Сегодня 15:06:49 () актуально напомнить кадровикам и бухгалтерам о правилах оформления записи о переводе работника на другую должность. Правильное заполнение трудовой книжки обеспечивает юридическую чистоту кадровых документов и защищает интересы как работника, так и работодателя.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 72 (перевод на другую работу).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с ).
- Приказ Минтруда России от № 721н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
- Локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по кадрам).
Основные требования к записи о переводе
- Запись вносится не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о переводе (п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек 2022 г.).
- Основание – приказ (распоряжение) о переводе; в графе 4 указываются его номер и дата.
- В графе 3 указывается новое место работы (структурное подразделение) и должность, на которую переведён сотрудник.
- Запись делается одной строкой без переноса на следующую строку; при необходимости допускается использование сокращений, установленных в организации.
- Заверяется подписью уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров) и печатью организации.
- Получить приказ о переводе (подписанный руководителем и утверждённый службой кадров).
- Проверить correctness данных: ФИО сотрудника, номер приказа, дата, новое подразделение и должность.
- Открыть трудовую книжку на страницу, где ведётся раздел «Сведения о работе».
- В графе 1 указать порядковый номер записи (после последней существующей записи).
- В графе 2 записать дату перевода в формате ДД.ММ.ГГГГ (дата вступления приказа в силу).
- В графе 3 внести наименование структурного подразделения (например, «Отдел продаж») и должность (например, «Менеджер по работе с ключевыми клиентами»). Если подразделение не меняется, указывается только новая должность.
- В графе 4 записать основание: «Приказ № 123 от о переводе на другую должность».
- Подписать запись уполномоченным сотрудником отдела кадров и поставить печать организации.
- Проверить запись на отсутствие опечаток и соответствие требованиям.
- Пропуск срока внесения записи. Решение: завести напоминание в системе кадрового учёта сразу после подписания приказа.
- Неуказание полного наименования подразделения. Решение: использовать официальное название из штатного расписания.
- Ошибка в номере или дате приказа. Решение: сверять данные с оригиналом приказа перед внесением записи.
- Отсутствие подписи или печати. Решение: проверять готовность документа перед сдачей в архив.
- Использование нестандартных сокращений без согласования. Решение: завести утверждённый список сокращений и применять только его.
Пошаговая инструкция по заполнению
Пример записи в трудовой книжке
| Графа | Содержание записи |
|---|---|
| 1 | 12 |
| 2 | |
| 3 | Отдел маркетинга, ведущий специалист по цифровым коммуникациям |
| 4 | Приказ № 45 от о переводе на другую должность |
Примечание: Таблица приведена только для наглядности; в трудовой книжке записи делаются в виде строк без разделительных линий.
Частые ошибки и как их избежать
Правильное оформление записи о переводе на другую должность – это не просто формальность, а гарантия соблюдения трудового законодательства и защиты прав сотрудников. Следуя представленной инструкции, используя актуальные нормативные акты и избегая типичных ошибок, кадровики обеспечат достоверность и легитимность трудовых книжек в своей организации.
Если у вас остались вопросы по конкретным случаям (например, перевод внутри одного подразделения, перевод с совместительством или перевод на удалённую работу), рекомендуем обратится к внутренним положениям организации или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.