С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Согласно этому закону работодатель обязан вести трудовую книжку (ТК) в электронном формате (ЭТК) и передавать сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР). Ниже представлен подробный алгоритм оформления записи о переходе на электронное ведение ТК, а также готовый образец записи.
Нормативная база
- ФЗ № 439‑ФЗ от – введение электронных трудовых книжек.
- ФЗ № 436‑ФЗ от – поправки в ТК РФ, регулирующие порядок ведения и хранения ЭТК.
- Приказ Минтруда России № 320н от – «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек (в бумажном и электронном виде)».
- Пункт 35 Порядка 320н – требования к оформлению записи о переходе на электронный формат.
Когда делается запись о переходе на ЭТК?
Запись оформляется в день, когда сотрудник подаёт заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде (либо при приёме на работу, если он сразу выбрал электронный формат). С этого момента отдел кадров перестаёт нести ответственность за бумажную ТК, а все дальнейшие сведения вносятся исключительно в ЭТК.
Пошаговая инструкция для кадровой службы
- Получить заявление от работника о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
- Проверить наличие бумажной ТК (если она есть – вернуть её сотруднику под расписку).
- Внести запись в электронную трудовую книжку согласно образцу (см. ниже).
- Завершить запись подписью руководителя или лица, ответственного за ведение ТК, и печатью организации (если имеется).
- Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку (если она была) с отметкой о возврате и копией заявления.
- Оформить внутренний акт о переходе на ЭТК (при необходимости) и передать сведения в ПФР через систему «Социальное страхование».
Образец записи в электронной трудовой книжке
Запись формируется в соответствии с пунктом 35 Порядка 320н и содержит следующие реквизиты:
- Дата записи – день подачи заявления (формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Номер записи – последовательный номер в ЭТК.
- Содержание записи – формулировка о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки.
- Подпись и расшифровка лица, ответственного за ведение ТК.
- Печать организации (при наличии).
Дата записи:
Номер записи: 00123
Содержание: «Согласно заявлению работника Иванова Ивана Ивановича от г. о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде, с данного дня ведение трудовой книжки осуществляется в электронном формате. Бумажная трудовая книжка возвращена работнику под расписку.»
Ответственный за ведение ТК: ______________________ / Петрова С.В.
Печать организации: [ place for stamp ]
При копировании в систему ЭТК теги <b>, <br> можно опустить – они нужны только для наглядного представления в данной статье.
Что делать, если сотрудник не подаёт заявление?
Если работник не выражает желание перейти на электронный формат, ведение ТК продолжается в бумажном виде согласно действующим правилам. При переходе на электронный формат позже (например, после нескольких лет работы) процедура оформления записи остаётся той же – заявление, возврат бумажной ТК, внесение записи в ЭТК.
Полезные ссылки и ресурсы
- Текст Федерального закона № 439‑ФЗ
- Приказ Минтруда России № 320н
- Электронная трудовая книжка на портале Госуслуг
- Образец записи о переходе на ЭТК от Кадрового дела
Оформление записи о переходе на электронное ведение трудовой книжки – обязательная процедура, регламентированная федеральным законодательством и приказом Минтруда России. Соблюдение указанного порядка обеспечивает корректный переход к ЭТК, гарантирует сохранность трудового стажа работника и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом РФ; Используйте представленный выше образец и пошаговую инструкцию, чтобы избежать ошибок и обеспечить полное соответствие нормативным требованиям.