Важность правильного оформления записи о перемещении заключается в том, что трудовая книжка (бумажная или электронная) является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж, квалификацию и порядок карьерного роста сотрудника. Ошибки в записи могут привести к проблемам при расчёте пенсий, выплате компенсаций и при трудоустройстве в новых организациях.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 66 – обязательность ведения трудовой книжки.
• Статья 66.1 – возможность выбора формы (бумажная или электронная).
• Статья 67 – порядок внесения записей о приёме, переводе, перемещении, увольнении.
• Приказ Минтруда России № 1‑н от г. (с изменениями) – регламентирует форму и содержание записей в электронных трудовых книжках (ЭТК).

С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2026 г. завершён переходный период – теперь почти все новые сотрудники оформляются в ЭТК, однако бумажные книжки остаются в употреблении.

Что такое «перемещение работника»?

Перемещение – это перевод сотрудника из одного подразделения, филиала, организации в другую структуру той же компании (или в аффилированную организацию), при котором сохраняется прежний трудовой договор, а трудовые отношения продолжаются без перерыва.

Перемещение отличается от:

1. Перевода – когда меняется должность, но сохраняется место работы.
2. Перераспределения – когда меняется только место выполнения обязанностей без изменения организации‑работодателя.
3. Увольнения и повторного приёма – прерывание трудового стажа.

Когда необходимо вносить запись о перемещении?

• При переводе сотрудника в другой филиал, представительство или дочернюю компанию.
• При перемещении в структуру, находящуюся в другом субъекте РФ (в этом случае указывается новый код ОКТМО).
• При изменении формы собственности (например, из ОАО в ООО) при условии, что сохраняется единый работодателем.
• При перемещении в рамках реорганизации (слияние, присоединение), если трудовой договор сохраняется.

Кто вносит запись?

Запись вносит работодатель (или уполномоченный представитель отдела кадров). В случае ЭТК запись делается через специализированную информационную систему «Электронная трудовая книжка», а в бумажной – в оригинале трудовой книжки сотрудника.

Содержание записи о перемещении

Для бумажной трудовой книжки запись делается в раздел «Перемещение» (страница 2‑3). Для ЭТК – в соответствующий электронный блок.

Пример записи в бумажной трудовой книжке

Перемещение
Новый работодатель: ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678, ОКТМО 45286575000
Новая должность: инженер‑технолог
Основание: приказ № 45/2026 от «О перемещении работников в филиал в г. Новосибирск».
Подпись: ______________________ (директор)

Пример записи в ЭТК (скриншот условный)

В системе вводятся те же поля, но в конце подтверждается ЭЦП (электронной цифровой подписью) руководителя.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовка документов:
   • Приказ о перемещении (или решение реорганизации).
   • Согласие работника (если требуется).
   • Копия трудового договора (для подтверждения, что договор сохраняется).
2. Заполнение формы:
   • Для бумажной книжки – заполнить строку в разделе «Перемещение» чернильной ручкой (чёрным цветом), без исправлений.
   • Для ЭТК – открыть личный кабинет работодателя, выбрать сотрудника, нажать «Добавить запись», выбрать тип «Перемещение» и заполнить поля.
3. Подтверждение:
   • Подписать запись (бумажную) и поставить печать организации.
   • В ЭТК – подписать запись электронной подписью (ЭЦП) и отправить в ФГИС Трудовой книжки.
4. Уведомление работника – предоставить копию записи (в бумажной форме – листок с записью, в электронной – скриншот подтверждения).
5. Контроль – проверить, что запись отразилась в системе ФГИС (для ЭТК) и что в бумажной книжке нет пропусков.

Особенности оформления в электронных трудовых книжках

• Запись в ЭТК автоматически передаётся в Федеральный государственный реестр (ФГР) трудовых книжек, где её могут просмотреть органы соцзащиты и Пенсионный фонд.
• Для внесения записи требуется электронная подпись (ЭЦП) уполномоченного лица.
• В ЭТК предусмотрены отдельные поля «Код подразделения» и «Код организации», что упрощает поиск информации.
• При перемещении в другую юридическую форму (например, из ОАО в ООО) запись делается в той же ЭТК, но меняются коды ОКПО/ОКТМО.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли закрывать старую запись о месте работы?

Нет. При перемещении запись о предыдущем месте работы остаётся в трудовой книжке как «Перемещение». Закрывать её не требуется – запись просто дополняется новой строкой.

Можно ли оформить перемещение без согласия работника?

Только в случаях, предусмотренных ТК РФ (например, реорганизация, ликвидация подразделения). В остальных случаях требуется письменное согласие работника.

Как оформить перемещение, если у сотрудника уже есть запись о переводе?

В трудовой книжке делается отдельная запись «Перемещение». При этом в поле «Основание» указывается, что это перемещение, а не перевод, чтобы не возникло путаницы.

Что делать, если в бумажной книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется зачеркиванием неверного текста, подписью и печатью работодателя, а затем делается новая запись. В ЭТК исправление производится через функцию «Корректировать запись» с указанием причины.

Как проверить, что запись о перемещении отразилась в системе?

Для ЭТК – зайти в личный кабинет работодателя, открыть профиль сотрудника и убедиться, что статус записи «Подтверждена». Для бумажной книжки – попросить сотрудника показать запись, а при необходимости запросить выписку из ФГИС Трудовой книжки.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты начала работы в новом подразделении. Всегда указывайте точную дату (не «с 1 января», а конкретный день).
• Неправильные коды ОКТМО/ОКПО. Проверяйте их в официальных справочниках или в системе ФГИС.
• Заполнение записи чернильной ручкой разных цветов. Требуется только чёрный или синий цвет, без исправлений.
• Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
• Не передача записи в ФГИС при использовании ЭТК. После подписания ЭЦП система автоматически отправит запись, но необходимо убедиться в получении подтверждения.

Запись о перемещении работника – важный элемент кадровой документации, который фиксирует непрерывность трудового стажа и обеспечивает правовую защиту как сотрудника, так и работодателя. Соблюдение требований ТК РФ, правильное заполнение полей и своевременная передача данных в электронный реестр позволяют избежать конфликтов при расчёте пенсий, выплате компенсаций и при дальнейшем трудоустройстве.

Помните: корректно оформленная запись – это гарантия того, что ваш трудовой путь будет надёжно задокументирован в любой момент вашей профессиональной карьеры.

Дата публикации: