В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и Приказом Минтруда России от № 320н, в трудовую книжку (ТК) вносятся сведения о:
- работнике;
- выполняемой им работе;
- переводе на другую постоянную работу;
- основаниях прекращения трудового договора;
- награждениях за успехи в работе․
Особое внимание уделяется записи о переводе по должности, так как она является юридически значимой и влияет на трудовой стаж, пенсионные права и социальные гарантии работника․
—
Что такое перевод по должности?
Перевод по должности — это изменение трудовой функции работника, то есть его должности, профессии или специальности без изменения места работы (организации), либо с переходом в другую организацию․
Различают:
- Постоянный перевод — без установления срока (например, повышение, изменение структуры отдела)․
- Временный перевод — на определенный срок (например, замещение отсутствующего коллеги)․
В данной статье мы рассмотрим постоянный перевод по должности и оформление соответствующей записи в трудовой книжке․
—
Порядок оформления перевода по должности
Процедура перевода включает несколько этапов:
- Инициатива работника или работодателя — может исходить от сотрудника (письменное заявление) или от руководителя (служебная записка)․
- Согласование, обсуждение условий перевода с непосредственным и вышестоящим руководством, отделом кадров․
- Оформление приказа — руководитель издает приказ о переводе по унифицированной форме Т-5 (для внутреннего перевода) или Т-5 (для перевода в другую организацию)․
- Внесение записи в трудовую книжку — ответственный сотрудник отдела кадров вносит соответствующую запись․
- Подписание трудовой книжки — работник расписывается в подтверждение правильности внесенной записи․
—
Как правильно составить заявление о переводе?
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- ФИО работника;
- наименование должности;
- наименование новой должности;
- причина перевода (например, «в связи с расширением обязанностей», «по производственной необходимости»);
- дата составления;
- подпись работника․
Образец заявления:
Заявление
от
Начальнику отдела кадров
ООО «Ромашка»
Ивановой М․С․
Прошу перевести меня с должности инженер-технолог на должность ведущий инженер-технолог с в связи с расширением круга обязанностей и повышением квалификации․
С условиями труда на новой должности ознакомлен․
/Подпись/ Иванов С․П․
Заявление визируется:
- руководителем текущего подразделения;
- руководителем будущего подразделения;
- начальником отдела кадров․
—
Образец записи о переводе в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки на основании приказа о переводе․ Она должна быть:
- четкой;
- краткой;
- соответствовать приказу;
- не содержать исправлений․
Пример записи о переводе внутри организации:
Пример 1․ Перевод на вышестоящую должность
№ 12 |
Переведена на должность ведущего инженера-технолога с на основании приказа от № 45-к
Начальник отдела кадров /Подпись/ Иванова М․С․
Работник /Подпись/ Иванов С․П․
Пример 2․ Перевод в другую организацию (в пределах группы компаний):
Пример 2․ Перевод в другую организацию
№ 13 |
Переведена в ООО «Василек» на должность главного инженера с на основании приказа от № 46-к
Начальник отдела кадров /Подпись/ Иванова М․С․
Работник /Подпись/ Иванова А․В․
Примечание: При переводе в другую организацию в записи указывается полное наименование новой компании․
—
Типичные ошибки при оформлении записи
Чтобы избежать проблем при проверках, обратите внимание на следующие ошибки:
- Отсутствие основания, запись без ссылки на приказ считается недействительной․
- Неправильная формулировка — например, «переведена на другую работу» вместо «переведена на должность․․․»․
- Исправления и помарки — не допускаются․
- Отсутствие подписи работника — обязательно подтверждение правильности записи․
- Несоответствие дат — дата перевода в приказе и в трудовой книжке должна совпадать․
—
Правовые основы
Основные нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 72․1, 72․2, 66);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»․
Согласно ст․ 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника․
—
Что делать, если запись сделана неправильно?
Если в трудовой книжке допущена ошибка при оформлении перевода:
- Обратитесь в отдел кадров с просьбой внести исправление․
- Предоставьте копию приказа о переводе․
- На обратной стороне листа с неправильной записью делается новая запись с пометкой «Запись №․․․ недействительна․ Сделана правильная запись․․․»․
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть)․
Пример исправления:
На стр․ 12 в графе 3 раздела «Сведения о работе» запись № 12 от признана недействительной, так как не указана должность․ Сделана правильная запись:
№ 12 |
Переведена на должность ведущего инженера-технолога с на основании приказа от № 45-к
Начальник отдела кадров /Подпись/ Иванова М․С․
Работник /Подпись/ Иванов С․П․
—
Очень важно чтобы:
- Заявление о переводе было оформлено в письменной форме и визировано всеми необходимыми лицами;
- Был издан приказ о переводе по унифицированной форме;
- Запись в трудовой книжке соответствовала приказу и была внесена без ошибок;
- Работник расписался в подтверждение правильности записи;
- Все документы хранились в соответствии с законодательством (не менее 75 лет)․
Следуя этим правилам, вы избежите споров с работниками, проверяющими органами и обеспечите юридическую чистоту кадрового учета․
—
Полезные ссылки:
- Трудовой кодекс РФ
- Федеральная служба по труду и занятости
- Пример записи о переводе на другую должность
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на май 2026 года․ При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться к юристу или в государственные органы․