как учредитель‑единственный работник).

Кто имеет право вносить запись?

1. Лицо, уполномоченное на подписание приказов о приёме/увольнении (обычно это генеральный директор или исполняющий его обязанности).
2. Если полномочия директора переданы по доверенности, запись может заверить лицо, указанное в доверенности (пункт «полномочия на подписание трудовых книжек»).
3. Для единственного учредителя‑директора запись вносится им же, если он одновременно является работодателем и работником.

Необходимый пакет документов

Пошаговый алгоритм внесения записи о назначении директора

1. Подготовьте документы‑основания. Убедитесь, что в наличии есть как минимум один из следующих документов:
   • Приказ о назначении директора (№, дата).
   • Решение учредительного органа (протокол, дата).
2. Откройте трудовую книжку. Если книжка была заведена до  г., используйте её, а не новую форму. При отсутствии свободных строк – оформляйте вкладыш.
3. Заполните запись в разделе «Сведения о работе». Пример заполнения (по образцу ФЗ‑ТК):
   

   Колонка	Содержание
   Дата начала работы
   Наименование организации	ООО «Пример»
   Должность (трудовая функция)	Генеральный директор
   Основание для внесения записи	Приказ № 12 от «О назначении генерального директора» + Протокол общего собрания участников от № 3
   Дата окончания работы	— (оставьте пустым, если договор бессрочный)
   Сведения о заработной плате	Указывается в договоре, но в книжке обычно ставят «—».

4. Подпишите запись. Подпись ставит лицо, уполномоченное на подписание приказа (директор, его заместитель, уполномоченный по доверенности). Под подписью ставится печать организации (если она предусмотрена уставом).
5. Сделайте копию записи. Для внутреннего архива и контроля храните копию (скан) записи и приложенных документов.

Особенности оформления в разных ситуациях

Директор‑единственный учредитель

Если учредитель является одновременно и генеральным директором, в графе 4 указывается «Решение единственного учредителя» (дата, номер). При этом подпись ставит сам учредитель‑директор.

Исполняющий обязанности директора (И.о.)

Запись в книжку вносится только после официального назначения И.о. (приказ «Об исполняющем обязанности директора»). При этом в колонке 3 указывается «Исполняющий обязанности генерального директора», а в колонке 4 – номер и дата приказа.

Директор, работающий без трудового договора (учредитель‑работник)

Трудовая книжка всё равно должна быть оформлена, если лицо считается работником по ТК РФ. В качестве основания указывается «Решение учредителя», а в колонке 6 (заработная плата) – «по договору о вознаграждении», если такой договор существует.

Увольнение директора

Для увольнения запись вносится в обратном порядке:

1. Указывается дата увольнения.
2. В колонке 4 прописывается основание – «Приказ № 45 от «Об увольнении генерального директора»».
3. Подписывается тем же лицом, которое подписало приказ об увольнении.

<table border="1" cellpadding="4" cellspacing="0">
 <tr><th>Колонка</th><th>Содержание</th></tr>
 <tr><td>1. Дата начала работы</td><td></td></tr>
 <tr><td>2. Наименование организации</td><td>ООО «Пример»</td></tr>
 <tr><td>3. Должность (трудовая функция)</td><td>Генеральный директор</td></tr>
 <tr><td>4. Основание для внесения записи</td><td>Приказ № 12 от «О назначении генерального директора» + Протокол общего собрания участников от № 3</td></tr>
 <tr><td>5. Дата окончания работы</td><td>—</td></tr>
 <tr><td>6. Сведения о заработной плате</td><td>—</td></tr>
</table>

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если директор работает по гражданско‑правовому договору?

Если отношения оформлены как гражданско‑правовой договор (подряд, возмездное оказание услуг) и не подпадают под действие ТК РФ, запись в трудовую книжку не требуется. Однако в случае, когда директор одновременно является работником (получает зарплату), запись обязательна.

Можно ли указать в графе 4 сразу два документа?

Да. Нормативные акты ТК РФ не запрещают указывать несколько оснований. Часто в практике указывают одновременно «Приказ № … от …» и «Протокол общего собрания участников № … от …» – это повышает юридическую прозрачность.

Кто подписывает запись, если директор находится в отпуске?

Подпись ставит лицо, уполномоченное на подписание приказов (заместитель директора, главный бухгалтер, лицо, указанное в доверенности). Доверенность должна явно содержать пункт о праве подписи в трудовых книжках.

Что делать, если в трудовой книжке нет свободных строк?

Оформляется вкладыш в ту же трудовую книжку. Вкладыш имеет такой же формат, как основная книжка, и в него вносятся новые записи.

Нужно ли фиксировать испытательный срок директора?

Для руководителей, назначаемых на испытательный срок, в колонке 5 указывается дата окончания испытательного срока (если она известна). При отсутствии фиксированного срока оставляют пустым.

Внесение записи о назначении директора в трудовую книжку – процесс, требующий точного соблюдения формальностей:

• Наличие официального основания (приказ, решение учредительного органа).
• Точное заполнение всех колонок таблицы «Сведения о работе».
• Подпись уполномоченного лица и, при необходимости, печать организации.
• Хранение копий всех документов для контроля и аудита.

Следуя приведённому алгоритму, вы избежите типичных ошибок и обеспечите законность трудовых отношений с директором вашей компании.

Дата актуализации:  г.