Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей кадровой службы любого работодателя. Особое внимание требует оформление записей‚ связанных с переходом сотрудника на выборную должность. Такие случаи встречаются нечасто‚ но требуют строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ и правил заполнения трудовой книжки‚ утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225.

Когда возникает необходимость в записи о переходе на выборную должность?

Запись в трудовой книжке о переходе на выборную должность делается в двух случаях:

• При увольнении работника в связи с избранием на выборную должность (например‚ в совет директоров‚ профсоюзный комитет‚ муниципальный совет и т.п.).
• При приеме на работу на выборную должность‚ если работник ранее не был трудоустроен или его предыдущая трудовая деятельность не была задокументирована в трудовой книжке.

Важно: выборная должность, это не просто новая должность‚ а позиция‚ занимаемая на основе решения избирательного органа (собрания‚ конференции‚ выборов)‚ а не по приказу работодателя. Это юридически значимый факт‚ требующий отражения в трудовой книжке.

Как правильно оформить запись при увольнении в связи с переходом на выборную должность?

При увольнении по причине избрания на выборную должность запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Формулировка должна быть точной и соответствовать нормам законодательства.

Образец записи при увольнении:

1. Графа 1 (порядковый номер) — присваивается по порядку‚ начиная с 1.
2. Графа 2 (дата) — дата увольнения‚ соответствующая дате вступления в должность на выборной позиции.
3. Графа 3 (основание и содержание записи) —

   «Уволен в связи с переходом на выборную должность — председатель совета директоров ООО «Прогресс»»

   или

   «Уволен в связи с избранием на выборную должность, депутат городской думы»

4. Графа 4 (основание) — указывается ссылка на пункт 4 статьи 77 Трудового кодекса РФ:

   «п. 4 ст. 77 ТК РФ»

Важно! В графе 3 необходимо указать точное наименование выборной должности и организацию‚ в которой она была занята. Общие формулировки вроде «перешел на другую работу» или «избран на должность», недопустимы.

Как оформить запись при приеме на выборную должность?

Если работник впервые поступает на работу и сразу избирается на выборную должность (например‚ председатель кооператива‚ глава сельского поселения)‚ запись в трудовую книжку вносится как первая запись о приеме на работу.

Образец записи при приеме на выборную должность:

1. Графа 1 — № 1.
2. Графа 2 — дата вступления в должность (дата решения выборного органа).
3. Графа 3 —

   «Принят на работу, председатель правления ЖСК «Светлый»»

4. Графа 4 —

   «Решение общего собрания членов ЖСК «Светлый» от № 7»

В графе 4 обязательно указывается:

• наименование выборного органа (общее собрание‚ конференция‚ избирательная комиссия и т.д.);
• дата принятия решения;
• номер решения (если присвоен).

Это требование закреплено в методических рекомендациях Минтруда России и подтверждено судебной практикой. Без указания основания запись может быть признана недействительной.

Особенности при работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2020 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку. Если работник избрал ЭТК‚ то бумажная книжка больше не ведется‚ но все записи‚ включая переход на выборную должность‚ должны быть внесены в Единую информационную систему.

Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и перешел на ЭТК‚ то:

• В бумажной книжке делается запись: «Выбрана электронная трудовая книжка» с указанием даты и подписью работника и работодателя.
• Запись о переходе на выборную должность вносится в ЭТК в электронном виде через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или через работодателя.
• Работодатель обязан передать сведения в ПФР в течение одного рабочего дня с даты издания приказа.

Важно: запись о выборе ЭТК не отменяет необходимости внесения записи о выборной должности. Она должна быть оформлена в электронном виде в соответствии с теми же правилами‚ что и в бумажной книжке.

Кто отвечает за внесение записей?

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя. Обычно эти функции выполняет:

• кадровый работник;
• бухгалтер;
• директор (если в организации нет кадровой службы).

Все записи в трудовую книжку должны быть:

• сделаны чернилами (гелевой‚ капиллярной или перьевой ручкой) черного цвета;
• написаны разборчиво‚ без сокращений и исправлений;
• заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

После внесения записи о выборной должности на последней странице трудовой книжки (если она не заполнена) необходимо сделать запись:

«Работает по настоящее время» — если работник продолжает работать в организации (например‚ совмещает выборную должность с основной работой).

Если трудовая книжка заканчивается — делается запись:

«Записи в трудовой книжке окончены» — с подписью‚ расшифровкой и печатью.

Что нельзя делать при оформлении записей?

Ни в коем случае не допускается:

• использование карандаша‚ корректора‚ закрашивания или переписывания;
• сокращение наименований должностей (например‚ «депутат» вместо «депутат городской думы»);
• внесение записей без указания основания (решения выборного органа);
• пропуск графы 4 при записи о выборной должности;
• внесение записей от имени работника без его согласия или без приказа.

Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

Документы‚ необходимые для оформления записи

Для внесения записи о выборной должности работодатель должен иметь:

• оригинал решения выборного органа (протокол‚ выписка‚ удостоверение о избрании);
• приказ об увольнении (если работник увольняется) или приказ о приеме (если впервые трудоустраивается);
• заявление работника о желании уволиться в связи с избранием на выборную должность (не обязательно‚ но рекомендуется для подтверждения добровольности);
• личное дело работника — для подтверждения его стажа и предыдущих мест работы.

Запись в трудовой книжке о выборной должности — это не формальность‚ а важный юридический акт‚ подтверждающий статус работника и его трудовую деятельность. Правильно оформленная запись:

• защищает права работника при последующем трудоустройстве;
• подтверждает законность увольнения;
• предотвращает споры с трудовой инспекцией и судами;
• обеспечивает корректное формирование пенсионного стажа.

Главное правило: всё‚ что сделано по решению выборного органа‚ должно быть подтверждено решением выборного органа.

Если вы сомневаетесь в правильности формулировки — всегда обращайтесь к Трудовому кодексу РФ‚ Постановлению Правительства № 225 и методическим рекомендациям Минтруда. При сомнениях — проконсультируйтесь с юристом или в трудовой инспекции.

Помните: точность в кадровых документах — залог спокойствия и правовой защищенности как работника‚ так и работодателя.