Перевод сотрудника на другую должность – одна из самых часто встречающихся кадровых операций. Правильное оформление соответствующей записи в трудовой книжке гарантирует соответствие трудовых отношений требованиям Трудового кодекса РФ и simplifies работу при проверках.
Общие принципы внесения записей
В соответствии с Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10 октября 2003 г. (Инструкция по заполнению трудовых книжек) в раздел «Сведения о работе» вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- присвоении разряда (профессии, специальности, квалификации);
- переводе на другую должность;
- изменении трудовой функции;
- переименовании должности, отдела или организации;
- увольнении.
Записи делаются аккуратно, разборчиво, без спешки. Рекомендуется выполнить пробную запись в черновике и свериться с актуальным законодательством.
Форма записи при переводе
Перевод оформляется записью, начинающейся со слова «переводится» (или «перевод»), после чего указываются:
- новое подразделение;
- новая должность (специальность, профессия, квалификация);
- реквизиты приказа о переводе (№, дата, подпись);
- дату начала действия перевода.
Пример записи:
переводится в отдел маркетинга, должность «Специалист по маркетелю», приказ № 154 от , с .
Записи о переименовании должности или подразделения
Если должность или отдел переименован, в трудовой книжке вносится запись о новом наименовании, а также указание даты изменения. При этом сохраняется ссылка на соответствующий приказ (постановление) об изменении.
Пример
переименована должность «Инженер‑конструктор» в «Инженер‑разработчик», приказ № 78 от , с .
Типы переводов и их особенности
Переводы могут быть:
- Постоянный – смена штатной позиции с одновременным изменением трудовых функций.
- Временный – временное исполнение обязанностей другой должности (например, заcovering). В этом случае в книжке пишут «временно переведен на должность …».
- Внутриорганизационный – перевод в другое подразделение того же работодателя.
- Межорганизационный – переход в другую компанию‑работодателя (требуется отдельный акт увольнения и приёма).
Пример записи о временном переводе
временно переведен на должность «Руководитель отдела продаж», приказ № 210 от , с по .
Частые ошибки при заполнении
Чтобы избежать проблем при проверке, следует учитывать следующие нюансы:
- Неправильное указание причины перевода. Причина не требуется, но нельзя писать «по собственному желанию» без указания нового места работы.
- Омиссивное указание реквизитов приказа. В колонке 4 (реквизиты приказа) обязательны номер, дата и подпись.
- Ошибки в наименовании должности. Наименование должно соответствовать официальному наименованию, утверждённому в должностных инструкциях.
- Неучтённый временной характер перевода. Если перевод временный, в записи обязательно указывается срок действия.
- Несоответствие даты начала перевода дате приказа. Дата начала действия должна совпадать с датой, указанной в приказе.
Пошаговый алгоритм заполнения записи
- Подготовка документа. Сформировать приказ о переводе (или изменении должности).
- Определение нового подразделения и должности. Точно указать название и код подразделения.
- Определение даты начала действия. Дата должна соответствовать дате в приказе.
- Запись в трудовой книжке. В колонку «Сведения о работе» вписать:
- слово «переводится»;
- наименование нового подразделения;
- наименование новой должности;
- реквизиты приказа (№, дата, подпись);
- дату начала действия.
- Проверка. Сверяем запись с приказом, проверяем правильность написания и соответствие дат.
- Подпись и датировка. После внесения записи подписываем её (при необходимости) и указываем дату записи.
Примеры готовых записей
Пример 1. Постоянный перевод в другое подразделение
переводится в отдел контроля качества, должность «Инженер‑контролёр», приказ № 312 от , с .
Пример 2. Перевод на другую должность в том же подразделении
переводится с должности «Младший аналитик» на «Аналитик», приказ № 189 от , с .
Пример 3. Временный перевод
временно переведен на должность «Руководитель проекта», приказ № 456 от , с по .
Юридическая база
Основания для внесения записей регулируются:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – порядок оформления переводов;
- Постановление Минтруда РФ № 69 от г. – Инструкция по заполнению трудовых книжек;
- Приказ Минтруда РФ № 320н от г. – требования к оформлению кадровых документов.
Все изменения в трудовых книжках должны быть задокументированы и храниться в кадровом деле сотрудника.
Как проверить правильность записи
Перед окончательным внесением записи рекомендуется:
- Сравнить текст записи с оригиналом приказа.
- Убедиться, что все реквизиты (№, дата, подпись) указаны полностью.
- Проверить соответствие наименований должностей и подразделений официальным документам компании.
- Убедиться, что дата начала действия не предшествует дате приказа.
- Сохранить копию записи в электронном виде (скан) для архивного хранения.
Правильное заполнение трудовой книжки при смене должности – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдая требования Инструкции Минтруда, оформляя записи чётко и полностью, а также проверяя их на соответствие законодательству, вы минимизируете риск ошибок и ускорите процесс кадровых процедур.
Запомните: точная и полная запись – залог прозрачности трудовых отношений и отсутствия спорных вопросов при проверках.